Wśród wielu osób, z którymi miałam okazję rozmawiać na temat wdrożenia zarządzania jakością wg norm ISO, pokutuje opinia iż wdrożenie jakiegokolwiek systemu zarządzania jakością związane jest z produkowaniem ogromnej ilości dokumentacji. Wielokrotnie w takich sytuacjach próbowałam tłumaczyć, że wcale tak być nie musi. Co zrobić, by lepiej zarządzać zapisami i dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością?
Dziś w dobie Internetu i powszechnego wykorzystania komputerów we wszelkich pracach biurowych możliwe jest wdrożenie sprawnie działającego systemu zarządzania jakością bez konieczności tworzenia i przechowywania papierowej dokumentacji.
Całkowita rezygnacja z papieru, czy to możliwe?
Zdecydowanie tak! Dlaczego? Dla przykładu norma ISO 9001:2000 nie nakazuje posiadania żadnych dokumentów w formie papierowej. Dokładniej rzecz ujmując, norma nie reguluje w jakiej postaci dokumentacja ma powstawać i jak być przechowywana. Powyższa norma wymaga udokumentowanych procedur tylko w 6 miejscach oraz dokumentowania przebiegu procesu w postaci zapisów w 11 miejscach. Zatwardziali przeciwnicy systemów na ten argument odpowiadali, że to i tak zbyt wiele papieru. Czy mają rację? Moim zdaniem nie.
Pytanie: Jak zarządzać dokumentami SZJ?
Otóż do tworzenia i przechowywania dokumentów najwłaściwiej jest wykorzystać komputery. Nie dość, że zaoszczędzimy na takich prozaicznych rzeczach jak papier, toner drukarki, miejsce magazynowania, czas poświęcony na kopiowanie i rozprowadzanie dokumentów to jeszcze otrzymamy w zamian spójność i płynność zarządzania dokumentacją oraz znacząco poprawimy efektywność nadzorowania i monitorowania zapisów.
Naturalną konsekwencją takiego podejścia do dokumentacji jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (DMS – Documents Management System) Zaletą informatycznego systemu zarządzania jest m. in.:
- łatwiejsze sprawowanie nadzoru nad dokumentami i zapisami, wyeliminowanie papierowych dokumentów, mniejsza “biurokracja”,
- szybszy dostęp do wymaganych informacji,
- znaczne ułatwienie i przyspieszenie czynności związanych z utrzymywaniem systemu, widoczne zwłaszcza w odciążeniu w obowiązkach Przedstawiciela Kierownictwa ds. SZJ,
- sprawne i bezpieczne gromadzenie danych
Z punktu widzenia przedsiębiorcy najkorzystniejsze jest równoczesne wdrażanie SZJ oraz systemu informatycznego wspomagającego obieg dokumentacji. A to wszystko dlatego, żeby wykorzystać już ten system przy tworzeniu dokumentacji jeszcze na długo przed pamiętnym dniem auditu certyfikacyjnego.
Jak dokonać odpowiedniego wyboru systemu DMS i jak go wdrożyć, by przynosił on wymierne korzyści w firmie, dowiedzą się Państwo w drugiej części tego wpisu.
Ostatnie komentarze