Czy to możliwe, by jedna drukarka mogła zapewnić nam pracownikom to wszystko?

Nie wiemy, ale czytelnicy naszego bloga mogą to samodzielnie sprawdzić podczas testów urządzenia HP Laserjet Pro P1606 dn.  Dzięki uprzejmości firmy HP udostępnimy jednemu z uczestników (lub uczestniczek) konkursu drukarkę, by samodzielnie ocenił jej przydatność w małej i średniej firmie. Po zakończeniu badania urządzenie wielofunkcyjne  HP Laserjet Pro P1606 dn pozostanie w jego biurze – to główna nagroda w konkursie organizowanym przez Varico i HP.

Jak wygrać drukarkę HP Laserjet Pro P1606 dn?

To proste! wystarczy w kilku zdaniach odpowiedzieć na pytanie “Jakie funkcje poza drukowaniem powinna mieć biznesowa drukarka HP”? Każda firma jest inna i ma zróżnicowane potrzeby dotyczące rozwiązań biurowych – przedstaw nam jak nowoczesny sprzęt od HP ułatwi pracę w biurze. Pomocne będą materiały dotyczące drukarki przedstawione na stronie producenta. Wystarczy chwila wykorzystana na wysłanie odpowiedzi krótszej niż 500 znaków do dnia 31.08.2010.

Czy coś jeszcze muszę wiedzieć o konkursie?

Spośród wysłanych odpowiedzi wyłonimy jedną, która najbardziej zwróci naszą uwagę – jej autor otrzyma urządzenie HP i przedstawi w krótkiej recenzji swoje opinie o drukarce. Pięć kolejnych osób otrzyma od nas nagrody pocieszenia, jakimi są torby marki HO::LO.

Wszystkie nagrody ufundowała firma HP.

Odpowiedź na pytanie konkursowe będzie prosta, jeśli jesteś pracownikiem firmy z segmentu MSP lub przedsiębiorcą. Jeśli nie zaliczasz się do żadnej z tych grup to regulamin konkursu nie możesz brać udziału w konkursie.Podobne posty:

• HP P3015d – złe miłego początki
• HP LaserJet P3015d – końcowa opinia o drukarce
• Małe jest piękne, także w biurze
• Oprogramowanie dla biura rachunkowego
• Wdrożenie CRM – kto nad tym zapanuje?

Policjanci zajmujący się zwalczaniem przestępczości gospodarczej KWP w Poznaniu wspólnie z funkcjonariuszami KP Poznań-Grunwald zabezpieczyli w jednej z poznańskich firm 7 komputerów z nielegalnym oprogramowaniem. Według wstępnych szacunków właściciele praw autorskich ponieśli straty rzędu prawie 200 tysięcy zł. Za przestępstwo to grozi kara nawet 5 lat więzienia. Wstępna analiza przeprowadzona przez policjantów w siedzibie firmy wykazała, że żaden komputer nie posiadał legalnego programu.

W opisanej firmie właściciele wyszli z błędnego założenia, że można nie kupować niczego, począwszy od systemu operacyjnego, dalej narzędzi, programów graficznych, programów do projektowania a na bardzo specjalistycznym oprogramowaniu kończąc. Skończyło się źle i z tym trzeba się niestety liczyć, jeśli przyjmiemy takie założenie. Zdecydowanie lepiej jest założyć, że oprogramowanie trzeba kupować, ale nie każde i nie zawsze należy wybierać takie, które dużo kosztuje.

Zacznijmy od systemu operacyjnego. Każdy komputer musi mieć jakiś system, bo bez niego nie da się na nim pracować. Nie zawsze jednak musi to być system, za który trzeba zapłacić. Można wybrać system operacyjny Linux, którego wiele wersji nie obliguje nas do ponoszenia opłat licencyjnych. Oczywiście każdy właściciel firmy musi sam sobie odpowiedzieć na pytanie czy Linux będzie odpowiednim systemem operacyjnym. Prawdopodobnie ze względu na liczne przyzwyczajenia użytkowników będzie jednak zmuszony wybrać system Windows (XP, Vista lub 7) na stanowiskach roboczych. Na komputerze będącym serwerem firmy już prawdopodobnie będzie inaczej. Zawsze warto w takim przypadku zasięgnąć porady, gdyż oszczędności na zakupie licencji mogą być naprawdę spore.

Często jednak kupujemy komputer już z licencją na system Windows i wtedy możemy od razu przejść do tematu zakupu następnych licencji na oprogramowanie.

