Tak się wszyscy przyzwyczailiśmy do MS Office, że świata poza nim nie widzimy. Dlaczego tak się stało? Przecież kilka lat temu Lotus 1-2-3 był najlepszym arkuszem na świecie a dzisiaj nikt o nim już nie pamięta. Zmiotła go machina marketingowa Microsoftu. Przez lata całe używaliśmy (jak sądzę w większości pirackich) różnych wersji MS Office, ale świat nie stoi w miejscu. Pojawiły się co najmniej dwie ciekawe alternatywy.
Pakiet biurowy przydaje się przede wszystkim w biznesie do:
- pisania ofert, odpisywania klientom, tworzenia wewnętrznych dokumentów firmy (edytor)
- tworzenia analiz i wykresów (arkusz)
- prezentacji na forum firmy i na zewnątrz (prezentacje)
- czasami do przechowywania danych (bazy danych).
Nie ma co ukrywać, że MS Office a za tym także formaty DOC i XLS są faktycznym standardem w biznesie. jak dostaję pliki to jest to często właśnie DOC. Coraz częściej jednak używany jest także inny format PDF jako lepszy przy przeglądaniu i wydruku. Nie daje się jednak go edytować bez użycia drogiego narzędzia Acrobat Reader.
Koszt pojedynczej instalacji MS Office jest dzisiaj o wiele niższy niż kilka lat temu i wynosi kilkaset złotych przy zakupie z nowym komputerem. Jednak trzeba pamiętać, że w firmie używającej kilku komputerów musimy kupić tyle licencji ile mamy komputerów. I nie ma tu żadnego znaczenia, że wszyscy nie będą na raz ich używać. Dla małej firmy te kilka tysięcy złotych może być nie lada problemem.
Możemy jednak (i wiele firm to skutecznie robi) pójść inną drogą. Szkoda, że tej drogi nie widać jeszcze w administracji państwowej czy samorządowej. Ta drogą są pakiety biurowe, za które nie musimy nic płacić czyli OpenOffice lub Google Docs.
OpenOffice jest zbiorem kilku programów doskonale zastępującym pakiet MS Office w pracy biznesowej. Od kilku lat skutecznie używamy go w Varico i choć mamy jeszcze kilka starych licencji na MS Office nie są one nam prawie wcale potrzebne. OpenOffice jest bardzo dobrze zgodny z formatami stosowanymi przez MS Office a ostateczności można użyć darmowych narzędzi typu Viewer (Przeglądacz) np. MS Word Viewer.
Jeśli firma stosuje Internet na co dzień i wszyscy pracownicy mają dostęp do sieci w każdym przypadku warto rozważyć korzystanie z Google Docs. Jest to co prawda jeszcze wersja po angielsku i trochę eksperymentalna (beta), ale już warto się nią zainteresować. Niebawem może być bardzo przydatna.
Na koniec warto pamiętać, że koszt użytkowania programów nie składa się wyłącznie z samych opłat licencyjnych. Fachowcy mówią nawet o tzw. TCO czyli koszcie całkowitym a wchodzi do niego także serwis, konieczne aktualizacje i szkolenia. Jeśli zatem biznes wymaga silnej zgodności z plikami DOc czy XLS nie mamy wyjścia i musimy kupić MS Office. W innym przypadku naprawdę warto rozważyć alternatywy.
Przecież naszym partnerem może być lokalna firma, która zainstaluje, wdroży i przeszkoli naszych pracowników. Z reguły także pomoc lokalnego eksperta bywa szybsza i skuteczniejsza niż telefonicznej pomocy technicznej.
Podobne posty:
- Dla kogo jest Microsoft Office 2010 i kiedy warto go kupić?
- Oprogramowanie załączane do gazet
- Archiwizacja w małej i średniej firmie
- Przeglądarka internetowa w biznesie
- Strona WWW dla nowo utworzonej firmy
