mar 19

Nasz stary poczciwy fax – czy jeszcze ma rację bytu?

Rafał Łożyński
Dodatki, Internet, Komputery, Oprogramowanie Dodaj komentarz

Podczas moich spotkań z klientami i wyjazdów biznesowych ciągle widzę w wielu firmach stare poczciwe faksy. Stoi taka maszynka w biurze, zajmuje sporo miejsca, ale służy do dzisiaj gdyż nie psuje się często. Czy jednak jest nadal przydatna i spełnia swoją rolę w czasach, w których żyjemy?

Faksy od co najmniej kilku lat są w odwrocie. Powszechne użycie komputerów, szerokopasmowy Internet a przede wszystkim wygoda użycia poczty elektronicznej powodują, że faks odchodzi w przeszłość. Ale póki co jeszcze nie odszedł. Kiedy odejdzie nie wiadomo, więc praktycznie każda firma musi (powinna?) mieć faks. I ma, ale najczęściej standardowy, czyli w postaci urządzenia podłączonego do prądu i gniazdka telefonicznego.

Takie rozwiązanie choć najczęściej spotykane ma ogromnie dużo wad i zupełnie nie przystaje do rzeczywistości. Wymienię tylko najważniejsze mankamenty tego rozwiązania:

  • koszty - papier do faksów jest papierem drogim, szczególnie w czasach kryzysu i jeśli służy głównie do drukowania faksów z reklamówkami, a nie z zamówieniami od klientów. Tych pierwszych jest zapewne wielokrotnie więcej. Poza tym, aby cokolwiek wysłać musimy tekst czy grafikę wydrukować aby włożyć do faksu. Te wydruki nie są najczęściej do niczego innego później potrzebne i podnoszą tylko koszty.
  • brak integracji – faks jest autonomiczny, ale za to nie powiadamia nikogo, że przyszedł faks (szczególnie jeśli chodzi o ważny dokument), jedynie go drukuje i można podchodząc do urządzenia to sobie sprawdzić. Współczesne czasy jednak powodują konieczność informowania o sprawach ważnych przez eMail/SMS, a tego nie da się rozwiązać z użyciem najbardziej poczciwego faksu starego typu. Powiadomienie to jednak tylko początek, treść faksu może przecież być wysłana eMailem i to do różnych osób w zależności od tego skąd faks nadszedł. Tego także nie uda się osiągnąć.
  • jakość -zdarzyło mi się kiedyś współpracować z agencją reklamową, która wysyłała do mnie dokumenty drukując je na drukarce laserowej i następnie wysyłając standardowym faksem. Niestety, ponieważ nie wysyłali oni faksów do samych siebie, to także nie sprawdzali w jak skandalicznie niskiej jakości są one wysyłane. Faks był zwyczajnie zużyty a dodatkowo także brudny, wydruki nie były czytelne i miały mnóstwo smug.

Tymczasem o czym nadal niewielu przedsiębiorców wie istnieje faks “komputerowy”. W Varico takie urządzenie pierwszy raz wdrożyliśmy do użycia w roku … 1992, ale od tego czasu bardzo niewiele się zmieniło. Najczęściej jednak panuje błędne przekonanie o tym, że wdrożenie tego rozwiązania jest: kosztowne, trudne, żmudne a na końcu … i tak niewiele to zmieni w stosunku do standardowego faksu. Otóż wszystkie te przekonania są błędne. Wdrożenie takiego rozwiązania jest:

  • tanie – z reguły są to koszty rzędu setek a nie tysięcy złotych
  • szybkie – wszystko zamyka się najczęściej w ciągu jednej wizyty specjalisty
  • łatwe – nauczenie się korzystania jest dziecinnie proste, gdyż odbiór faksu nie różni się niczym od odbioru poczty elektronicznej, a nadawanie od zwykłego wydruku na drukarce!
  • opłacalne - gdyż zyskujemy zupełnie nową jakość.

Co zyskujemy przechodząc na nowy sposób obsługi faksu za pomocą komputera?

  • jakość – faksy wychodzące są najwyższej możliwej jakości, a jedyne usterki mogą wynikać jedynie z problemów związanych z łącznością czyli czymś co leży po stronie firmy telekomunikacyjnej i na co z reguły nie mamy już żadnego wpływu. Przy dobrym łączu (a tak jest dzisiaj najczęściej!) wydruki są “jak z igły zdjęte”, czy jak kto woli bardziej żargonowo “jak żyletka”.
  • komunikacja – każdy faks jak tylko przyjdzie do firmy jest wysyłany pocztą elektroniczną pod wskazany adres. Na tym jednak nie koniec. Można wyobrazić sobie, że faksy od konkretnych nadawców będą wysyłane do wybranych osób np. faks z agencji reklamowej wprost do Działu Marketingu. Co więcej, jakby chcieć iść dalej to faks można połączyć z powiadomieniami SMSem i wtedy nie tylko faks jest wysyłany, ale konkretna osoba otrzymuje dodatkowo powiadomienie na telefon komórkowy. Oczywiście te bardziej skomplikowane przykłady są nieco droższe we wdrożeniu, ale nadal mogą być bardzo atrakcyjne.
  • wygoda – jeśli faks już przyjdzie do firmy to dość często się zdarza, że robimy wprost na nim notatki i odsyłamy go do nadawcy. W takiej sytuacji warto posłużyć się programem przekształcającym faks na tekst (tzw. OCR) i wtedy łatwiej jest opatrzyć tekst uwagami czy też dokonać w nim poprawek. Na końcu wystarczy efekt naszej pracy wydrukować na drukarkę o nazwie “fax” i … gotowe!
  • lista adresowa – chcąc nadać faks do klienta czy kontrahenta możemy pobrać go z listy a nie “wstukiwać” numer faksu do komputera. Jest to kolejny szczebel wyżej, gdyż nie musimy pamiętać numerów faksów, a jedynie to co już wiemy czyli na przykład nazwę osoby czy firmy, do której nadajemy dokument.

Czy zatem standardowy poczciwy faks ma jeszcze rację bytu? Jego zakup wiele lat temu już na pewno nam się zwrócił, a czas na nową jakość i dostosowanie do wymogów świata, w którym żyjemy.

Podobne posty:

Zostaw komentarz

Preview: