Podczas moich rozmów z przedsiębiorcami często pytam o to jak planują pracę. Aż dziwne, że w epoce komputerów i smartfonów bardzo często z dumą jest mi prezentowany … tradycyjny papierowy. Nie byłoby w tym nic dziwnego gdyby nie to, że taki papierowy kalendarz ma sporo wad.
Po pierwsze przedstawienie terminu z jednego dnia czy nawet godziny na inną jest bardzo kłopotliwe. Szczególnie jeśli robimy to często. Pokreślony kalendarz jest bardzo nieczytelny i często już nie wiadomo co jest aktualne a co nie. Po drugie tego co zapiszemy na papierze nie możemy nikomu udostępnić. Nie chodzi tu wcale o to aby pokazywać swoje wszystkie zapiski w kalendarzu, ale aby uzgadniać na przykład wolne terminy. Z doświadczenia wiem, że ustawienie spotkania kilku dość zajętych osób może trwać wiele dni i wymagać pisania kilkudziesięciu emaili i do tego jeszcze telefonów. Wszystko właśnie przez to, że nie wiemy z góry czy ktoś ma czy nie ma zajętego terminu. Prawdziwy dramat rozgrywa się jednak wtedy gdy spotkanie raz już zaplanowane trzeba przełożyć na inny termin. Poprzednie ustalenia nie są już istotne a dokonanie nowych to praca od początku.
Kalendarz papierowy niestety nie przypomni nam o planowanym ważnym spotkaniu czy telefonie do wykonania. Notując na papierze możemy zapomnieć o jakimkolwiek przeszukiwaniu naszych zapisków, chyba, że mamy sporo czasu i będziemy mozolnie wertować cały kalendarz. W papierowej wersji nie możemy także niczego podłączyć do naszego zapisku w kalendarzu. A podłącza się dzisiaj całkiem sporo. Odnośniki do stron WWW, inne terminy w kalendarzu, pliki z tekstami czy arkusze kalkulacyjne.
A wszystkich tych kłopotów możemy łatwo uniknąć. I to za darmo. Informatyka oferuje bardzo dużo programów do planowania dnia i to zarówno dla pojedynczych osób jak i dla grup. Wiele z nich to aplikacje darmowe a ich wdrożenie w firmie zajmuje często jeden dzień. Dodatkowo dobre programy tego typu potrafią integrować się z innymi i korzystać na przykład jednocześnie z kalendarza Google oraz własnego przechowywanego na dysku.
Kalendarz komputerowy ma szereg cech niedostępnych dla wersji papierowej. O wielu nawet się kiedyś ludziom nie śniło. Możemy na przykład wczytywać zaplanowane spotkania w całej naszej firmie, sprawdzać w ten sposób zarezerwowane zasoby (rzutnik, salka konferencyjna, samochód etc.), podejrzeć kalendarz pracownika, którym zarządzamy a nawet automatycznie wczytywać spotkania.
Wiele kalendarzy sieciowych podobnie jak Google Calendar oferuje także powiadomienia SMS o mających się odbyć wydarzeniach. Dodatkowo bez wysiłku mamy wczytane wszystkie święta, nawet te, które nie są wolne od pracy. Możemy mieć dostęp do pełnej listy solenizantów (a nie tylko kilku imion jak w wersji papierowej). Bardzo przydatne jest udostępnianie innym współpracownikom listy wolnych naszych terminów bardzo przydatnych przy planowaniu. Bardzo łatwo możemy powiadomić inną osobę o terminie spotkania, które już wpisaliśmy do naszego kalendarza.
Kalendarz w komórce
Jakby tego było mało to nasz kalendarz może być bez problemu dostępny w telefonie komórkowym i wszystko co wpiszemy w komórce pokaże się zaraz w naszym komputerze.
Czy w takim otoczeniu technicznym nie pracuje się przyjemnie?
Autorem wpisu jest Rafał Łożyński
\\ tags: kalendarz
