|
sie
31
|
Wydawałoby się, że biznes polegający na usługowym prowadzeniu księgowości jest już tak okrzepły, że i oprogramowanie dla niego znaleźć będzie bardzo łatwo. I pozornie wydaje się, że wybór jest ogromny. Wystarczy wpisać frazę na przykład oprogramowanie dla biura rachunkowego i otrzymujemy prawie pół miliona stron! W praktyce jednak przejrzenie takiego morza wyników wyszukiwania jest przecież niemożliwe, zresztą podobnie jak wypróbowanie wszystkich programów dla księgowości. Na co zatem zwracać uwagę?
Na pewno nie zaczynajmy od najprostszego czyli od ceny. Biuro rachunkowe to zbyt poważny biznes i zbyt jest zależny od dobrych narzędzi, aby oszczędności nawet kilkuset złotych miały dla niego znaczenie. Dzień pracy księgowego więcej jest wart niż przeciętna różnica w cenie oprogramowania. Rynek jest już zbyt dojrzały, aby można było bezkarnie windować ceny w górę.
Zacznijmy od tego co najważniejsze.
Doświadczenie
Ile firma, która dostarcza nam podstawowego narzędzia pracy istnieje na rynku?
Od kiedy tworzy oprogramowanie dla księgowości?
Jaki ma zespół ludzi, którzy stoją za oprogramowaniem?
Jakie ma certyfikaty i nagrody?
Na ile ma sprawny serwis i procedury obsługi?
Czy ma system zapewnienia jakości programów i serwisu?
Z tym zespołem wiążemy się na kilka lat, nie na kilka dni czy miesięcy. Zmiana programu jest zbyt kosztowna, aby co roku mieć nowe oprogramowanie. Migracja danych, szkolenia i wdrożenie pochłonęłoby kilkanaście lub nawet w większym biurze kilkadziesiąt tysięcy złotych. Nie licząc kosztu zakupu nowego programu gdyż przesiadając się często stracimy wszelkie dotychczasowe zniżki.
Funkcjonalność
Warto pamiętać, że to co dobre dla przeciętnego księgowego w biurze rachunkowym może się nie sprawdzić. Dlaczego? Gdyż w biurze obsługuje się kilkadziesiąt a często nawet kilkaset firm. Spektrum problemów księgowych jest o wiele szersze i oprogramowanie musi temu sprostać. Podam tu dwa przykłady opcji, które mogą znacznie utrudnić jeśli nie uniemożliwić obsługę niektórych firm w biurze rachunkowym.
Spółki lekarskie - ze względu na specyfikę często mają bardzo złożone podatkowo umowy, na przykład zmienny co miesiąc jest procentowy udział w przychodach i kosztach spółki. To skutkuje znacznym stopniem skomplikowania obliczeń podatku dochodowego dla wspólników.
50% koszty uzyskania przychodów – wiele firm wykorzystuje prawo autorskie, aby liczyć podwyższone koszty dla twórców. Bez automatów do obliczania płac w takich przypadkach niezbędne będzie liczenie tego „na piechotę” w zewnętrzny arkuszu kalkulacyjnym, aby na końcu … z powrotem wpisać wyniki cząstkowe do programu. Podwójna niepotrzebna praca.
W każdym biurze rachunkowym ze względu na specyfikę doboru klientów i możliwe specjalizacje trzeba listę takich funkcji opracować indywidualnie.
Proces doboru oprogramowania
Wybraliśmy już dostawcę i konkretne oprogramowanie. Warto skorzystać z doświadczeń innych i przeprowadzić cały proces nie tylko bezpiecznie, ale także z dużym spokojem. Kiedy najlepiej zacząć?
Zmianę oprogramowania najlepiej przeprowadzić od początku nowego roku podatkowego czyli na przełomie grudnia i stycznia. W praktyce odbędzie się to pod koniec stycznia gdy będą już dostępne pierwsze partie dokumentów za styczeń. Aby przełom roku przebiegł gładko do sprawy trzeba wziąć się … w wakacje letnie czyli właśnie teraz! Tych kilku miesięcy potrzebujemy aby proces przejścia nastąpił płynnie.
- Jeśli mamy już wybrany program wypróbujmy jego wersję darmową – z reguły będzie to wersja DEMO. Następnie kupmy najprostszą wersję do prowadzenia księgowości pojedynczej firmy. Zakup ten najlepiej dokonać w sierpniu.
- Do próbnego użycia nowego programu wybierzmy odpowiednią firmę. Niezbyt dużo dokumentów, ale dość złożony przypadek podatkowy. Tak, aby wypróbować wiele wariantów i się nie zbytnio nie napracować
- Od wrześnie zaczynamy prowadzić na nowym programie księgowość wybranej firmy. Oczywiście prowadzimy ją także na starym programie. Mamy więc niejako podwójną pracę, ale jest to nasza polisa ubezpieczeniowa.
- Jedna wybrana księgowa (ten zawód jest bardzo sfeminizowany) prowadzi wybraną firmę przez miesiąc czy dwa – we wrześniu i październiku. W listopadzie robimy szkolenia wewnętrzne dla pozostałych księgowych w biurze.
- W grudniu ruszają pilotaże dla pozostałych stanowisk w biurze.
- Pod koniec roku dokonujemy zakupu pozostałych licencji dla całego biura rachunkowego i wszystkich stanowisk komputerowych. Być może oprogramowanie będzie wymagało zakupu nowego serwera czy nawet specjalistycznej bazy danych. Warto wziąć poprawkę na proces wdrażania nowego serwera. Z reguły dwa tygodnie są okresem policzonym ze sporym zapasem na ewentualne poprawki.
Jeśli coś pójdzie nie po naszej myśli na początku października możemy jeszcze zmienić dostawcę na innego i szybko wypróbować nowe oprogramowanie. Na wdrożenie i szkolenie będzie wówczas mniej czasu, ale jest tak zwany plan B czyli awaryjny.
