Na pewno nie zaczynajmy od najprostszego czyli od ceny. Biuro rachunkowe to zbyt poważny biznes i zbyt jest zależny od dobrych narzędzi, aby oszczędności nawet kilkuset złotych miały dla niego znaczenie. Dzień pracy księgowego więcej jest wart niż przeciętna różnica w cenie oprogramowania. Rynek jest już zbyt dojrzały, aby można było bezkarnie windować ceny w górę.

Zacznijmy od tego co najważniejsze.

Doświadczenie

Ile firma, która dostarcza nam podstawowego narzędzia pracy istnieje na rynku?

Od kiedy tworzy oprogramowanie dla księgowości?

Jaki ma zespół ludzi, którzy stoją za oprogramowaniem?

Jakie ma certyfikaty i nagrody?

Na ile ma sprawny serwis i procedury obsługi?

Czy ma system zapewnienia jakości programów i serwisu?

Z tym zespołem wiążemy się na kilka lat, nie na kilka dni czy miesięcy. Zmiana programu jest zbyt kosztowna, aby co roku mieć nowe oprogramowanie. Migracja danych, szkolenia i wdrożenie pochłonęłoby kilkanaście lub nawet w większym biurze kilkadziesiąt tysięcy złotych. Nie licząc kosztu zakupu nowego programu gdyż przesiadając się często stracimy wszelkie dotychczasowe zniżki.

Funkcjonalność

Warto pamiętać, że to co dobre dla przeciętnego księgowego w biurze rachunkowym może się nie sprawdzić. Dlaczego? Gdyż w biurze obsługuje się kilkadziesiąt a często nawet kilkaset firm. Spektrum problemów księgowych jest o wiele szersze i oprogramowanie musi temu sprostać. Podam tu dwa przykłady opcji, które mogą znacznie utrudnić jeśli nie uniemożliwić obsługę niektórych firm w biurze rachunkowym.

Spółki lekarskie - ze względu na specyfikę często mają bardzo złożone podatkowo umowy, na przykład zmienny co miesiąc jest procentowy udział w przychodach i kosztach spółki. To skutkuje znacznym stopniem skomplikowania obliczeń podatku dochodowego dla wspólników.

50% koszty uzyskania przychodów – wiele firm wykorzystuje prawo autorskie, aby liczyć podwyższone koszty dla twórców. Bez automatów do obliczania płac w takich przypadkach niezbędne będzie liczenie tego “na piechotę” w zewnętrzny arkuszu kalkulacyjnym, aby na końcu … z powrotem wpisać wyniki cząstkowe do programu. Podwójna niepotrzebna praca.

W każdym biurze rachunkowym ze względu na specyfikę doboru klientów i możliwe specjalizacje trzeba listę takich funkcji opracować indywidualnie.

Proces doboru oprogramowania

Wybraliśmy już dostawcę i konkretne oprogramowanie. Warto skorzystać z doświadczeń innych i przeprowadzić cały proces nie tylko bezpiecznie, ale także z dużym spokojem. Kiedy najlepiej zacząć?

Zmianę oprogramowania najlepiej przeprowadzić od początku nowego roku podatkowego czyli na przełomie grudnia i stycznia. W praktyce odbędzie się to pod koniec stycznia gdy będą już dostępne pierwsze partie dokumentów za styczeń. Aby przełom roku przebiegł gładko do sprawy trzeba wziąć się … w wakacje letnie czyli właśnie teraz! Tych kilku miesięcy potrzebujemy aby proces przejścia nastąpił płynnie.

1. Jeśli mamy już wybrany program wypróbujmy jego wersję darmową – z reguły będzie to wersja DEMO. Następnie kupmy najprostszą wersję do prowadzenia księgowości pojedynczej firmy. Zakup ten najlepiej dokonać w sierpniu.
2. Do próbnego użycia nowego programu wybierzmy odpowiednią firmę. Niezbyt dużo dokumentów, ale dość złożony przypadek podatkowy. Tak, aby wypróbować wiele wariantów i się nie zbytnio nie napracować
3. Od wrześnie zaczynamy prowadzić na nowym programie księgowość wybranej firmy. Oczywiście prowadzimy ją także na starym programie. Mamy więc niejako podwójną pracę, ale jest to nasza polisa ubezpieczeniowa.
4. Jedna wybrana księgowa (ten zawód jest bardzo sfeminizowany) prowadzi wybraną firmę przez miesiąc czy dwa – we wrześniu i październiku. W listopadzie robimy szkolenia wewnętrzne dla pozostałych księgowych w biurze.
5. W grudniu ruszają pilotaże dla pozostałych stanowisk w biurze.
6. Pod koniec roku dokonujemy zakupu pozostałych licencji dla całego biura rachunkowego i wszystkich stanowisk komputerowych. Być może oprogramowanie będzie wymagało zakupu nowego serwera czy nawet specjalistycznej bazy danych. Warto wziąć poprawkę na proces wdrażania nowego serwera. Z reguły dwa tygodnie są okresem policzonym ze sporym zapasem na ewentualne poprawki.

