Zapraszamy do lektury ostatniej części cyklu dotyczącej zarządzania projektami. W dużym skrócie przedstawimy Państwu najlepsze naszym zdaniem rozwiązanie do komputerowego wspomagania zarządzania projektami – aplikację dotProject.
Projektem powinno zarządzać się od początku do końca.
Początkiem projektu jest moment, w którym podejmujemy pierwsze działania związane z rozpoczęciem realizacji pomysłu. Końcem zaś jest udostępnienie czy oddanie do użytku gotowego produktu projektu – zatem osiągnięcie wyznaczonego na samym początku celu.
Oczywiście między początkiem a końcem projektu mamy wiele zadań, na których realizację wpływa ogromna ilość różnorodnych czynników. Zadania te umieszczone są w czasie, zawsze są ze sobą powiązane, a w większości przypadków powodzenie jednego zadania jest determinantem do rozpoczęcia zadania kolejnego.
Im większy projekt i im więcej ludzi w nim uczestniczy, tym wyraźniejszy jest problem z ogarnięciem tego wszystkiego, co się dzieje.
Dlatego też w różnych metodologiach zarządzania projektem ludzi w nim uczestniczących grupuje się w struktury projektowe. Dla przykładu w metodologii PRINCE 2 struktura projektowa wygląda tak:
Każda z osób umieszczonych w strukturze ma ściśle określone prawa, obowiązki i odpowiedzialności. Tylko w ten sposób osoby odpowiedzialne za powodzenie całego projektu mogą egzekwować zarówno terminowość wykonywania poszczególnych grup zadań, jak i kontrolować wykorzystanie zasobów. Również w sytuacjach awaryjnych dzięki jasnemu podziałowi odpowiedzialności łatwiej jest reagować i podejmować skuteczne działania naprawcze.
Teoria teorią a jak może to wszystko wyglądać w rzeczywistości.
Dziś nie wyobrażam sobie zarządzania projektami bez wykorzystania narzędzi informatycznych. W codziennej pracy wykorzystujemy dotProject.
Dzięki temu narzędziu możemy:
-
planować zadania w projekcie dla wielu osób pracujących w różnych działach (czy nawet oddziałach) firmy
-
powiązać zadania w ciągi zależności
-
określać i planować niezbędne zasoby
-
przekazywać informacje o aktualnym stopniu realizacji zadań
-
kontrolować pracę innych osób uczestniczących w projekcie
-
ewidencjonować czas pracy oraz budżet
-
przekazywać, wersjonować i archiwizować dokumentację
Aplikacja ta znacząco usprawnia komunikację w projekcie, której efektywność jest jednym z ważniejszych składników sukcesu projektu. Dodatkowo dotProject jest niedocenionym źródłem informacji i wiedzy na przyszłość.
Jakie są koszty wdrożenia dotProject?
Aplikacja dotProject jest oparta na licencji Open Source i dostępna w sieci bezpłatnie (również do wykorzystania komercyjnego). Korzystając z własnych doświadczeń, możemy zaoferować Państwu pomoc we wdrożeniu i przeszkoleniu personelu tejże aplikacji. Całkowite koszty wdrożenia takiego rozwiązania są znacząco niższe od wdrożeń rozwiązań komercyjnych choćby o koszt samych licencji. Aby skutecznie zarządzać projektami dostęp do aplikacji wspomagającej muszą mieć wszyscy uczestnicy projektu. Zatem liczba licencji rośnie wraz z ilością osób zaangażowanych w projekt. W przypadku aplikacji dotProject liczba stanowisk pracy nie ma znaczenia.
Podobne posty:
- Komputerowe zarządzanie projektami – czym to się je?
- Praktyka korzystania z dotProject jako narzędzia do zarządzania projektami
- Wdrożenie zarządzania projektami
- Jak wybrać CRM do mojej firmy?
- 10 mitów o Open Source cz.2
