Część 4. Obsługa drukarki

Wymiana tonera jest bardzo prosta i szybka – wystarczy skorzystać z przycisku na górnej klapie, by dostać się do środka drukarki. Demontaż i instalacja kolejnego tonera nie będzie problemem nawet dla osób, które nie są biurową „złotą rączką”. Wszystko jest tak zaprojektowane, że trudno jest się pobrudzić pyłem z tonera – jednak jak zawsze doradzamy ostrożność.

Zasobnik papieru jest pojemy i mieści 500 arkuszy A4, co w przypadku tak szybkiej drukarki jest rozsądną ilością. Samo wkładanie papieru jest bardzo proste, a ponadto nie zdarzyło się aby drukarka zacięła się z powodu źle umieszczonego papieru.

Wszystkich oszczędnych ucieszy funkcja automatycznych dwustronnych wydruków – po zadrukowaniu pierwszej strony drukarka ponownie ją pobiera i wypełnia na drugiej stronie. To bardzo przydatna funkcja, która zmniejszy koszty obsługi administracyjnej.

Wykorzystanie opcji wydruku z wykorzystaniem portu USB jest stosunkowo niewygodne – zapewne z powodu małego wyświetlacza o zbyt małym kontraście. Ponadto drukując plik PDF z pendrive drukarka traci swoją niesamowitą szybkość, podobnie jak w przypadku druku dwu stron na jednej kartce. Wszystkie komunikaty w tym trybie są wyświetlane po polsku, co dla wielu osób będzie dużym plusem.

Część 5. Koszty

Nie trzeba nikomu udowadniać, że podczas zakupu drukarki dla biznesu można łatwo przeinwestować i zakupić sprzęt, którego możliwości znacząco przewyższają nasze potrzeby.

Wybierając drukarkę dla firmy należy określić ile stron będziemy drukowali w ciągu miesiąca – jeżeli mniej niż 1500 wydruków to zakup drukarki HP P3015d jest nieopłacalny. To typowa drukarka dla większego biura, które „wyprodukuje” do 5000 wydruków miesięcznie – na tyle producent określa maksymalne obciążenie.

Na stronie HP drukarka kosztuje 2484 złotych brutto, co jest całkiem sporą kwotą dla mniejszych firm. Jako drukarka biznesowa nie została jednak od początku wyposażona w złącze sieciowe, to spore utrudnienie dla współdzielenia drukarki. Aby korzystać z drukarki w grupie należy mieć zawsze włączony komputer, do którego została ona przyłączona. Oczywiście istnieje wersja z portem Ethernet (to gniazdo, w które wkłada się kabel sieciowy, taki jak np. do komputera), jest ona jednak droższa o blisko 600 zł od swojej uboższej siostry.

W porównywarkach cen P3015d prezentuje się bardziej przystępnie – na Ceneo.pl można ją nabyć za 1657 zł brutto, a wersję z kartą sieciową za 2211 zł. Różnice w cenie są znaczące, więc warto skorzystać z alternatywnych dostawców.

Zakup oryginalnego tonera HP CE255A dla drukarki będzie kosztował nas według portalu Skąpiec.pl powyżej 445 zł brutto. Toner alternatywny według tego samego portalu to wydatek rzędu od 179 złotych w górę.

Podsumowanie

HP P3015d to drukarka najwyższej klasy – nie tylko prędkość druku czystego tekstu jest wręcz niesamowita, lecz również jego wysoka jakość. Początkowe problemy z instalacją zostały w pełni zniwelowane przez najmocniejsze strony drukarki – nie spotkaliśmy się jeszcze z tak szybką pracą sprzętu dla małej i średniej firmy. Jej zakup z pewnością sprawdzi się w biurach, które drukują duże ilości dokumentów i są gotowe zapłacić za szybkie wydruki. Minusem jest port USB, jako jedyna forma komunikacji z komputerem. Dlatego sugerujemy wybór wyższej wersji ze wbudowanym gniazdem sieciowym – ułatwi to późniejszą eksploatację drukarki.

Podobne posty:

• HP P3015d – złe miłego początki
• Wygraj drukarkę HP Laserjet Pro P1606 dn
• Varico wspiera WOŚP
• Dla kogo jest Microsoft Office 2010 i kiedy warto go kupić?
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.

Zacznijmy od prostej transakcji polegającej na zakupie 10 szt. monitorów za 1.000 zł netto każdy i sprzedaży ich za 1.200 zł zł netto. Jak łatwo wyliczyć marża wyniesie (1.200 – 1 .000) * 10 = 2.000 zł netto (bez VAT).

W praktyce gospodarczej ten sam typ towaru kupowany jest wielokrotnie w postaci partii. Nie zawsze jednak to co sprzedajemy pochodzi z tej samej partii towaru. Często są to towary kupowane w różnych terminach i po różnych cenach. Wtedy część kosztowa tego zestawienia będzie bardziej złożona. Pokażą się poszczególne partie zakupowe towarów. Jeśli partii towarów będzie kilka, a ceny nie okażą się okrągłe jak w przykładzie, wtedy zestawienie znacznie się skomplikuje.

Warto wspomnieć, że na powyższym zestawieniu cena jednostkowa zakupu w pierwszym wierszu to uśredniona cena, tak zwana średnia cena ważona. Dokładne ceny jednostkowe zakupu podane są w wierszach poniżej – są tam rozpisane dwie partie zakupu.

