|
lis
29
|
Kiedyś po prostu pisało się teksty i tworzyło arkusze kalkulacyjne. Nikt nie przejmował się tym czy i kto ma aktualną wersję, gdyż pliki przenosiło się na … dyskietkach. Na szczęście te czasy dawno odeszły w niepamięć, a dzisiaj nawet przenoszenie plików za pomocą podręcznej pamięci USB należy już do rzadkości. Pełnego brzmienia nabrało hasło, że dopiero sieć to komputer. Jeśli nasz sprzęt nie jest podłączony jego możliwości znacznie spadają. Rośnie zatem waga i znaczenie pracy grupowej. Mnożą się pliki tekstowe, arkusze, prezentacje, filmy, nagrania z telefonów firmowych, zapisy w CRM, dokumentacje różnego rodzaju: system jakości, techniczne, użytkowe. Za tym wszystkim idą problemy związane z zarządzaniem armią plików różnego rodzaju. Podstawowe problemy, z którymi spotkamy się już nawet w małej kilkuosobowej firmie to:
- która wersja pliku jest najbardziej aktualną wersją?
- kto ma aktualną wersję pliku?
- jeśli już wiemy kto ma tę najbardziej aktualną wersję najczęściej tej osoby nie ma pracy (jest chora lub na urlopie) albo jej komputer aktualnie nie ma podłączenia do sieci
- często dochodzi do sytuacji, w której np. plik cennika edytują w tym samym czasie dwie różne osoby dokonując zmian jednocześnie. Dochodzi w takiej sytuacji do tego, że mamy niejako dwie najbardziej aktualne wersje, szkoda tylko, że różne. W takiej sytuacji trzeba najpierw to ustalić, a potem mozolnie poradzić sobie z przepisaniem danych z jednego pliku do drugiego. Czasami tę czynność można nieco zautomatyzować, ale bywa to ryzykowne.
- czy dana osoba ma prawo do czytania tego pliku?
W nieco większej firmie dojdą jeszcze następujące sprawy:
- dlaczego plik, który przedstawiłem do zatwierdzenia nie jest do dzisiaj zatwierdzony. Odpowiedź najczęściej jest taka, że „zaginął w mailach”.
- dlaczego plik, który został zatwierdzony nie był opiniowany przez i tu pada nazwisko bardzo ważnej osoby w firmie. I w tym przypadku winny jest zazwyczaj mail.
- kto i czy w ogóle pracuje nad zmianami np. w Regulaminie Pracy, które zlecił Prezes. Ustalenie tego poprzez skanowanie skrzynek poczty elektronicznej wydaje się wręcz niemożliwe jeśli w ogóle wykonalne.
- czy pracownicy zmiany drugiej zapoznali się ze zmianami w instrukcji BHP?
- w jaki sposób po powrocie z choroby czy urlopu mam ustalić co się zmieniło i z czym powinienem się zapoznać?
Nie są to błahe problemy, gdyż czas to pieniądz. Wszystko przecież można zrobić ręcznie i za pomocą telefonu komórkowego. Ale czy na tym polega efektywna praca? Telefony i czas rozmowy wliczany przecież do czasu pracy nie są darmowe i kosztują całkiem konkretne pieniądze. A to dopiero początek, gdyż jeśli nasza konkurencja jest lepiej zorganizowana wyprzedzi nas nie tylko czasem reakcji na zmiany rynkowe, ale także poprzez niższy poziom kosztów operacyjnych.
Jeśli tego typu dylematy są Ci bliskie czas rozejrzeć się za dobrym system DMS (ang. Document Management System).
[contact-form 7 "DMS"]
