IT w małej i średniej firmie

Żadne nawet najlepsze narzędzia informatyczne nie zastąpią determinacji i woli osiągnięcia sukcesu. A o to chodzi w zarządzaniu projektami. Informatyka (czyt też IT jak na naszym blogu) ma pomagać i bardzo pomaga. Co warte pokreślenia pomaga tym bardziej im lepiej radzilibyśmy sobie … bez niej. Przecież sto i tysiąc lat temu także budowano mosty i to jakie!

Cel projektu

Każdy projekt to jasno sprecyzowany cel. Jeśli nie wiemy co chcemy osiągnąć przyszłość jest mglista i niepewna. A dobry cel to cel mierzalny i osiągalny. Trzeba go poprawnie opisać. Na przykład celem wdrożenia nowej strony WWW jest zdobycie 10.000 odsłon w miesiącu przy nie wyższym niż 60% wskaźniku odrzuceń. Ten ostatni to według definicji zaczerpniętej z Google: “procent odwiedzin tylko jednej strony lub odwiedzin, podczas których osoba opuściła witrynę po zobaczeniu strony wejściowej (docelowej)”. Tak zdefiniowany cel jest biznesowo ambitny. Nie chodzi nam przecież o to, aby 10.000 dzieci weszło na naszą stronę w poszukiwaniu gier i szybko ją opuściło z dezaprobatą. My chcemy zdobywać nowych klientów i na tym zarabiać. Czytaj dalej »

Właśnie ukazała się nowa odświeżona wersja Microsoft Office 2010. Warto się zastanowić czy należy mieć ten pakiet w swojej firmie, gdyż ma on wiele zalet i jedną wadę, o której na końcu.

Główne zalety MS Office 2010 to:

• kompatybilność – jest to produkt na pewno zgodny z poprzednimi wersjami,
• powszechność – większość firm używa lub używała standardów DOC i XLS,
• znajomość – większość użytkowników przynajmniej otarła się o pakiet MS Office i potrafi go użyć,
• przenośność (smartfony i WWW) – najnowszy MS Office potrafi przynajmniej w ograniczonym wymiarze działać na smartfonach oraz przez przeglądarkę. Oba sposoby przeglądu i edycji dokumentów biurowych są bardzo wygodne i nie wymagają dodatkowych licencji.

Wprowadzono oczywiście szereg drobnych ulepszeń, o których można szeroko poczytać w sieci, gdyż temat został jak zwykle nagłośniony. Co warte podkreślenia, to jeśli kupimy stary Office 2007 do końca września 2010 nową wersję 2010 otrzymamy za darmo. Na pewno starsze wersje będą nieco tańsze niż nowe i warto rozważyć taką opcję zakupu. Z wyjątkiem ceny i drobnych zabiegów związanych z aktualizacją niczym się ona nie różni od zakupu wprost wersji 2010.

Jak zwykle Microsoft przygotował również licencje dla domu na 3 użytkowników, a także dla małych firm (SOHO). Warto rozważyć zakup legalnej licencji także dla domu. Przyda się studentom czy uczniom wyższych klas liceum lub gimnazjum.

Na koniec wada: licencje są płatne i dlatego zakup powinien być przemyślany. Zawsze jest darmowa alternatywa dla biznesu w postaci pakietu OpenOffice. Jeśli jednak jest to alternatywa to ma także swoje wady. Pozostaje decyzja – co jest lepsze dla mojego biznesu. Nie zawsze to co darmowe jest opłacalne. W biznesie są jeszcze koszty utraconych korzyści, straty czasu, pensje pracowników, które trzeba wziąć pod uwagę.

Jak to mówią i piszą fachowcy TCO, czyli całkowity koszt utrzymania oprogramowania w firmie to nie tylko koszty zakupu (licencji), ale także szkoleń, instalacji, utrzymania (aktualizacji) a także serwisu.

To, że każda nawet mała firma musi mieć stronę WWW jest w dzisiejszych czasach pewne. Może nie tyle musi, co mieć powinna. Dla własnego dobra, promocji, pokazywania przewagi nad innymi. Czasami wyłącznie po to, aby można ją było znaleźć w Internecie. Parafrazując, że jak cię nie ma Google to nie ma ciebie w ogóle.

Często jednak firmy popełniają wiele błędów przy zakładaniu stron. Począwszy od wyboru niedoświadczonego partnera, poprzez nieprawidłowy dobór domeny a na niesprawdzających się w praktyce technologiach skończywszy. Najczęstszym jednak błędem, szczególnie wśród małych firm jest przeświadczenie, że raz zbudowana strona WWW nie wymaga już żadnych zmian i wystarczy na lata. Jest to o tyle dziwne, że w biznesie nic nie jest dane na wieczność i jedyną pewną sprawą jest ciągła zmiana.