Marża może być ujęta w formie wartościowej lub procentowej. Na pokazanych zestawieniach mamy podane obie te wartości. Zestawienia marży można sobie wyobrazić w różnym układzie:

• towarami, gdzie w wierszu jest zawsze jeden towar choć kupowany i sprzedawany był wielokrotnie i to różnym klientom
• klientami, w którym niezależnie od liczby sprzedawanych towarów i transakcji handlowych klient jest ujmowany raz
• według faktur, gdy marża jest liczona dla każdej faktury osobno
• według partii zakupu
• a nawet według sprzedawców niezależnie od tego czym i z kim handlują

Niestety ten nieco sielankowy obraz psują korekty i to zarówno po stronie zakupu jak i sprzedaży. Każdy ma się przecież prawo pomylić zarówno w zakresie ilości towaru jak i ceny. Często także korekty nie są wystawiane jako poprawka ewidentnej pomyłki, ale jako rezultat rozmów handlowych i w ten sposób udzielane są np. dodatkowe rabaty. Poprawna faktura korygująca nie może jak wiadomo z przepisów prawnych zwiększać ilości z faktury pierwotnej (jest to wtedy dodatkowa sprzedaż, a nie korekta), ale może zmniejszać ilość i dowolnie zmieniać cenę, zarówno w górę jak i w dół.

Marża po zwrocie towaru do dostawcy i od odbiorcy

W przypadku zwrotów towaru do dostawcy (korekta zakupu) taka operacja nie ma wpływu na marżę, gdyż towar nie uczestniczył najczęściej w sprzedaży (nie zdążyliśmy go sprzedać). Przy zwrocie od odbiorcy towar wraca do magazynu w pierwotnych cenach zakupu i taka operacja wpływa na marżę, gdyż z reguły ją obniża (przy założeniu, że ceny sprzedaży są wyższe niż ceny zakupu). Zwrócony towar może powtórnie być sprzedany i wtedy zwiększy marżę na zestawieniu.

Marża po korekcie zakupu

Korekta zakupu ma wpływ na marżę w przypadku, gdy towar korygowany po stronie zakupu został już sprzedany. Jeśli towar nie uczestniczył w sprzedaży nie ma to znaczenia czy został np. zwrócony do dostawcy czy też zmieniła się jego cena zakupu. Jednak jeśli partia towaru, który został skorygowany uczestniczyła w sprzedaży to korekta ceny ma wpływ na wysokość marży. I to nawet wówczas, gdy cena zakupu jest korygowana wiele dni później niż nastąpiła sprzedaż. Zestawienie marży jest sporządzane zawsze za określony czas. W tym odcinku czasu mogą wystąpić:

• sprzedaż
• korekta zakupu
• sprzedaż i korekta zakupu jednocześnie

Pierwszy przypadek już opisałem wyżej. W ostatnim przypadku można policzyć marżę uwzględniając już cenę towaru po korekcie. Jednak jeśli w zakresie dat zestawienia marży wystąpi jedynie sama korekta zakupu, a sprzedaż miała miejsce przed początkiem zestawienia korektę zakupu trzeba uwzględnić w specyficzny sposób. Koryguje ona wtedy niejako marżę w przeszłości.

Marża po korekcie sprzedaży

W zależności od kierunku zmian ceny na fakturze korygującej zmienia się marża. Jednak korekta sprzedaży też jest oddalona w czasie od momentu wystawienia pierwotnej faktury. Na zestawieniu obie te operacje nie muszą razem wystąpić. Możliwe są znowu trzy warianty:

• sprzedaż
• korekta sprzedaży
• jednocześnie sprzedaż i korekta sprzedaży

Pierwsza sytuacja jest typowa. W ostatnim przypadku marżę wyliczamy uwzględniając cenę sprzedaży już po korekcie. W przypadku wystąpienia samej korekty sprzedaży mamy z kolei do czynienia ze zmianą marży dla sprzedaży, która miała miejsce przed początkiem zestawienia.

Jednoczesne korekty sprzedaży i zakupu

Najtrudniejsza sytuacja występuje wtedy, gdy towar będący przedmiotem sprzedaży podlegał korekcie zarówno po stronie zakupu jak i sprzedaży. W takim przypadku mamy niejako kombinację poprzednich wariantów. W okresie sporządzania zestawienia marży mogą wystąpić:

• sprzedaż
• korekta zakupu
• korekta sprzedaży
• sprzedaż i korekta zakupu
• sprzedaż i korekta sprzedaży
• sprzedaż i obie korekty zakupu i sprzedaży

Ostatni przypadek musi uwzględniać cenę zakupu towaru po korekcie zakupu, a cenę sprzedaży po korekcie sprzedaży. Poprzednie sytuacje omówiłem już wcześniej.

Z pozoru prosty przypadek wyliczenia marży sprzedaży w codziennej praktyce handlowej rozrasta się do całkiem skomplikowanych rozważań i musi brać zatem pod uwagę wiele wariantów. Niezależnie jednak od stopnia skomplikowania zagadnienia i liczby korekt po obu stronach, w końcowym rozrachunku życzę jak najwyższych marż sprzedaży.Podobne posty:

• Przeliczenia na fakturach VAT
• Porównanie trzech kwalifikowanych podpisów elektronicznych
• Reklama w Internecie to nie tylko strona WWW!
• Dzięki IT kryzys nam niestraszny?
• Wywiad z Maciejem Domagalskim – Dyrektorem Regionalnego Centrum Sprzedaży Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. w Poznaniu – cz. II

