Jak poprawnie zarządzać projektami?

mar 25

Joanna Horowska

Zapraszamy do lektury ostatniej części cyklu dotyczącej zarządzania projektami. W dużym skrócie przedstawimy Państwu najlepsze naszym zdaniem rozwiązanie do komputerowego wspomagania zarządzania projektami – aplikację dotProject.

Projektem powinno zarządzać się od początku do końca.

Początkiem projektu jest moment, w którym podejmujemy pierwsze działania związane z rozpoczęciem realizacji pomysłu. Końcem zaś jest udostępnienie czy oddanie do użytku gotowego produktu projektu – zatem osiągnięcie wyznaczonego na samym początku celu.

Oczywiście między początkiem a końcem projektu mamy wiele zadań, na których realizację wpływa ogromna ilość różnorodnych czynników. Zadania te umieszczone są w czasie, zawsze są ze sobą powiązane, a w większości przypadków powodzenie jednego zadania jest determinantem do rozpoczęcia zadania kolejnego.

Im większy projekt i im więcej ludzi w nim uczestniczy, tym wyraźniejszy jest problem z ogarnięciem tego wszystkiego, co się dzieje.

Dlatego też w różnych metodologiach zarządzania projektem ludzi w nim uczestniczących grupuje się w struktury projektowe. Dla przykładu w metodologii PRINCE 2 struktura projektowa wygląda tak:

Każda z osób umieszczonych w strukturze ma ściśle określone prawa, obowiązki i odpowiedzialności. Tylko w ten sposób osoby odpowiedzialne za powodzenie całego projektu mogą egzekwować zarówno terminowość wykonywania poszczególnych grup zadań, jak i kontrolować wykorzystanie zasobów. Również w sytuacjach awaryjnych dzięki jasnemu podziałowi odpowiedzialności łatwiej jest reagować i podejmować skuteczne działania naprawcze.

Teoria teorią a jak może to wszystko wyglądać w rzeczywistości.

Dziś nie wyobrażam sobie zarządzania projektami bez wykorzystania narzędzi informatycznych. W codziennej pracy wykorzystujemy dotProject.

Dzięki temu narzędziu możemy:

planować zadania w projekcie dla wielu osób pracujących w różnych działach (czy nawet oddziałach) firmy
powiązać zadania w ciągi zależności
określać i planować niezbędne zasoby
przekazywać informacje o aktualnym stopniu realizacji zadań
kontrolować pracę innych osób uczestniczących w projekcie
ewidencjonować czas pracy oraz budżet
przekazywać, wersjonować i archiwizować dokumentację

Aplikacja ta znacząco usprawnia komunikację w projekcie, której efektywność jest jednym z ważniejszych składników sukcesu projektu. Dodatkowo dotProject jest niedocenionym źródłem informacji i wiedzy na przyszłość.

Jakie są koszty wdrożenia dotProject?

Aplikacja dotProject jest oparta na licencji Open Source i dostępna w sieci bezpłatnie (również do wykorzystania komercyjnego). Korzystając z własnych doświadczeń, możemy zaoferować Państwu pomoc we wdrożeniu i przeszkoleniu personelu tejże aplikacji. Całkowite koszty wdrożenia takiego rozwiązania są znacząco niższe od wdrożeń rozwiązań komercyjnych choćby o koszt samych licencji. Aby skutecznie zarządzać projektami dostęp do aplikacji wspomagającej muszą mieć wszyscy uczestnicy projektu. Zatem liczba licencji rośnie wraz z ilością osób zaangażowanych w projekt. W przypadku aplikacji dotProject liczba stanowisk pracy nie ma znaczenia.

IT w małej i średniej firmie