Zmienia się otoczenie nawet małego sklepu warzywnego, a co dopiero firm większych i działających na bardziej dynamicznych rynkach. Poza tym szczególnie nasi rodzimi przedsiębiorcy nie widzą często potrzeby pokazywania swoich osiągnięć. Promowanie własnej firmy to ciągłe zmaganie się z rynkiem, podwyższanie jakości, walki cenowe, utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami. O tym wszystkim klienci firmy powinni móc się dowiedzieć właśnie ze strony WWW i to w różnej formie. Nie tylko w postaci tekstu i grafiki wyświetlanych po prostu na stronie. Przecież nie każdy ma tyle czasu, aby codziennie odwiedzać wszystkie strony WWW nawet najbardziej ulubionych firm. Warto skorzystać choćby z RSS czy też biuletynu (newsletter).

Jednak przeciętny przedsiębiorca nie jest przecież informatykiem. Ba, często nawet nie jest dobrym użytkownikiem komputera. On czy coraz częściej ona ma się znać na swoim biznesie, a nie na technologiach w sieci. Od tego są fachowcy. Jak wiadomo informatycy potrafią wszystko “postawić”, ale na końcu klient musi sobie z tym sam poradzić. Nie zawsze jednak wystarcza umiejętności i czasu, aby przyswoić sobie nowe zagadnienia. Rozwiązaniem jest właśnie leasing strony WWW u profesjonalnego partnera. Jak w prawdziwym leasingu przedsiębiorca troszczy się o własny biznes, a partner realizuje wszystkie czynności związane ze stroną WWW. Wszystko za niewygórowaną opłatę miesięczną. Czytaj dalej »

Działając na rynku oprogramowania dla małych i średnich firm ponad 20 lat często spotykamy się z pytaniami dotyczącymi rentowności i marży przy sprzedaży towarów. Sprawa tylko z pozoru wydaje się prosta: marża brutto (bez kosztów sprzedaży) to stosunek zysku do ceny sprzedaży. Zysk liczymy jako różnicę pomiędzy wartością (ceną) sprzedaży i zakupu. W działalności gospodarczej spotykamy jednak znacznie bardziej skomplikowane przypadki. Przyjrzymy się wyliczaniu marży od najprostszych do coraz bardziej złożonych kombinacji, aby zdać sobie sprawę jak należy podejść do tego tematu.

Czytaj dalej »

Coraz więcej systemów w biznesie wymaga od nas logowania się. Banki, systemy wewnętrzne, systemy firm partnerskich, wszystko wymaga co najmniej zapamiętania loginów i haseł, o ile nie jeszcze więcej (np. haseł jednorazowych). Co robi przeciętny człowiek? Notuje te loginy i hasła na kartce, którą skrzętnie chowa. Pół biedy jeśli trzyma tę kartkę przy sobie a nie … przykleja pod klawiaturą podobnie jak to robi wiele osób. Niektórzy próbują zapamiętać te dane. Niewiele jednak instytucji nam w tym pomaga, w trosce o naszą prywatność. Banki na przykład przydzielają nam loginy z reguły numeryczne i bez możliwości ich zmiany. Hasła możemy sobie sami wymyślić. Jednak i tu jest problem, gdyż hasło nie może być po prostu naszą datą urodzenia czy imieniem dziewczyny ze szkolnej ławy. No chyba, że nie dbamy o nasze pieniądze w banku. Często banki wymuszają hasła składające się minimum z jednej cyfry, litery, małej litery i znaku specjalnego. Konia z rzędem temu, kto takie hasło zapamięta. Problem zapamiętania kilkunastu par login-hasło jest zatem całkiem poważny. I jest na to rozwiązanie! Czytaj dalej »

Czym jest jakość, jeśli nie pewnym stopniem doskonałości, mawiał Platon. W myśl tego stwierdzenia w firmach wdrażana i realizowana jest norma ISO 9001. Uważana za jedną z najbardziej znanych norm stanowiących fundament Systemu Zarządzania Jakością stała się standardem firm XXI wieku. Obecnie używana jest przez ponad 950,000 organizacji w 170 krajach na całym świecie, a skala firm interesująca się ową tematyką nieustannie rośnie. Podejmując jednak decyzję o jej wprowadzeniu godzimy się, jako firma niejako na systematyczną realizację założeń cyklu Deminga (cykl PDCA z ang. Plan-Do-Check-Act), w tym na nieustanne podnoszenie standardów ochrony prywatnych danych organizacji, jak i zasobu danych jej klientów. Nie jest sztuką zgadnąć, iż jądro wiedzy o kondycji finansowej firmy ulokowane jest w księgowości. Stąd pytanie, jak ważna jest dla nas poufność tych informacji? W jakim stopniu Działy Finansowe, Biura Księgowe i dostępne na rynku oprogramowanie finansowo-księgowe wywiązuje się z ochrony tak subtelnych i cennych dla hakerów danych? Czytaj dalej »