Połączyła ich Jakość
W I kwartale 2010 roku na gali podsumowującej IV edycję konkursu Jakość Roku 2009 organizowanym przez Biznes Raport i Dziennik Gazeta Prawna, tytuł Jakość Roku przyznano między innymi firmie G-Data (25-letniemu liderowi w zakresie bezpieczeństwa sieciowego, oraz producentowi rozwiązań antywirusowych), jak również firmie Varico (ponad 20-letniemu producentowi oprogramowania finansowo-księgowego dla firm z sektora MSP). Dzień ten stał się też ugruntowaniem przekonania, iż podjęta z początkiem roku decyzja o współpracy między obiema prestiżowymi firmami w zakresie promowania bezpieczeństwa danych firmowych okazała się trafem w dziesiątkę. Wielokrotnie nagradzana technologia podwójnego skanowania stosowana w autorskich programach firmy G-Data pozwala chronić komputery naszych Klientów. Zauważalny jest także, na rynku zabezpieczeń przed zagrożeniami pochodzącymi z Internetu ogromny postęp, który skłonił naszą firmę do podjęcia rozmów i nawiązanie współpracy z firmą G-Datą. W końcu informatyczne bezpieczeństwo naszych Klientów i nich danych stawiamy na pierwszym miejscu – komentuje Jan Łożyński Kierownik Działu Marketingu Varico.

To nie fikcja – to fakty
Wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Trend Micro w 2008 roku na 1600 użytkownikach komputerów korporacyjnych nasuwają interesujące wnioski. Otóż ponad połowa użytkowników (we wszystkich krajach), którzy padli ofiarą oprogramowania szpiegującego lub phishingu (wyłudzania danych osobowych) uważa, że dział informatyczny firmy mógł zapobiec tym przypadkom.

Problem ten dotyczy również polskich firm
Komentuje Zbigniew Engiel z laboratorium informatyki śledczej Mediarecovery. Jak informują specjaliści niniejszej firmy próby ingerencji z zewnątrz w sieci komputerowe to codzienność polskich firm. Aż 71% ankietowanych specjalistów bezpieczeństwa IT potwierdziło, że takie incydenty miały miejsce w podmiotach w których pracują. Statystyki te potwierdzają tym samym, że problem nie jest wydumany i każda firma lub instytucja może paść jego ofiarą. Pamiętajmy zatem nie warto oszczędzać na bezpieczeństwie powierzonych informacji, zwłaszcza finansowych, jego brak może przynieść droższe skutki.Podobne posty:

• Czy składanie PIT-37 bez ePodpisu jest bezpieczne i wygodne?
• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Varico wspiera WOŚP
• Poprawa obsługi klienta receptą na kryzys gospodarczy?
• Jak w bezpieczny sposób przechowywać tajne loginy i hasła?

Na początek wyjaśnij proszę Piotrze, czym są Raporty Mailowe?
Piotr Wróblewski: Funkcjonalność Raportów Mailowych umożliwia przede wszystkim:

• generowanie raportów składających się z wielu zestawień księgowych obecnych w programie np.: zestawień miesięcznych lub rocznych, zestawień VAT-7, zbiorczych list płac, rejestrów zakupów oraz rejestrów sprzedaży,
• zamieszczanie w raporcie wybranych składników,
• edytowanie szablonów składników – w wersji EKSPERT programu KPiR,
• wysyłanie zestawień za pomocą wewnętrznego klienta email,
• tworzenie dokumentów w formacie PDF,
• dokonanie podglądu dokumentu przed wysłaniem,
• wysyłanie zbiorczych maili, bez użycia zewnętrznego narzędzia do obsługi poczty elektronicznej,
• i wiele, wiele innych opcji, które poznać można użytkując ten program.

Powiedź proszę skąd pomysł na stworzenie takiego modułu?
PW: Głównym motywem utworzenia Raportów Mailowych było umożliwienie użytkownikom naszych programów przygotowanie raportów dla własnych klientów. Ważne było, aby były one tworzone w prosty sposób, były w pełni konfigurowalne i każdy, nawet niedoświadczony użytkownik potrafił sobie z tym poradzić. Do tego chcieliśmy wykorzystać najpopularniejsze i najpowszechniej stosowane technologie, takie jak poczta email czy dokumenty PDF. W ten sposób narodził się pomysł, który po długim etapie projektowania znalazł swoją realizację w programie. Zapewniam, że to jeszcze nie wszystkie funkcjonalności, które zostały przewidziane w projekcie.

Jakie korzyści niesie ze sobą jego użytkowanie?
PW: Przede wszystkim oszczędność czasu – definiując składniki zestawienia, program sam generuje raport. W drugiej kolejności moduł jest niezwykle wygodny dla użytkownika, bowiem raz wykonany szablon można wykorzystać wielokrotnie. Elastyczność – umożliwiająca modyfikację sposobu prezentacji danych, i co ważne prostą konfigurację poprzez dodanie adresu e-mail do właściciela, zaznaczenie danych i przypisanie szablonu. Dobrą informacją dla administratorów sieci komputerowej w firmie będzie z kolei fakt, iż moduł Raporty Mailowe nie wymaga zintegrowania z żadnym zewnętrznym oprogramowaniem.

Wiemy, że Twoja obecność przy odbieraniu nagrody nie była możliwa z uwagi na pełnione obowiązki, jednak powiedz proszę jak się czujesz na myśl, iż efekt Twojej pracy uzyskał miano Jakość Roku 2009 w kategorii Innowacja?
PW: Dla mnie to z pewnością duże wyróżnienie. Szczególnie, że zostało to docenione i zauważone przez Kapitułę programu Jakość Roku, a także przez użytkowników programów Varico. Takie nagrody na pewno motywują do dalszej pracy!