Pierwszą potrzebą w firmach jest pakiet biurowy, czyli edytor tekstu, arkusz i czasami pakiet do prezentacji oraz baza danych. Wybór jest w zasadzie prosty: płatny pakiet MS Office albo bezpłatny Open Office.

Następnie myślimy o programach do obsługi Internetu, przeglądarce i poczcie elektronicznej. Pakiety internetowe są w zasadzie bezpłatne i producent nie ma tu znaczenia. W ramach systemu Windows mamy mało już popularne w Polsce Internet Explorer czy Outlook Express, a od Fundacji Mozilla dostaniemy przeglądarkę Firefox, czy program do obsługi poczty Thunderbird.

Oprócz narzędzi specjalistycznych na przykład do księgowości, sprzedaży, obróbki grafiki czy projektowania warto rozważyć zakup licencji na pakiety ochrony naszych komputerów, a głównie programy antywirusowe. Są dostępne co prawda rozwiązania darmowe, ale najlepiej sprawdza się system podwójnej ochrony: pakiet płatny + darmowy jednocześnie. Ponieważ ze względów technicznych trudne lub wręcz niemożliwe jest posiadanie dwóch pakietów antywirusowych zaleca się aby program antywirusowy pochodził od jednego producenta a pakiet do ochrony przed złośliwym czy szpiegującym oprogramowaniem (tzw. spyware) od drugiego. W roli tego drugiego pakietu całkiem dobrze sprawdza się darmowy SpyBot.

Jak widać w wielu sytuacjach można świadomie podjąć decyzje o wyborze oprogramowania i nie narażać się na bardzo przykre konsekwencje. Opisana historia ma jednak drugie dno:

Zabezpieczone komputery zostaną jednak przekazane do analizy biegłym informatykom, którzy dokładnie określą ilość oraz rodzaj wykorzystywanych programów komputerowych, których użytkowanie zależne jest od posiadanej licencji.

Wszystkie komputery z tej firmy zostały zabrane i zabezpieczone w policyjnym laboratorium. Oznacza to nie tylko to, że aktualnie nie można pracować (nowe komputery można przecież kupić), ale nie ma także bieżących danych i często skomplikowanych konfiguracji. Opisana firma może przez wiele tygodni nie pracować właściwie, o ile w ogóle przetrwa. Jedno jest jednak pewne – będzie musiała zmierzyć się z zapłatą olbrzymiej kary, zaległych opłat licencyjnych i obsługi prawnej.

A mogło być inaczej …Podobne posty:

• Dla kogo jest Microsoft Office 2010 i kiedy warto go kupić?
• Oprogramowanie załączane do gazet
• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.
• Czym jest Bezpłatny Start w świecie oprogramowania?

Mrozy niszczą dane? Jak to możliwe?

Drastyczne wahania temperatury połączone z wilgocią zgromadzoną w zakamarkach sprzętu komputerowego, to w zimie najczęstszy powód „wyczyszczenia” informacji z dysku.

Trochę fizyki nigdy nie zaszkodzi. Osoby, które używają okularów, przyzwyczaiły się do ich gwałtownego parowania po wejściu z zewnątrz do ciepłego pomieszczenia. Taki sam proces zachodzi w sprzęcie komputerowym, który transportujemy z domu do pracy. Gwałtowne wahania temperatury wywołują kondensację pary wodnej, co może spowodować zwarcie i utratę danych.

Jeśli chodzi o sprzęt to cierpliwość przede wszystkim

Intensywność procesu skraplania pary zależy od temperatury wychłodzonego urządzenia, im jest ona niższa, tym dłużej należy czekać na jego ogrzanie i wysuszenie. Właśnie oczekiwanie jest najlepszym sposobem na bezpieczne uruchomienie komputera. Nie należy sztucznie przyspieszać procesu ogrzewania. Grzejnik może ogrzać zewnętrzną część komputera, lecz nie poradzi sobie z jego wnętrzem.

Jak bronić sprzęt komputerowy przed mrozami?

Na rynku jest szeroki wybór toreb i plecaków przeznaczonych do transportu notebooków w zimie, które w pomogą utrzymać temperaturę pokojową w krótkim czasu np. podczas spaceru z do biura. W przypadku, gdy sprzęt będzie poddany działaniu mrozu dłuższy czas np. w samochodzie, nawet najlepsza torba nie pomoże. Przed uruchomieniem należy poczekać przynajmniej kilkadziesiąt minut, do osiągnięcia temperatury zbliżonej do pokojowej przez komputer.

Co w przypadku awarii sprzętu komputerowego?

