Reklama dźwignią handlu. Tak było, jest i będzie. Reklamę tworzą najczęściej wyspecjalizowane agencje zewnętrzne. W Polsce działa bardzo dużo agencji reklamowych i wiele z nich rośnie bardzo szybko. Właśnie ten rozwój jest często przyczyną kłopotów. O ile w zespole kilkuosobowym da się dogadać za pomocą poczty elektronicznej i komórki, to w agencji zatrudniającej już kilkanaście osób problemy komunikacyjne zaczynają skutkować nieefektywną pracą i opóźnieniami projektów dla klientów.
Gdzie jest ten plik?
W agencji produkuje się mnóstwo plików: zdjęcia, filmy, prezentacje, tzw. story boardy, teksty, oferty i wiele innych. Często pracownik agencji czy klient chce prześledzić zmiany jakie nastąpiły w ostatnim czasie, lub wrócić do projektu sprzed kilku dni. Przy zwykłym dysku, na którym trzymane są pliki bywa to bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Problemy z tym związane świetnie rozwiązuje repozytorium.
Kto jest za to odpowiedzialny i dlaczego się spóźniamy?
Klienci agencji często żądają bardzo złożonych prac. Zatrudniani są sprzedawcy, graficy, programiści, menedżerowie, copywriterzy (ci od tworzenia sloganów reklamowych) i osoby pomagające np. wpisywać teksty do komputera. Aby wszystko sprawie, w założonym budżecie i terminie wykonać niezbędne jest stworzenie i zarządzanie projektem. W dzisiejszych czasach bez profesjonalnych narzędzi nie da się tego zrobić dobrze. A już na pewno nie za każdym razem czyli powtarzalnie. Rozwiązaniem tego problemu są programy do zarządzania projektami i ich wdrożenie w agencji.
Kto to ustalał i z kim?
Klienci agencji to często firmy wielooddziałowe czy nawet korporacje. Trzeba szybko i sprawnie panować nad tym kto jest kim w takiej organizacji, jaki jest jego telefon, eMail i adres, a przede wszystkim kto się z nim/nią ostatnio kontaktował i co ustalił. Widziałem bardzo profesjonalnie wyglądające firmy, w których tego typu informacje były przyklejone do monitora na tzw. żółtych karteczkach. Aż strach pomyśleć co się stanie jak karteczka spadnie i znajdzie się wieczorem w … odkurzaczu. Rozwiązaniem tego i innych problemów wynikających ze złego zarządzania relacjami z klientem są programy CRM.
Kto widział ten faks?
Ostatnim często marginalizowanym problemem jest zwykły faks. Kupiony w agencji wiele lat temu często dożywa dni, w których się zepsuje i wtedy … kupi się nowy. Podczas, gdy już dzisiaj nie używa się standardowych faksów, gdyż są one znacznie gorsze od “faksów elektronicznych”. Przede wszystkim zmuszają do uciążliwego drukowania, mają o wiele gorszą jakość i nie są z reguły zintegrowane z niczym czego na codzień używamy. Rozwiązaniem tych problemów jest faks komputerowy.
Jeśli Twoja/Wasza agencja przeżywa tego typu problemy warto już dzisiaj rozejrzeć się za partnerem, który je pomoże rozwiązać. Przy okazji wyboru lepiej sprawdzić jakie firma ma referencje, doświadczenie, nagrody i certyfikaty.
20 marca 2010, 01:25
Przyznam, że kiedyś miałem podobne problemy jak te opisane w tym wpisie i również bez odpowiedniego oprogramowania ciężko wszystkim zarządzać. Świetny artykuł
29 marca 2010, 14:24
Bardzo ciekawy artykuł. Fax rzeczywiście w dobie elektroniki jest śmiesznym bytem, ale cały czas wykorzystywanym. Elektroniczny fax wykorzystywałem w poprzedniej firmie i musze powiedzeić że bajer przedni.