Przyznana przez Kapitułę nagroda jest dowodem, że stosowana w firmie strategia rozwoju nastawiona na spełnianie potrzeb klientów jest realizowana oraz doceniana na zewnątrz, przez co przynosi wymierne efekty. Przeprowadzane badania rynku pozwalają nam wsłuchiwać się w potrzeby klientów i wychodzić im naprzeciw. Przyznana przez Dziennik Gazetę Prawną wraz z Polskim Centrum Badań i Certyfikacji S.A nagroda stanowi dla nas niezwykłe wyróżnienie i staje się motywatorem do prac nad dalszym rozwojem naszych programów. – komentuje Jan Łożyński Kierownik DM Varico.Podobne posty:

• Rozwaga i rozsądek, czy przesadna oszczędność?
• Jak wybrać CRM do mojej firmy?
• Varico wspiera WOŚP
• Połączyła ich jakość
• Kwalifikowany Podpis Elektroniczny – część II

Faktury VAT netto

Podstawowym dokumentem wystawianym przez przedsiębiorstwa jest faktura VAT. Ma ona jednak dwie różniące się od siebie formy: liczona z netto i z brutto. Jej pierwsza forma jest stosowana na rynku biznesowym w kontaktach firma-firma (rynek B2B). Na rynku biznesowym ceny netto (bez VAT) są o wiele częściej podawane i stosowane niż ceny brutto. Dlaczego? Gdyż zdecydowanie większość klientów to tak zwani VATowcy, którzy mają prawa do odliczenia sobie kwot VATu. Co prawda płacą oni VAT, ale ponieważ go odliczają więc interesują ich ceny netto. Przyjrzyjmy się zatem bliżej jak wyglądają obliczenia na tej fakturze i co może być przyczyną nieporozumień.

Przeliczeń dokonuje się w układzie pokazanym czerwoną strzałką: Cena jednostkowa netto * Ilość = Wartość netto. Dalej wylicza się VAT oraz wartość brutto dla każdej pozycji faktury: Wartość netto * stawka VAT = Kwota VAT i następnie Wartość netto + Kwota VAT = Wartość brutto. Do tej pory wszystko wydaje się oczywiste. Ustawodawca zawarł jednak w przepisach haczyk w postaci tzw. tabelki ze stawkami VAT. Otóż VAT z całości faktury nakazał liczyć nie jako podsumowanie kwot VAT z poszczególnych pozycji faktury co wydawałoby się oczywiste, ale w postaci podsumowania według stawek VAT. W tym celu na każdej fakturze VAT netto znajdziemy pod tabelką z towarami czy usługami zbiorcze podsumowanie według stawek VAT. Do tej tabelki trafiają sumy pozycji z faktury według stawek VAT. W przykładzie są to stawki 22, 7 i 3%. Sumowane są na fakturze VAT netto wyłącznie wartości netto. Następnie dokonuje się wyliczenia kwot podatku VAT według stawek, czyli w pierwszym wierszu tabelki: 749,99 * 0,22 = 164,9978 czyli 165,00 zł. Podaję te wartości w pełnej dokładności aby przypomnieć o tym, że wiele kwot wyliczanych na fakturze podlega zaokrągleniom. Kwota brutto jest już tylko prostą sumą: 749,99 + 165,00 = 914,99 zł. Podobnie wyliczamy pozostałe dwa wiersze dla stawek i 7 i 3%. Następnie sumuje się poszczególne wiersze wyliczając zbiorczą kwotę VAT i kwotę brutto. W przykładzie pokazuje to zielona strzałka. Podany przykład wskazuje, że licząc VAT czy też kwoty brutto jako sumę z poszczególnych pozycji faktury uzyskamy inne kwoty. Kwota VAT będąca sumą z wierszy: 13,36 + 0,02 + 0,08 + 164,97 = 178,43 zł. Jest to więc kwota o jeden grosz niższa niż wartość poprawna. Sprawdźmy teraz brutto: 204,25 + 0,13 + 2,68 + 914,85 = 1121,91 zł. I tu także jest rozbieżność o jeden grosz. W innych przykładach mogą pojawić się nawet większe rozbieżności wynikające głównie z zaokrągleń. Osoba mniej zorientowana może na tej podstawie podważać poprawność wyliczenia całej faktury VAT.

W jakim celu więc na fakturach podaje się VAT oraz kwotę brutto  dotyczącą poszczególnych pozycji faktury? Otóż w niektórych przypadkach księgowi nie zapisują w księgach całej faktury, a niejako rozpisują ją na fragmenty. Wtedy księgowane są poszczególne wiersze faktury lub ich sumy. Właśnie w takich przypadkach wyliczenia w wierszach są niezbędne. A przecież wystawiający fakturę nie wie co zrobi z nią księgowy odbiorcy. Stąd właśnie wyliczenia podatku VAT i kwot brutto w każdym wierszu.

Jak widać z przykładu dość zdawałoby się prostej faktury VAT netto mogą pojawić się wątpliwości odbiorców faktury co do prawidłowości jej liczenia. Warto wtedy poświęcić chwilę na edukację odbiorcy. Na pewno to się opłaci, gdyż klient przekonany o prawidłowym sposobie wystawiania faktur będzie maił do nas większe zaufanie. Przepisów prawa przecież łatwo nie zmienimy.

