|
wrz
02
|
Temat archiwizacji jest zawsze spychany w firmach na dalszy plan. Nie jest to przecież sprawa pierwszej potrzeby … gdyż wszystko działa jak należy. Podobnie jak z ubezpieczeniem od powodzi w bezdeszczowe i słoneczne lato. Jednak nasz rodzimy biznes bardzo szybko dojrzał, a po współczynnikach wzrostu gospodarczego widać, że nawet przegonił inne kraje. Dojrzałość polega także na tym, aby myśleć o ryzyku i odpowiednio nim zarządzać. Nie znam dokładnych danych o tym ile procent firm w Polsce jest ubezpieczonych, ale liczba ta na pewno ciągle rośnie. Nie trzeba nikomu już dzisiaj uświadamiać, że lista klientów jest tak samo cenna jak samochód czy maszyna. W zależności od przychodów firmy dane jej klientów mogą być wielokrotnie cenniejsze niż wszystkie materialne dobra, które firma posiada. O ile samochód czy halę produkcyjną można ubezpieczyć i po stratach odzyskać część poniesionych nakładów o tyle dane ubezpieczyć można, ale żadne odszkodowanie nam ich nie zwróci.
Niestety parafrazując mistrza Kochanowskiego z danymi jest tak jak ze zdrowiem. O ich wartości przekonujemy się w tym momencie, w którym je już straciliśmy. Często spotykam się z pytaniem ile kosztuje odtworzenie danych, które firma straciła. I równie często odpowiedź jest oczywista: nic nie kosztuje. Po prostu dlatego, że ta operacja jest niemożliwa do wykonania. Danych tych na tym świecie już po prostu nie ma. Pół biedy, gdy tylko zepsuł się twardy dysk. Kosztem kilku tysięcy złotych i często kilku tygodniu oczekiwania można je w wielu przypadkach odzyskać. Najczęściej jednak danych nie ma na dysku, gdyż zostały nadpisane danymi błędnymi, a na pytanie czy jest archiwum odpowiedz jest niestety negatywna. Firmy często także nie są świadome odpowiedzialności prawnej, gdyż na przykład Ustawa o Rachunkowości wymaga od księgowego regularnej archiwizacji. Obecnie sporządzenie archiwalnej kopii danych nie jest trudne i możliwych jest wiele sposobów:
- płyta CDR czy DVDR czy też RW czyli wielokrotnie zapisywalna,
- pamięć flash,
- zewnętrzny dysk twardy,
- inny komputer.
Wszystkie te sposoby mają jednak jedną wadę. Z reguły wszystkie nośniki danych znajdują się w jednym fizycznym miejscu – biurze firmy. Pół biedy, jeśli ktoś zabiera co jakiś czas dane ze sobą poza biuro, ale ten sposób ma także swoje wady: dane mogą się dostać w niepowołane ręce. Kiedyś w dawnych czasach ten problem rozwiązywały skrytki bankowe. Są one dostępne i dzisiaj, ale ich cena i niewygoda użytkowania jako miejsca składowania danych w praktyce wykluczają je ze stosowania w mniejszych firmach.
Problem archiwizacja kluczowych w firmie danych jednak pozostaje.
W służbie klienta biznesowego przychodzą współczesne technologie. Praktycznie każda polska firma ma, a jeśli nie ma to mieć powinna dostęp do internetu. Średnia jakość łącza ciągle rośnie i dzisiaj szybkie transfery są dostępne dla większości firme. Modemy (z wyjątkiem tych do internetu mobilnego np. Play) odeszły już do lamusa. Jeśli jest łącze to za jego pomocą można dane wysłać poza firmę. Aby jednak to zrobić bez nadmiernego ryzyka niezbędne sa dwa warunki:
- dane muszą być wysłane w bezpieczne miejsce, które nie jest narażone np. na spalenie czy zalanie. Po co nam archiwum w miejscu, które łatwo może być zniszczone czy okradzione?
- dane muszą być zaszyfrowane. Zaufanie zaufaniem, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby dane tak zaszyfrować by nikt poza nami do nich się nie dostał.
Tak naprawdę niezbędny jest jeszcze warunek trzeci: usługa taka musi być tania czyli powszechnie dostępna. A teraz najważniejsza i co lepsze dobra wiadomość – takie usługi już są dostępne a ich użycie jest o wiele prostsze niż się wydaje.
Jak to wygląda w praktyce?
Wykupujemy usługę na odkreślony czas na przykład na rok. Otrzymujemy w pakiecie określoną pojemność dyskową np. 1 czy 5 GB i oprogramowanie, które instalujemy na swoim komputerze. Jak to zwykle na początku musimy zatwierdzić regulamin usługi oraz określić swoje dane typu identyfikator, hasło czy adres email. Wszystko razem z wykupieniem usługi trwa kwadrans. Dane logowania do systemu archiwizacji musimy jakoś także przechować, ale o tym już pisałem na naszym blogu. Teraz pora na skonfigurowanie co ma być archiwizowane i w jakich odcinkach czasu. Z reguły będziemy chcieli mieć kilka kopii bezpieczeństwa i np. co tydzień tworzyć nową a co kilka tygodni kasować kopie bardzo stare. Programy do archiwizacji mają takie mechanizmy. Po ustawieniu parametrów system jest w zasadzie bezobsługowy, czyli działa sam czasami informując nas o zakończonych czynnościach. Najważniejszą i także bardzo pozytywną informację zachowałem na koniec. Nasze łącze nie będzie przeciążone. Systemy tego typu są tak sprytne, że wysyłają tylko te fragmenty danych, które uległy zmianie. Resztą się nie zajmują.
Jeśli zatem cenisz sobie przyszłość swojego biznesu i znasz wartość cennych danych firmowych już dzisiaj zadbaj o spokojny sen. Przecież nikt nie planuje kataklizmu w firmie w rodzaju pożaru czy powodzi, a jednak codziennie o nich słyszymy. Trzeba być na to przygotowanym.
