Dość często zdarza się, że klient jest zainteresowany wdrożeniem systemu obejmującego grupę kilkudziesięciu lub więcej użytkowników. Są to najczęściej systemy otwarte sterowane za pomocą przeglądarki internetowej. Może to być system zarządzania projektami (dotProject), edukacja elektroniczna (eLearning – Moodle) czy też zarządzanie stroną WWW (Joomla). Już w trakcie wstępnych rozmów z klientem widać spory nacisk na to, aby dostawca taki jak my określił termin i wartość wdrożenia. My jednak nie podajemy żadnych szczegółów dopóki nie poznamy odpowiedzi na szereg kluczowych pytań związanych z wdrożeniem. W ramach tego procesu klient zapoznaje się ze stopniem skomplikowania procesu wdrożenia i zaczyna zdawać sobie sprawę, że koszty jakie poniesie są wielokrotnie wyższe po jego stronie niż po naszej. Wystarczy prosta kalkulacja.
Załóżmy, że po stronie klienta jest 50 użytkowników, z których każdy poświęci po 50 godzin na szkolenia i poznanie nowego systemu. W ramach tych godzin są szkolenia grupowe, ale także własne poznawanie systemu przez użytkowników czy wprowadzanie pierwszych danych. Do tego dochodzi praca związana z administrowaniem systemem i zależnie od tego ile osób się tym zajmuje dojdą do tego dodatkowe godziny na ten cel. Powiedzmy 100 godzin. Razem daje to już około 2.600 godzin i licząc bardzo skromną stawkę godzinową rzędu 15 zł (pensja rzędu 2.700 zł bez obciążeń dla firmy) daje to już kwoty około 40.000 zł po stronie klienta. Warto mieć świadomość, że systemy tego typu funkcjonują latami (średnio 3-5 lat) a inwestycja ta się zwróci z nawiązką. Jednak kwota jest spora i zważywszy średnie ceny wdrożeń systemów otwartych często przekracza koszt wdrożenia jaki trzeba zapłacić firmie informatycznej.
Decyzja jaką podejmuje klient musi być zatem głęboko przemyślana i poparta przynajmniej próbami na docelowym systemie. Koszt wdrożenia całego systemu to często wiele dziesiąt tysięcy złotych i nie warto ryzykować. Aby obniżyć ryzyko po stronie klienta realizuje się próbne wdrożenia w małej grupie dobrze dobranych pracowników. Jeśli wszystko pójdzie dobrze grupa ta będzie stanowiła trzon użytkowników nowego systemu. Jeśli coś zacznie zgrzytać nie spowoduje to przestojów w całej firmie. Często w małej grupie problemy można szybko rozwiązać problemy, a przynajmniej zdać sobie z nich sprawę. Koszt pracy takiej grupy nie jest duży gdyż przeciętnie są to grupy do 10 osób i poświęcą na pilotażowe wdrożenie 20-30 godzin własnej pracy czyli łącznie do 300 godzin co daje przybliżony koszt rzędu 4.500 zł. Dostawca IT także zapewne zażyczy sobie opłacenia szkoleń grupy pilotażowej, opłat za instalację czy konfigurację systemu, a także za wsparcie techniczne. Kwoty te jednak są liczone w tysiące i stąd całkowity koszt pilotażu nie powinien przekroczyć kilkunastu tysięcy złotych. Koszt wydaje się spory, ale zważywszy na to, że znacznie spada poziom ryzyka dla klienta oraz to, że spora część prac pilotażowych wspomaga już całe wdrożenie jest to na pewno działanie racjonalne. Na pewno doświadczona firma IT nie powinna namawiać klienta na wdrażanie nowego systemu bez jego wypróbowania.
Na jakie jeszcze pytania trzeba odpowiedzieć przed wyceną całości wdrożenia?
- Ilu pracowników/użytkowników należy przeszkolić? jaki jest ich ogólny poziom umiejętności obsługi komputera?
- Ile tur szkolenia należy przewidzieć? Często zdarza się, że konieczne są dwie tury szkolenia dla tej samej grupy osób.
- Jakiego wsparcia technicznego wymaga firma? Przez jaki czas ma być świadczone i w jakim wymiarze?
- Ilu należy przeszkolić administratorów systemu?
- Czy system spełnia oczekiwania w podstawowym stopniu czy też będą niezbędne jakieś przeróbki/dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb? Ten punkt może w praktyce okazać się bardzo kosztowny gdyż prace programistyczne są obecnie bardzo drogie.
Koszt wdrożenia można nieco obniżyć poprzez szkolenia wewnętrzne realizowane przez pracowników, którzy brali udział w pilotażu. Jest także możliwe, aby oni świadczyli część pomocy nowym użytkownikom systemu.
Życzę powodzenia we wdrożeniach i użytkowaniu systemów otwartych!
Ostatnie komentarze