Faktury VAT brutto

Drugim sposobem wystawiania faktur jest liczenie ich z brutto. Skąd wzięło się zatem liczenie z brutto? Na rynku detalicznym, w sklepach czy marketach na każdej półce podane są ceny brutto. Przeciętnego konsumenta nie interesuje podatek VAT, który co prawda musi zapłacić, ale nie ma go jak i od czego odliczyć. Stąd jedynymi stosowanymi cenami są ceny brutto zawierające już w sobie podatek VAT. Przyjrzyjmy się bliżej jak wygląda typowa faktura VAT liczona z brutto

Na fakturze VAT liczonej z brutto obliczeń dokonuje się w sposób identyczny jak na paragonie fiskalnym. Przeliczenie każdego wiersza wygląda następująco: Wartość brutto = Cena jedn. brutto * Ilość. Czyli w pierwszym wierszu: 29,18 * 7 = 204,26 zł. Kwotę VAT oblicza się rachunkiem “w stu” czyli: Kwota VAT = Wartość brutto * (Procent VAT/(100 + Procent VAT)). 204,26 * (7/107) = 13,36 zł. Natomiast wartość netto jest różnicą Wartość brutto – Kwota VAT. Kolumna Cena jedn. netto ma charakter czysto informacyjny i nie bierze udziału w obliczeniach. Jest jednak bardzo przydatna wtedy, gdy przedsiębiorca kupuje towar w handlu detalicznym np. w markecie, a następnie chce porównać ceny zakupu z typową hurtownią, która stosuje ceny netto. Jednak podobnie jak na fakturze VAT netto obliczenia w wierszach są pomocnicze, znowu najważniejsza jest tabelka ze stawkami VAT umieszczona zwykle pod spodem. W tabelce obliczenia przebiegają w identyczny sposób jak w wierszach czyli: Kwota VAT = Wartość brutto * (Procent VAT/(100 t+ Procent VAT)). W naszym przykładzie widać wyraźnie różnicę pomiędzy fakturą netto i brutto. Na przykład w wierszu ze stawką 7% różnica w wartościach brutto wynosi jeden grosz. W przykładzie tak się złożyło, że wartość brutto całej faktury liczonej z netto i brutto jest identyczna, gdyż różnice w zaokrągleniach sumują się do zera, ale w ogólnym przypadku tak nie będzie. Przy niektórych kombinacjach liczb różnic nie będzie wcale, a przy innych z reguły przy większych wartościach i niecałkowitych ilościach (np. 7,145 tony) różnice te mogą być znaczne i wynosić nawet kilka czy kilkanaście złotych. Nieprawidłowe na  fakturze VAT brutto są wyliczenia, w których używa się cen jednostkowych netto lub też wylicza się kwotę VAT jako sumę kwot VAT z wierszy faktury. Zwyczajowo nie podaje się również wartości netto całej faktury. Jest to także podobieństwo do paragonów fiskalnych.

Paragony fiskalne

Jeszcze na chwilę dla porównania rzućmy okiem na typowy paragon fiskalny.

U góry mamy dwie z wielu pozycji paragonu w układzie: Ilość * cena jedn. brutto = Wartość brutto. Identycznie jak na fakturze VAT brutto. Z boku każda pozycja jest oznaczona literą (B i E). Litery te służą klasyfikacji do tabelki ze stawkami, która jest pokazana pod pozycjami. Litera A to pozycje ze stawką 22%, B 7% i E 3%. Suma paragonu to suma wartości brutto: 18,37+54,75+7,48=80,60 zł. Podatki dla poszczególnych stawek liczone są rachunkiem “w stu ” czyli na przykład dla stawki 7%: 54,75*7/107=3,58 zł. Nie jest nigdzie podawana kwota netto (bez VAT).

Dokumenty magazynowe

Nie tylko jednak same różnice wyliczeń na obu rodzajach faktur sprawiają trudność odbiorcom. W wielu firmach stosuje się podwójną dokumentację: magazynową i sprzedażną. W obrocie są zatem tak zwane WZtki (wydania zewnętrzne) jak i faktury. Te pierwsze są dokumentami dla magazyniera, który wydaje towar. WZtki jednak otrzymuje także klient, aby udać się do magazynu po odbiór towaru. Oprogramowania magazynowe musi kierować się pewną logiką i spójnością. Z reguły ceny zarówno jednostkowe jak i wartości w magazynie są przechowywane w wartościach netto. Takie też ceny i wartości są drukowane na dokumentach WZ. Gorzej jeśli fakturą sprzedaży są faktury liczone z brutto. W takim właśnie przypadku dojdzie na pewno do nieuchronnych różnic pomiędzy dokumentami WZ i fakturami. Będą to jak już wcześniej wyszło nam z przykładu różnice spowodowane zaokrągleniami. Przedsiębiorcom stosującym taki sposób dokumentacji nie pozostaje nic innego jak edukować swoich klientów lub usunąć wszelkie ceny i wartości z dokumentów WZ. W takiej sytuacji klient na wydaniu z magazynu zobaczy tylko co i w jakiej ilości ma otrzymać. Resztę, czyli zarówno ceny jak i wartości zobaczy jedynie na fakturze VAT liczonej z brutto.

Chcesz posiadać profesjonalny program do fakturowania z roczną gwarancją? Dostosujemy do Ciebie wersję i koszty zakupu.

Podobne posty:

• Marża w handlu – czy to takie proste?
• Varico wspiera WOŚP
• Porównanie trzech kwalifikowanych podpisów elektronicznych
• HP LaserJet P3015d – końcowa opinia o drukarce
• Oprogramowanie dla biura rachunkowego

Policjanci zajmujący się zwalczaniem przestępczości gospodarczej KWP w Poznaniu wspólnie z funkcjonariuszami KP Poznań-Grunwald zabezpieczyli w jednej z poznańskich firm 7 komputerów z nielegalnym oprogramowaniem. Według wstępnych szacunków właściciele praw autorskich ponieśli straty rzędu prawie 200 tysięcy zł. Za przestępstwo to grozi kara nawet 5 lat więzienia. Wstępna analiza przeprowadzona przez policjantów w siedzibie firmy wykazała, że żaden komputer nie posiadał legalnego programu.