Według specjalistów zajmujących się odzyskiwaniem danych, obecne temperatury kilkukrotnie zwiększają ryzyko utraty danych. W przypadku takiego nieszczęśliwego zdarzenia należy wstrzymać się z próbami samodzielnego odzyskania danych. Nieumiejętne działania mogą uniemożliwić odczytanie plików przez profesjonalistów – najlepiej od razu do nich zadzwonić.

Podobne posty:

• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Małe jest piękne, także w biurze
• Jak trwale zabezpieczyć cenne dane z naszego notebooka?
• Jak skutecznie kasować niepotrzebne ale wrażliwe dane?
• Czy składanie PIT-37 bez ePodpisu jest bezpieczne i wygodne?

Wszystko dziecinnie proste i niesamowicie wygodne. Akurat moja wersja jest angielska stąd takie właśnie napisy.

Nadanie faksu ogranicza się do wyboru pliku i numeru (albo kontrahenta z listy). Mogę nadawać pliki w formacie PDF, TIFF i zwykłe teksty. W tym przypadku bardzo użyteczny będzie eksport do formatu PDF dostępny w pakiecie OpenOffice. A jak już przyjdzie do mnie faks to wygląda on mniej więcej tak:

Jeśli chcę podejrzeć faks klikam po prostu na miniaturze z lewej strony. Z dostępnych opcji jest także obracanie stron (bardzo przydatne!), wysyłka eMailem faksu jako PDF, import w postaci PDF a nawet odpowiedź na faks.

Czy ktoś jeszcze chce używać czegoś innego do faksowania?Podobne posty:

• Nasz stary poczciwy fax – czy jeszcze ma rację bytu?
• Dlaczego warto używać przeglądarki FireFox w biznesie?
• Oprogramowanie dla agencji reklamowych
• Magiczne słowo “repozytorium”
• Oprogramowanie załączane do gazet

Globalne oszczędności

Cięcie budżetu w małej firmie zwykle zaczynają się od środków przeznaczonych na integrację pracowników i właśnie inwestycje w sprzęt komputerowy. Plany modernizacji infrastruktury informatycznej są gruntownie analizowane i odkładane na bliżej nie określoną przyszłość. Co zrobić, gdy wymagany jest nowy laptop, a księgowość przygląda się każdej wydanej złotówce?
Odpowiedzią wydają się netbooki – małe, lekkie i tanie laptopy, które zawojowały światowy rynek. Posiadają pełną funkcjonalność standardowego komputera biurowego, czyli są wystarczające do skorzystania z internetu, wysłania poczty elektronicznej, obsługi pakietu biurowego, prowadzenia wideokonferencji i przeprowadzania prezentacji.

Rzut okiem na netbooki

Netbook to podgrupa komputerów typu laptop o bardzo niskiej wadze (około 1 kilograma), z małą klawiaturą w układzie QWERTY oraz touchpadem. Ekran ma niewielką przekątną 7-10 cali, lecz zwykle oferuje przyzwoitą rozdzielczość 1024×600, w jego obudowie wbudowana kamera internetowa. Do tego dochodzi kilka portów USB, gniazdo do podłączenia monitora / rzutnika, niekiedy modem lub moduł Bluetooth
Zwykle w środku znajduje się energooszczędny procesor Atom, 1 GB pamięci RAM, dysk twardy o pojemności do 160 GB, zintegrowana karta graficzna, sieciowa oraz Wi-Fi. Co ciekawe zwykle netbooki nie posiadają napędu optycznego, przez co bateria pozwala na kilka godzin pracy.
Wymiary tego sprzętu są mniejsze niż kartka A4 – na tej powierzchni mieści się wszystko, co jest potrzebne do pracy. Zwykle instalowany jest system operacyjny Microsoft Windows XP Home lub jedna z dystrybucji Linuksa.

Po co mi taki maluszek?

Wybór sprzętu komputerowego należy poprzedzić analizą potrzeb użytkownika – warto sobie zdać sprawę, że netbook to nie komputer dla każdego. To urządzenie jest rozwiązaniem idealnym dla osób, które potrzebują mobilności – chcą sprawdzić pocztę w podróży, napisać tekstu lub poprawić prezentację. Wydajna bateria i małe wymiary pozwalają nosić go nawet w damskiej torebce, bez obaw o nadwyrężenie pleców. Klawiatura oraz ekran są wyraźnie większe od tych znanych z palmtopów i komórek – pozwalają na rzeczywistą pracę poza biurem. Niektórzy przeciwnicy tego typu komputerów zarzucają im, że ekran nie nadaje się do dłuższej pracy – naszym zdaniem ekran 10,2 cala jest bardziej niż wystarczający. Cena, około 1200 zł brutto, jest wyraźnie niższa od ceny markowego laptopa.

