|
lut
28
|
Jest już sporo przedsiębiorstw, które nawet w poprzednim roku korzystały z tej formy dostarczania FV. Na przykład firmy telekomunikacyjne, którym wolno to było robić na podstawie osobnych przepisów. Teraz do tego grona dołącza coraz więcej firm także z segmentu małych i średnich. Jednak jak każda zmiana i ta powoduje szereg konsekwencji, z których nie wszystkie są przyjemne.
O ile samo wysłanie faktury mailem zamiast jej drukowania jest na pewno prostsze i tańsze, to wymóg posiadania pisemnej zgody na jej otrzymanie powoduje, że lepiej drukować „po staremu”. Jeśli jednak faktur jest więcej (stała współpraca) wysyłka mailowa jest na pewno bardziej efektywna. Jednak po obu stronach powstają pewne problemy. Nadawca musi mieć kopie wystawionych faktur, w tym przypadku kopie elektroniczne. Na pewno ma już kopie papierowe, a to pojawia się nowy nośnik.
Dla księgowości jest to dodatkowa praca związana z procedurami, przetwarzaniem i archiwizacją. Na kopii elektronicznej nie przybije się w końcu żadnej pieczątki. Podobne problemy tylko, że większe powstają po stronie odbiorcy faktury. Po pierwsze faktur zaczyna przychodzić mailem coraz więcej. Drukować ich nie ma specjalnie sensu. Trzeba je wpisać do systemu komputerowego odbiorcy, czyli przetworzyć podobnie jak z papieru. Najpierw jednak trzeba je wyłuskać ze skrzynki pocztowej, na którą w końcu może przyjść sporo innych wiadomości a nie tylko samych faktur. Jakoś trzeba te faktury akceptować, opisywać (a nie ma gdzie), ustalić procedury, przetwarzać i archiwizować. Wszystko jest nowe i pionierskie.
Z pozoru więc z pozoru niewinna wysyłka faktur spowoduje całkiem spore zmiany w działach zakupu, sprzedaży i księgowości wszystkich firm. Zmiany te nie będą ani proste ani szybkie, a więc zajmie to na pewno lata.