W opisanej firmie właściciele wyszli z błędnego założenia, że można nie kupować niczego, począwszy od systemu operacyjnego, dalej narzędzi, programów graficznych, programów do projektowania a na bardzo specjalistycznym oprogramowaniu kończąc. Skończyło się źle i z tym trzeba się niestety liczyć, jeśli przyjmiemy takie założenie. Zdecydowanie lepiej jest założyć, że oprogramowanie trzeba kupować, ale nie każde i nie zawsze należy wybierać takie, które dużo kosztuje.

Zacznijmy od systemu operacyjnego. Każdy komputer musi mieć jakiś system, bo bez niego nie da się na nim pracować. Nie zawsze jednak musi to być system, za który trzeba zapłacić. Można wybrać system operacyjny Linux, którego wiele wersji nie obliguje nas do ponoszenia opłat licencyjnych. Oczywiście każdy właściciel firmy musi sam sobie odpowiedzieć na pytanie czy Linux będzie odpowiednim systemem operacyjnym. Prawdopodobnie ze względu na liczne przyzwyczajenia użytkowników będzie jednak zmuszony wybrać system Windows (XP, Vista lub 7) na stanowiskach roboczych. Na komputerze będącym serwerem firmy już prawdopodobnie będzie inaczej. Zawsze warto w takim przypadku zasięgnąć porady, gdyż oszczędności na zakupie licencji mogą być naprawdę spore.

Często jednak kupujemy komputer już z licencją na system Windows i wtedy możemy od razu przejść do tematu zakupu następnych licencji na oprogramowanie.

Pierwszą potrzebą w firmach jest pakiet biurowy, czyli edytor tekstu, arkusz i czasami pakiet do prezentacji oraz baza danych. Wybór jest w zasadzie prosty: płatny pakiet MS Office albo bezpłatny Open Office.

Następnie myślimy o programach do obsługi Internetu, przeglądarce i poczcie elektronicznej. Pakiety internetowe są w zasadzie bezpłatne i producent nie ma tu znaczenia. W ramach systemu Windows mamy mało już popularne w Polsce Internet Explorer czy Outlook Express, a od Fundacji Mozilla dostaniemy przeglądarkę Firefox, czy program do obsługi poczty Thunderbird.

Oprócz narzędzi specjalistycznych na przykład do księgowości, sprzedaży, obróbki grafiki czy projektowania warto rozważyć zakup licencji na pakiety ochrony naszych komputerów, a głównie programy antywirusowe. Są dostępne co prawda rozwiązania darmowe, ale najlepiej sprawdza się system podwójnej ochrony: pakiet płatny + darmowy jednocześnie. Ponieważ ze względów technicznych trudne lub wręcz niemożliwe jest posiadanie dwóch pakietów antywirusowych zaleca się aby program antywirusowy pochodził od jednego producenta a pakiet do ochrony przed złośliwym czy szpiegującym oprogramowaniem (tzw. spyware) od drugiego. W roli tego drugiego pakietu całkiem dobrze sprawdza się darmowy SpyBot.

Jak widać w wielu sytuacjach można świadomie podjąć decyzje o wyborze oprogramowania i nie narażać się na bardzo przykre konsekwencje. Opisana historia ma jednak drugie dno:

Zabezpieczone komputery zostaną jednak przekazane do analizy biegłym informatykom, którzy dokładnie określą ilość oraz rodzaj wykorzystywanych programów komputerowych, których użytkowanie zależne jest od posiadanej licencji.

Wszystkie komputery z tej firmy zostały zabrane i zabezpieczone w policyjnym laboratorium. Oznacza to nie tylko to, że aktualnie nie można pracować (nowe komputery można przecież kupić), ale nie ma także bieżących danych i często skomplikowanych konfiguracji. Opisana firma może przez wiele tygodni nie pracować właściwie, o ile w ogóle przetrwa. Jedno jest jednak pewne – będzie musiała zmierzyć się z zapłatą olbrzymiej kary, zaległych opłat licencyjnych i obsługi prawnej.

A mogło być inaczej …Podobne posty:

• Dla kogo jest Microsoft Office 2010 i kiedy warto go kupić?
• Oprogramowanie załączane do gazet
• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.
• Czym jest Bezpłatny Start w świecie oprogramowania?

Zarząd Varico chcąc włączyć się w tak szczytną akcję podjął decyzję o wystawieniu swoich programów na aukcji WOŚ. Całkowity dochód z ich sprzedaży przeznaczony zostanie na pomoc dzieciom z chorobami onkologicznymi. Dlatego już od dziś możesz wziąć udział w licytacji trzech programów finansowo-księgowe. Na aukcji znajdziecie Państwo programy o łącznej wartości przekraczającej 5 000 zł/brutto, które bez wątpienia usprawnią działanie Państwa firmy. W licytacji biorą udział:

• KPiR+RP Ekspert od 149,90 zł brutto,
• KsH+RP Biuro od 149,90 zł brutto,
• OBSP Ekspert od 99 zł brutto.

Grajmy wspólnie do końca świata i o jeden dzień dłużej!

Się ma!

Podobne posty:

• Wywiad z Maciejem Domagalskim – Dyrektorem Regionalnego Centrum Sprzedaży Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. w Poznaniu – cz. II
• Zaksięguj szablonowego księgowego
• Raporty Mailowe Jakością Roku 2009
• Połączyła ich jakość
• Rozwaga i rozsądek, czy przesadna oszczędność?

Mrozy niszczą dane? Jak to możliwe?

Drastyczne wahania temperatury połączone z wilgocią zgromadzoną w zakamarkach sprzętu komputerowego, to w zimie najczęstszy powód „wyczyszczenia” informacji z dysku.