Reklama dźwignią handlu. Tak było, jest i będzie. Reklamę tworzą najczęściej wyspecjalizowane agencje zewnętrzne. W Polsce działa bardzo dużo agencji reklamowych i wiele z nich rośnie bardzo szybko. Właśnie ten rozwój jest często przyczyną kłopotów. O ile w zespole kilkuosobowym da się dogadać za pomocą poczty elektronicznej i komórki, to w agencji zatrudniającej już kilkanaście osób problemy komunikacyjne zaczynają skutkować nieefektywną pracą i opóźnieniami projektów dla klientów. Czytaj dalej »

19 lutego 2010 roku w Park Hotel Diament w Katowicach odbyła się uroczysta gala podsumowująca IV edycję konkursu Jakość Roku 2009 organizowanym przez Biznes Raport i Dziennik Gazeta Prawna. W tegorocznej edycji wzięło udział ponad 200 przedsiębiorstw z całego kraju. Wśród znanych firm tj. jak: Atlas Sp. z o.o., Bartek SA, Grupa Kęty SA, Mokate SA, Nestle Waters Polska SA, YES Biżuteria Sp. z o.o. znalazła się także firma Varico…na wszystko mamy program. Kapituła programu przyznała tytuł Jakość Roku 2009 firmie Varico w kategorii: Innowacja za moduł Raporty Mailowe. Funkcjonalność tak wprowadzona została w roku 2009 do oprogramowania finansowo-księgowego Księga Przychodów i Rozchodów KPiR®. Ich pomysłodawcą i twórcą jest Piotr Wróblewski – programista z wieloletnim doświadczeniem w branży informatycznej. Czytaj dalej »

Ustawa o Podatku od Towarów i Usług potocznie zwana Ustawą o VAT ma już prawie 17 lat. Jednak jej stosowanie w praktyce nadal nie jest takie proste jak by się mogło wydawać. Dotyczy to w szczególności oprogramowania, gdyż w programie musi się wszystko zgadzać. W przeciwnym razie powstają rozbieżności, które są przedmiotem niepotrzebnych dyskusji, sporów czy nawet reklamacji.

Faktury VAT netto

Podstawowym dokumentem wystawianym przez przedsiębiorstwa jest faktura VAT. Ma ona jednak dwie różniące się od siebie formy: liczona z netto i z brutto. Jej pierwsza forma jest stosowana na rynku biznesowym w kontaktach firma-firma (rynek B2B). Na rynku biznesowym ceny netto (bez VAT) są o wiele częściej podawane i stosowane niż ceny brutto. Dlaczego? Gdyż zdecydowanie większość klientów to tak zwani VATowcy, którzy mają prawa do odliczenia sobie kwot VATu. Co prawda płacą oni VAT, ale ponieważ go odliczają więc interesują ich ceny netto. Przyjrzyjmy się zatem bliżej jak wyglądają obliczenia na tej fakturze i co może być przyczyną nieporozumień. Czytaj dalej »

Wiele gazet codziennych a czasami także periodyków zwiększa swoją sprzedaż poprzez dołączanie oprogramowania. Często o kilka złotych zwiększa to cenę zakupu danego numeru, ale są to nadal kwoty pomijalne dla przedsiębiorstw. Co za to otrzymujemy?

Oprogramowanie nie musi być płatne aby było dobre. Typowym przykładem jest pakiet OpenOffice. Czasami do gazet dołączane są pakiety limitowane np. wersje na 30 czy 90 dni programów antywirusowych czy też pakietów biurowych. To oprogramowanie jest bardzo przydatne, ale ma jedną wadę. Z dniem zakończenia licencji musimy je odinstalować lub … zakupić. Wiele razy widziałem także dołączane do gazet programy dla firm np. do wystawiania faktur, magazynów czy pakiety księgowe. Często były to pełne wersje. Czy jednak słowo “pełne” rozumiemy tak samo?

Zastanówmy się chwilę czego oczekujemy jako klient biznesowy. Czytaj dalej »