W poprzednim wpisie dotyczącym zarządzania dokumentami SZJ zgodnym z ISO 9001 rozpoczęłam rozważania dotyczące zastosowania systemu zarządzania dokumentacją do opieki nad dokumentami i zapisami SZJ w małej i średniej firmie. Dziś zamierzam przedstawić najważniejsze kryteria wyboru takiego systemu.
Dokonując analizy ofert oprogramowania dedykowanego do obsługi dokumentacji SZJ, należy szczególną uwagę skupić na tym na ile dany system zostanie wykorzystany. Nikogo już dziś nie dziwi, że w małych i średnich przedsiębiorstwach zakupione wielkie modułowe aplikacje (na które de facto prezes wydał dość pokaźne kwoty) są wykorzystywane w niewielkim procencie.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu DMS?
Wybierając dla siebie aplikację, która ma być dla wsparciem dla pełnomocnika ds. jakości, należy rozpatrzyć kilka bardzo istotnych spraw. System musi być dopasowany do wielkości firmy, ilości zatrudnionych pracowników oraz możliwości finansowych przedsiębiorcy. W zależności od tego możliwe jest wykorzystanie odmiennych narzędzi – począwszy od prostych pakietów biurowych na dużych systemach baz danych kończąc.
Najważniejszą zasadą w wyborze odpowiedniego oprogramowania jest podejście do informatyki jak do najprostszego narzędzia. Bo tak to właśnie jest – nawet najprostsze narzędzie, jeśli będzie właściwie wykorzystane, przyniesie pozytywny skutek. Natomiast niewłaściwe wykorzystanie nawet najbardziej zaawansowanych (i zwykle bardzo drogich) narzędzi i tak zakończy się klapą.
Warto szukając narzędzi rozejrzeć się wśród darmowego oprogramowania, zwracając uwagę na to, czy jest ono rozwijane, by udostępniony był jego kod źródłowy (licencja Open Source). Tylko wtedy jest szansa, że nawet jeśli coś będziemy chcieli zmodyfikować w programie, np. dodać nowe funkcje, będzie to możliwe samodzielnie lub z wykorzystaniem wyspecjalizowanych firm.
Dobrym pomysłem jest zwrócenie się o pomoc do firmy doradczej, a może informatycznej by pomogła nam w wyborze systemu czy też pojedynczych aplikacji, uwzględniając zarówno potrzeby przedsiębiorstwa, jak i dalszy jego rozwój.
Mój DMS to…
Ja w swojej pracy wykorzystuję bezpłatną aplikację DMS (OWL), przyznaję – nie jest ona idealna, ale bilansując korzyści z wdrożenia i bieżącej obsługi dokumentacji systemu jakości był to dobry krok.
Dzięki OWL mam jedno miejsce, w którym gromadzę, udostępniam i archiwizuję dokumentację systemu. Pracownicy mają na serwerze wszystkie aktualne dokumenty i niezbędne formularze, automatycznie otrzymują również informacje o zmianach w dokumentacji. Zmiana jednego zdania w procedurze nie powoduje konieczności drukowania „X” stron procedury w kilku egzemplarzach. Zatwierdzanie dokumentacji przez zarząd też w zasadzie odbywa się za pośrednictwem naszego DMS.
No i najważniejsze system ten został w pełni zaakceptowany, ba nawet pochwalony przez naszego auditora. Dodatkowo wykorzystujemy nasz DMS do udostępniania dokumentów innych niż związane z Systemem Jakości.
Decyzja o wdrożeniu SZJ jest jedną z najistotniejszych jakie musi podjąć kierownictwo firmy. Samo postanowienie o tej historycznej zmianie to początek drogi do sukcesu, jakim jest zadowolenie klientów. Z osobistych doświadczeń wiem, że poświęcenie zbyt małej uwagi na techniczne aspekty wdrożenie SZJ może powodować komplikacje w późniejszej działalności firmy. Dlatego gruntowne podejście do metod zarządzania dokumentacją i zapisami SZJ może oszczędzić Państwu wiele nieprzyjemnych niespodzianek w spotkaniu z codziennością pracy pełnomocnika jakości.
Ostatnie komentarze