Trochę fizyki nigdy nie zaszkodzi. Osoby, które używają okularów, przyzwyczaiły się do ich gwałtownego parowania po wejściu z zewnątrz do ciepłego pomieszczenia. Taki sam proces zachodzi w sprzęcie komputerowym, który transportujemy z domu do pracy. Gwałtowne wahania temperatury wywołują kondensację pary wodnej, co może spowodować zwarcie i utratę danych.

Jeśli chodzi o sprzęt to cierpliwość przede wszystkim

Intensywność procesu skraplania pary zależy od temperatury wychłodzonego urządzenia, im jest ona niższa, tym dłużej należy czekać na jego ogrzanie i wysuszenie. Właśnie oczekiwanie jest najlepszym sposobem na bezpieczne uruchomienie komputera. Nie należy sztucznie przyspieszać procesu ogrzewania. Grzejnik może ogrzać zewnętrzną część komputera, lecz nie poradzi sobie z jego wnętrzem.

Jak bronić sprzęt komputerowy przed mrozami?

Na rynku jest szeroki wybór toreb i plecaków przeznaczonych do transportu notebooków w zimie, które w pomogą utrzymać temperaturę pokojową w krótkim czasu np. podczas spaceru z do biura. W przypadku, gdy sprzęt będzie poddany działaniu mrozu dłuższy czas np. w samochodzie, nawet najlepsza torba nie pomoże. Przed uruchomieniem należy poczekać przynajmniej kilkadziesiąt minut, do osiągnięcia temperatury zbliżonej do pokojowej przez komputer.

Co w przypadku awarii sprzętu komputerowego?

Według specjalistów zajmujących się odzyskiwaniem danych, obecne temperatury kilkukrotnie zwiększają ryzyko utraty danych. W przypadku takiego nieszczęśliwego zdarzenia należy wstrzymać się z próbami samodzielnego odzyskania danych. Nieumiejętne działania mogą uniemożliwić odczytanie plików przez profesjonalistów – najlepiej od razu do nich zadzwonić.

Podobne posty:

• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Małe jest piękne, także w biurze
• Jak trwale zabezpieczyć cenne dane z naszego notebooka?
• Jak skutecznie kasować niepotrzebne ale wrażliwe dane?
• Czy składanie PIT-37 bez ePodpisu jest bezpieczne i wygodne?

Odpowiedz na zadane pytania jest tym bardziej skomplikowana, iż decyzja nie ogranicza się jedynie do kosztów zakupu programu, ale nierozerwalnie związana jest z finansowo – księgowym podłożem prowadzenia działalności. Producenci oprogramowania mają nadzieję, że zakup ich rozwiązań informatycznych, nie dość, że ułatwia i przyspieszy procesy księgowe i rozrachunkowe, to jeszcze zyska uznanie coraz to szerszego grona użytkowników.

Współczesny świat biznesowy masowo odchodzi od papierkowej biurokracji, na rzecz interaktywnych rozwiązań. Chcąc być cenionym i szanowanym przedsiębiorcą ceń swój czas i wykorzystuj możliwości, jakie oferuje rynek.

Co łączy lub co powinno łączyć wszystkie oprogramowania finansowo – księgowe?
Na to pytanie odpowiedź jest prosta aczkolwiek nie wszyscy o niej wiedzą – Ustawa o Rachunkowości. Wbrew powszechnemu przekonaniu dokument ten nie reguluje jedynie zasad rachunkowości oraz trybu badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów. Systemy finansowo – księgowe, również podlegają prawnym aspektom regulującym prowadzenie rachunkowości za pomocą systemów komputerowych. Posiadanie świadomości o istnieniu tych regulacji jest ważne nie tylko dla obecnych i przyszłych użytkowników systemów finansowo-księgowych, ale również innych osób, profesjonalnie posługujących się komputerami. Ustawa o Rachunkowości w sposób jasny i pełny określa zasady i procedury, których przestrzegać musi jednostka gospodarcza wykorzystująca tego typu oprogramowanie. Określa ona również, lecz nie bezpośrednio, minimum funkcjonalności, jakie musi posiadać stosowany przez firmę system komputerowy. Dlatego tak ważne dla producenta oprogramowania finansowo – księgowego jest stosowanie się do tych regulacji, by jego program był uznany przez użytkowników i jednostki nadzoru państwowego, jak Urząd Skarbowy.

Czym zatem różnią się programy księgowe między sobą i co może nas skłonić do ich zakupu?
Na pewno szata graficzna, sposób prezentacji danych, intuicyjność obsługi a co najważniejsze dodatkowe funkcjonalności to, to co odróżnia od siebie programy. Dla przykładu przechodząc na płaszczyznę kontaktów biznesowych prowadzisz firmę 6, a czasami 7 dni w tygodniu, stąd tydzień pracy Twoich pracowników odbiega od powszechnie przyjętego 5 dniowego tygodnia pracy od poniedziałku do piątku. W takim układzie zwróć uwagę na dostępność w programie regulowanego Kalendarza Pracy. Takie rozwiązanie pozwala w łatwy sposób określić tygodniowy rozkład pracy dla całej firmy, jak i poszczególnych grup roboczych.

