IT w małej i średniej firmie

Ustawa o Prawie Autorskim i Prawach Pokrewnych ma już swoją długą historię. Także organizacja BSA zrobiła swoje nalotami na szereg firm i związanymi z tym karami za używanie nielegalnego oprogramowania. Wydawałoby się zatem, że problem jest już marginalny, a może nawet zupełnie nie istnieje. A jednak jak pokazują badania, nadal ponad połowa programów w naszym pięknym kraju używanych jest nielegalnie. Z tego też raportu wynika, że na podstawie 281 zawiadomień o podejrzeniu używania nielegalnego oprogramowania tylko w samym 2009 roku przedsiębiorcy zapłacili 821 tysięcy złotych kar.  To daje ponad 2.900 zł na pojedyncze przedsiębiorstwo!

Przeciętny przedsiębiorca myślę, że rozumie zagrożenie. Jednak powszechna  postawa wobec tego problemu jest dziwna i przypomina trochę tę znaną z medycyny. Kobiety wiedzą, że po upływie pewnego wieku radykalnie rośnie prawdopodobieństwo raka piersi, badania profilaktyczne są bezpłatne, a pomimo tego nadal bardzo mały odsetek kobiet poddaje się tym badaniom. Dlaczego? Odpowiedź jest w obu sytuacjach ta sama: strach. Boimy się, że takie  badanie naszego zdrowia czy legalności coś wykryje. I co zrobimy z tym dalej?

Tymczasem w obu sytuacjach jest wyjście i to graniczące z doskonałym. Zarówno człowiek, jak i firma może być szybko „wyleczona” i żyć dalej. Jeśli jednak dopuścimy do rozwoju zjawiska na większą skalę, skutki mogą być katastrofalne. Profilaktyka jest zawsze skuteczniejsza niż leczenie, ale … trzeba się jej poddać.

Jak wygląda taki proces po przekonaniu się przedsiębiorcy, że warto go wykonać?

Przegląd

Po pierwsze trzeba wykonać na każdym komputerze przegląd zainstalowanego oprogramowania. Istnieją do tego celu specjalistyczne narzędzia, które uzupełnia się przeglądem przez człowieka. W tym procesie żadne dane poufne czy pliki nie są kopiowane przez kogokolwiek. Dokonuje się jedynie inwentaryzacji oprogramowania, jakiego używa pracownik. Nie jest ważne do jakiego celu, prywatnego czy służbowego. Jeśli komputer jest firmowy, nie ma już znaczenia z jakich pobudek ktoś zainstalował to czy inne oprogramowanie. Następnie raporty z poszczególnych komputerów porównuje się z listą zakupionych na firmę licencji. Co oczywiste część programów nie wymaga zakupu licencji, na przykład doskonały pakiet biurowy Open Office. Sprawdza się tylko te pakiety komercyjne, które takich zakupów wymagają. Część firm nie zdążyła na przykład zauważyć, że popularny pakiet Gadu Gadu już darmowy w firmach nie jest.

Raport

Po drugie powstaje raport dla przedsiębiorcy. Oczywiście taki raport jest stricte poufny. W raporcie nie tylko wskazuje się to, co nie jest legalne, ale także w jaki sposób można zastąpić nielegalne oprogramowanie legalnymi wersjami i ile to kosztuje. Chodzi o to, aby można było podjąć racjonalne decyzje:

• kupujemy niezbędne licencje, dobry raport powinien zawierać ceny licencji danego typu
• instalujemy inne oprogramowanie wykonujące te same zadania np. OpenOffice w miejsce MS Office
• rezygnujemy z oprogramowania

Wdrożenie

Po podjęciu decyzji trzeba wykonać jeszcze dwie zasadnicze sprawy: wdrożyć podjęte decyzje w życie i zapobiec instalacji nielegalnych programów w przyszłości. Pierwsze z pomocą specjalistów IT nie jest zbyt skomplikowane. Specjaliści na pewno zaproponują sensowne alternatywy, korzystne ceny i zadbają, aby cały proces instalacji i legalizacji przebiegł sprawnie.

Zapobieganie

Zapobieganie jednak wymaga zaplanowania kilku dodatkowych czynności:

• praca nad świadomością pracowników – wystarczy z reguły pojedyncze spotkanie poparte wysłaniem do wszystkich emaila czy wpisem na firmowym blogu,
• aby jednak świadomość została poparta dokumentami, podpisujemy ze wszystkimi  pracownikami aneksy do umów o pracę. W aneksie dokładnie wymienia się obowiązki firmy i pracownika w zakresie legalności oprogramowania, a także konsekwencje z niestosowania się do reguł. Z praktyki wiemy, że wystarcza to w przeważającej większości przypadków,
• planujemy kolejny audyt oprogramowania na przykład za pół roku, tu szczególnie widać podobieństwo do badań profilaktycznych w medycynie,

Przyszłość

Po takiej „kuracji” firma nie tylko jest „wyleczona” z choroby, ale także zabezpieczona przed ewentualnym nalotem organizacji typu BSA czy policji. Przedsiębiorca śpi spokojnie, gdyż nawet w przypadku donosu na jego firmę i wynikającej z tego kontroli potencjalne nielegalne programy bądź w ogóle nie wystąpią lub skala ich użycia będzie marginalna. W każdym jednak przypadku nadużycia podjęliśmy już stosowne kroki, a aneks podpisany z pracownikiem skutkuje jego odpowiedzialnością osobistą i ewentualnym odszkodowaniem wobec pracodawcy.

Jesteś zainteresowany audytem legalności oprogramowania? Skontaktuj się z nami, pomożemy dyskretnie i szybko przejść przez ten proces.

Na koniec lista pytań kontrolnych:

1. Czy pracownicy są formalnie zobowiązani do instalowania i używania wyłącznie licencjonowanych kopii oprogramowania?
2. Czy dokonywano formalnych przeglądów (audytów) komputerów w celu stwierdzenia czy używane są wyłącznie kopie licencjonowane?
3. Czy w firmie prowadzona jest systematyczna polityka w zakresie zakupu oprogramowania?

Jeśli na którekolwiek pytanie przedsiębiorca w duchu odpowie NIE należy poważnie pomyśleć o przeprowadzeniu audytu legalności. W przeciwnym razie byle zatarg z pracownikiem może skutkować donosem do BSA. Bywało, że poszło o bardzo drobne sprawy, jak na przykład nie wypłacenie premii czy nagrody. Skutki dla przedsiębiorstwa okazały się bardzo poważne. Największe kary szły w setki tysięcy złotych. Najgorsze jest to, że takiej kary nie można wpisać w koszty działalności i fakt jej zapłącenia jest dla przedsiębiorstwa bardzo dotkliwy w sferze medialnej. Do tego dochodzi fakt, że aby zalegalizować istniejące pirackie oprogramowanie trzeba wydać kolejne tysiące złotych.

[contact-form 2 "Audyt legalności"]

Podobne posty:

• Audyt legalności oprogramowania czy kontrola BSA?
• Bądź pewien, że posiadasz legalne oprogramowanie – wyjątkowa promocja dla osób zapisanych na newsletter
• Oprogramowanie załączane do gazet
• Badanie legalności oprogramowania przez Urząd Skarbowy – Zdecyduj się na audyt legalności
• Jak inteligentnie oszczędzać na kosztach oprogramowania?

Autorem wpisu jest Rafał Łożyński \\ tags: audyt, legalność, Oprogramowanie