Nie wszystko złoto…

Niestety netbooki mają liczne wady, które dyskwalifikują je w niektórych obszarach zastosowań. Ze względu na relatywnie słaby procesor, nie można zastosować go do bardziej zaawansowanych prac jak np. obróbka DVD, czy grafiki. Ekran wystarczający do prac biurowych, dla profesjonalnego grafika niewiele się różni od tego z telefonu komórkowego. Niektórych może odstraszać brak nagrywarki CD, choć można podłączyć zewnętrzne urządzenie – w tym przypadku tracimy dużą część mobilności.

Quo Vadis laptopie?

Prekursorem zmian w konstrukcji małych i tanich laptopów był Eee PC firmy Asus. Gdy jego sprzedaż przekroczyła najśmielsze oczekiwania, do wyścigu stanęli inni producenci: potentat na rynku Acer, HP, MSI, Samsung, Toshiba itd. Pozwala to na dobranie lepszej oferty do specyficznych potrzeb użytkownika – Eee PC, wydaje się zabawką przy obecnie sprzedawanych modelach.

Rok 2008 bez sprzecznie należał do netbooków, nic nie wskazuje, żeby w roku 2009 ten trend miał się odmienić. Podjęcie decyzji dotyczącej zakupu nowego sprzętu jest obwarowane wieloma warunkami, ze względu na nieustanne zmiany kursu dolara ceny wzrastają. Z kolei technologia nieustannie pędzi do przodu i każdego miesiąca wypuszczane są kolejne, lepsze modele netbooków w coraz niższych cenach. Nikt nie spodziewa się, żeby kryzys spowodował załamanie rynku sprzętu komputerowego, tak jak to było w przypadku branży motoryzacyjnej. Komputer na stałe zagościł w biurze i jest traktowane jako podstawowe i często jedyne narzędzie pracy, a nie gadżet.

W naszej opinii, jeśli potrzebują Państwo taniego i lekkiego komputera do pracy biurowej, gdzie właśnie mobilność jest podstawowym kryterium wyboru, to właśnie netbook jest właściwym rozwiązaniem. Jego wady są w pełni rekompensowane przez jego poręczność i niską wagę – to idealny sprzęt dla przedstawicieli handlowych i innych osób, które często pracują w terenie.Podobne posty:

• Mrozy i laptop to złe połączenie
• HP P3015d – złe miłego początki
• Wdrożenie CRM – kto nad tym zapanuje?
• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• eLearning w MSP – argumenty za i przeciw

Faksy od co najmniej kilku lat są w odwrocie. Powszechne użycie komputerów, szerokopasmowy Internet a przede wszystkim wygoda użycia poczty elektronicznej powodują, że faks odchodzi w przeszłość. Ale póki co jeszcze nie odszedł. Kiedy odejdzie nie wiadomo, więc praktycznie każda firma musi (powinna?) mieć faks. I ma, ale najczęściej standardowy, czyli w postaci urządzenia podłączonego do prądu i gniazdka telefonicznego.

Takie rozwiązanie choć najczęściej spotykane ma ogromnie dużo wad i zupełnie nie przystaje do rzeczywistości. Wymienię tylko najważniejsze mankamenty tego rozwiązania:

• koszty - papier do faksów jest papierem drogim, szczególnie w czasach kryzysu i jeśli służy głównie do drukowania faksów z reklamówkami, a nie z zamówieniami od klientów. Tych pierwszych jest zapewne wielokrotnie więcej. Poza tym, aby cokolwiek wysłać musimy tekst czy grafikę wydrukować aby włożyć do faksu. Te wydruki nie są najczęściej do niczego innego później potrzebne i podnoszą tylko koszty.
• brak integracji – faks jest autonomiczny, ale za to nie powiadamia nikogo, że przyszedł faks (szczególnie jeśli chodzi o ważny dokument), jedynie go drukuje i można podchodząc do urządzenia to sobie sprawdzić. Współczesne czasy jednak powodują konieczność informowania o sprawach ważnych przez eMail/SMS, a tego nie da się rozwiązać z użyciem najbardziej poczciwego faksu starego typu. Powiadomienie to jednak tylko początek, treść faksu może przecież być wysłana eMailem i to do różnych osób w zależności od tego skąd faks nadszedł. Tego także nie uda się osiągnąć.
• jakość -zdarzyło mi się kiedyś współpracować z agencją reklamową, która wysyłała do mnie dokumenty drukując je na drukarce laserowej i następnie wysyłając standardowym faksem. Niestety, ponieważ nie wysyłali oni faksów do samych siebie, to także nie sprawdzali w jak skandalicznie niskiej jakości są one wysyłane. Faks był zwyczajnie zużyty a dodatkowo także brudny, wydruki nie były czytelne i miały mnóstwo smug.