Dla właścicieli firm, prezesów, kierowników na pewno przydatną opcją będą Raporty mailowe. Do tej pory, jeśli rozliczało nas biuro rachunkowe posiadające ok 50 firm, to na rozliczenie płac, poświęcało ono około 2 dni, w tym na sporządzenie w arkuszu kalkulacyjnym i wysłanie osobom zainteresowanym zestawień finansowych. Takie zestawienia mają z założenia zapewnić kierownikom oraz pracownikom najwyższego szczebla wgląd w przychody i wydatki firmy, celem wypracowania solidnego zysku rocznego i ograniczenia kosztów. Wykorzystując funkcjonalność modułu Raporty Mailowe, możliwe jest:

• generowanie raportów składających się z wielu zestawień księgowych obecnych w programie np.: zestawień miesięcznych lub rocznych, zestawień VAT-7, zbiorczych list płac, rejestrów zakupów oraz rejestrów sprzedaży,
• wysyłanie zestawień za pomocą wewnętrznego klienta email,
• wysyłanie zbiorczych maili, bez użycia zewnętrznego narzędzia do obsługi poczty elektronicznej.

A co z usługami pogwarancyjnymi, czy jesteśmy skazani za nie płacić?
Do takich usług zalicza się przeważnie serwis telefoniczny, interaktywne filmy instruktażowe, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ), czy przesyłanie archiwów programu do ekspertyzy specjalistów. Dostęp do tych form pomocy nie musi być skarbonką bez dna. Ich celem jest stworzenie bazy nieograniczonej pomocy w obsłudze programu, z której będą korzystali obecni i przyszli użytkownicy.

Rozwaga i rozsądek, przy wyborze i zakupie programu nie może ograniczać się jedynie do przesadnej oszczędność. Korzystaj z możliwości pobierania Bezpłatnych Startów® czy wersji demo dostępnych na stronie producenta. Pozwól sobie na niezobowiązujące poznanie programu i wybranie wersji dogodnej dla Ciebie i Twojej firmy. Nie ograniczaj się jedynie do opisów programów działaj aktywnie i sprawdź, jakie możliwości daje rynek oprogramowania dla firm.

www.varico.com

Podobne posty:

• Raporty Mailowe Jakością Roku 2009
• Zaksięguj szablonowego księgowego
• Varico wspiera WOŚP
• Połączyła ich jakość
• Oprogramowanie załączane do gazet

Najlepszą formą obrony jest atak, dlatego zdaniem Varico firmy z segmentu MSP powinny zainwestować w nowoczesne rozwiązania informatyczne, które staną się przewagą konkurencyjną podczas kryzysu.

Oto 10 zastosowań rozwiązań IT zwiększających konkurencyjność firmy:

1. Nowe kanały dystrybucji dzięki obecności w Internecie – posiadanie sklepu internetowego przestało być odbierane jako gadżet, obecnie to kolejny, często jeden z bardziej efektywnych sposobów na pozyskanie klientów. Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z integracji programu magazynowego i esklepu – zamówienia są automatycznie przesyłane do magazynu, a stany magazynowe są wyświetlane na bieżąco w Internecie.
2. Ustalenie i kontrola rentowności oferty – dzięki oprogramowaniu do obsługi sprzedaży przedsiębiorca może na bieżąco analizować rentowność asortymentu i podjąć decyzję dotyczącą jego zmiany. Taka decyzja przełoży się bezpośrednio na zysk firmy.
3. Obserwacja kosztów prowadzenia działalności – program księgowy w połączeniu z aplikacją do obsługi magazynu, pozwolą na przegląd struktury kosztów i wykrycie wpływu poszczególnych pozycji na rentowność przedsiębiorstwa.
4. Ułatwienie planowania rozwoju firmy – posiadając szczegółowe dane można z większą pewnością podejmować decyzje związane z inwestycjami. Z drugiej strony Dział Marketingu może zbadać skuteczność swoich działań i skupić się na tych najbardziej efektywnych.
5. Wsparcie przy rozliczaniu należności – automatyczne generowanie list dłużników i wezwań do zapłaty to za mało – konieczna jest pełna informacja o historii kredytowej klienta np. w systemie CRM, by ograniczyć posiadanie tzw. złych długów.
6. Zwiększenie zysków przez optymalne wykorzystanie szans sprzedażowych – pracownicy Działu Sprzedaży mogą analizować ile czasu poświęcili na obsługę klienta i w jakim stopniu przełożyło się to na ich zakupy (i zysk dla firmy). Kontakty z klientem zachowane w systemie CRM to wartość, która procentuje w przyszłości – pozwala na lepsze dopasowanie oferty do potrzeb, co przekłada się na większe prawdopodobieństwo zakupu.
7. Ograniczenie zapasów magazynowych – znając rotację poszczególnych towarów można ograniczyć zapotrzebowanie powierzchnię magazynową lub dokonać przesunięć na rzecz bardziej zyskownych towarów.
8. Minimalizacja kosztów księgowości i HR – automatyczne naliczanie wynagrodzeń, elektroniczna kartoteka pracowników, czy integracja programu do sprzedaży z oprogramowaniem księgowym to podstawowe i jednocześnie stosunkowo popularne sposoby na ograniczenie ilości pracy księgowej.
9. Pełna i zawsze aktualna informacja – dzięki zestawieniom i raportom, firma może szybciej analizować zmiany na rynku i lepiej dostosować się do jego potrzeb. Takie dane są szczególnie cenne dla działów sprzedaży, które muszą wsłuchiwać się w “głos rynku”.
10. Ograniczenie kosztów pracy – homeworking to inaczej praca w domu z wykorzystaniem Internetu, jest coraz popularniejsza, ponieważ pozwala na ograniczenie kosztów działania firmy np. zmniejszenie potrzebnej powierzchni biurowej.

Podobne posty:

• Przetargi elektroniczne – szansa dla MSP?
• Marża w handlu – czy to takie proste?
• Pomyśl, zanim wybierzesz CRM dla swojej firmy
• Małe jest piękne, także w biurze
• Poprawa obsługi klienta receptą na kryzys gospodarczy?