Tymczasem o czym nadal niewielu przedsiębiorców wie istnieje faks “komputerowy”. W Varico takie urządzenie pierwszy raz wdrożyliśmy do użycia w roku … 1992, ale od tego czasu bardzo niewiele się zmieniło. Najczęściej jednak panuje błędne przekonanie o tym, że wdrożenie tego rozwiązania jest: kosztowne, trudne, żmudne a na końcu … i tak niewiele to zmieni w stosunku do standardowego faksu. Otóż wszystkie te przekonania są błędne. Wdrożenie takiego rozwiązania jest:

• tanie – z reguły są to koszty rzędu setek a nie tysięcy złotych
• szybkie – wszystko zamyka się najczęściej w ciągu jednej wizyty specjalisty
• łatwe – nauczenie się korzystania jest dziecinnie proste, gdyż odbiór faksu nie różni się niczym od odbioru poczty elektronicznej, a nadawanie od zwykłego wydruku na drukarce!
• opłacalne - gdyż zyskujemy zupełnie nową jakość.

Co zyskujemy przechodząc na nowy sposób obsługi faksu za pomocą komputera?

• jakość – faksy wychodzące są najwyższej możliwej jakości, a jedyne usterki mogą wynikać jedynie z problemów związanych z łącznością czyli czymś co leży po stronie firmy telekomunikacyjnej i na co z reguły nie mamy już żadnego wpływu. Przy dobrym łączu (a tak jest dzisiaj najczęściej!) wydruki są “jak z igły zdjęte”, czy jak kto woli bardziej żargonowo “jak żyletka”.
• komunikacja – każdy faks jak tylko przyjdzie do firmy jest wysyłany pocztą elektroniczną pod wskazany adres. Na tym jednak nie koniec. Można wyobrazić sobie, że faksy od konkretnych nadawców będą wysyłane do wybranych osób np. faks z agencji reklamowej wprost do Działu Marketingu. Co więcej, jakby chcieć iść dalej to faks można połączyć z powiadomieniami SMSem i wtedy nie tylko faks jest wysyłany, ale konkretna osoba otrzymuje dodatkowo powiadomienie na telefon komórkowy. Oczywiście te bardziej skomplikowane przykłady są nieco droższe we wdrożeniu, ale nadal mogą być bardzo atrakcyjne.
• wygoda – jeśli faks już przyjdzie do firmy to dość często się zdarza, że robimy wprost na nim notatki i odsyłamy go do nadawcy. W takiej sytuacji warto posłużyć się programem przekształcającym faks na tekst (tzw. OCR) i wtedy łatwiej jest opatrzyć tekst uwagami czy też dokonać w nim poprawek. Na końcu wystarczy efekt naszej pracy wydrukować na drukarkę o nazwie “fax” i … gotowe!
• lista adresowa – chcąc nadać faks do klienta czy kontrahenta możemy pobrać go z listy a nie “wstukiwać” numer faksu do komputera. Jest to kolejny szczebel wyżej, gdyż nie musimy pamiętać numerów faksów, a jedynie to co już wiemy czyli na przykład nazwę osoby czy firmy, do której nadajemy dokument.

Czy zatem standardowy poczciwy faks ma jeszcze rację bytu? Jego zakup wiele lat temu już na pewno nam się zwrócił, a czas na nową jakość i dostosowanie do wymogów świata, w którym żyjemy.Podobne posty:

• Jak wygodnie korzystać z faksu firmowego?
• Oprogramowanie dla agencji reklamowych
• Oprogramowanie załączane do gazet
• Spersonalizowana wysyłka SMSów do klientów
• Strona WWW w leasingu – czy to możliwe?

Jak wynika z pobieżnego przeglądu dysków na dyskach firmowych, które mogą znaleźć się w niepowołanych rękach nadal są cenne dane firmowe. Wynika to przede wszystkim z braku wiedzy i stosownych procedur. Z reguły na potrzeby mniejszych firm zupełnie wystarczą specjalne programy do kasowania danych a w przypadku konieczności zniszczenia nośników (np. starych dyskietek) polecamy usługi profesjonalnych firm nieszczących. W obu przypadkach warto skorzystać z pomocy profesjonalnych doradców IT.Podobne posty:

• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Mrozy i laptop to złe połączenie
• Open Source – czas już poznać bliżej tę nazwę!
• Jak wygodnie korzystać z faksu firmowego?
• Blog firmowy – czy warto posiadać we własnej firmie?