Jeśli coś pójdzie nie po naszej myśli na początku października możemy jeszcze zmienić dostawcę na innego i szybko wypróbować nowe oprogramowanie. Na wdrożenie i szkolenie będzie wówczas mniej czasu, ale jest tak zwany plan B czyli awaryjny.

Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu oprogramowania w biurze rachunkowym? Skontaktuj się z nami.

Podobne posty:

• Produkcja oprogramowania “własnym sumptem”
• Oprogramowanie załączane do gazet
• Czym jest Bezpłatny Start w świecie oprogramowania?
• Open Source – czas już poznać bliżej tę nazwę!
• Jakie powinno być nowoczesne oprogramowanie dla MSP?

Cel projektu

Każdy projekt to jasno sprecyzowany cel. Jeśli nie wiemy co chcemy osiągnąć przyszłość jest mglista i niepewna. A dobry cel to cel mierzalny i osiągalny. Trzeba go poprawnie opisać. Na przykład celem wdrożenia nowej strony WWW jest zdobycie 10.000 odsłon w miesiącu przy nie wyższym niż 60% wskaźniku odrzuceń. Ten ostatni to według definicji zaczerpniętej z Google: “procent odwiedzin tylko jednej strony lub odwiedzin, podczas których osoba opuściła witrynę po zobaczeniu strony wejściowej (docelowej)”. Tak zdefiniowany cel jest biznesowo ambitny. Nie chodzi nam przecież o to, aby 10.000 dzieci weszło na naszą stronę w poszukiwaniu gier i szybko ją opuściło z dezaprobatą. My chcemy zdobywać nowych klientów i na tym zarabiać.

Dobre projekty

W biznesie nie wszystko jest jednak projektem. Jeśli już zaczniemy używać narzędzia tej klasy co dotProject szybko zauważymy chęć do wpisywania do niego wielu innych spraw, które projektami nie są. Dotyczy to zadań realizowanych periodycznie, co tydzień czy co miesiąc. To są typowe działania operacyjne a nie projekty, które z natury rzeczy są za każdym razem trochę lub zupełnie inne od poprzednich. Szybko więc nasze narzędzie do zarządzania projektami zacznie przypominać zwykły blog do opisu kto i co zrobił. A nie taki powinien być cel jego użycia. Starajmy się bardzo, aby każdy projekt miał:

• menedżera – i to takiego, który wie o co w tym chodzi i jak rozmawiać z ludźmi
• cel - aby każdy kto uczestniczy w projekcie wiedział do czego zespół dąży
• datę - biznes to działanie o określonym koszcie i czasie

Zadania

Także poszczególne zadania powinny być dobrze opisane i określone o co w nich chodzi. Realizatorów zadania może być wielu, ale odpowiedzialny tylko jeden. Najlepiej jeśli przyjmiemy zasadę, że odpowiedzialny za zadanie ma je przypisane na 100% a realizujący (pomocnicy) na mniej niż sto np. na 50 czy 20% w zależności od zaangażowania.

Należy zdecydowanie oprzeć się pokusie wpisywania do systemu dotProject list zadań na miesiąc czy kwartał dla danej osoby czy grupy osób. Od tego jest kalendarz! Zadanie to nie projekt. Jeśli coś mogą załatwić dwie osoby pracujące na co dzień biurko w biurko trzeba także przemyśleć czy praca związana z opisaniem zadań i ich wpisaniem do systemu i późniejszym zarządzaniem nie będzie czasem sztuką dla sztuki.

Powiadomienia

DotProject podobnie jak większość systemów tego typu potrafi powiadamiać o rożnych zdarzeniach. Dla niedoświadczonych jest to fantastyczne pole do nadużyć. Powiadomienia będą wysyłać przy każdym zdarzeniu i najlepiej do wszystkich a już szczególnie do kierownictwa. To duży błąd. Niedoinformowanie jest równie groźne jak nadmiar informacji. Wpisujmy w kontaktach do projektu czy zadania tylko te osoby, które naprawdę są zainteresowane projektem lub zadaniem. Szef, który zacznie otrzymywać każdy log każdego zadania w najlepszym razie będzie usuwał a w najgorszym zaznaczy te powiadomienia jako … SPAM. I kłopot gotowy.

Zadania zależne

W momencie przygotowywania projektu warto już zawczasu przewidzieć co się będzie działo w przypadku przesunięcia terminów. Dzieje się to bardzo często i warto sobie ułatwić pracę. W zasadzie to właśnie po to zarządzamy projektami aby poradzić sobie z dwoma problemami: przesunięcia w czasie i zwiększenie kosztów projektu. Jakby te dwa problemy były marginalne zarządzanie projektami nie wymagałoby pomocy IT. Jeśli zapiszemy każde zadanie projektu jako niezależne to w przypadku przesunięć w czasie mamy do wykonania całkiem sporą pracę polegającą na przesunięciu kolejnych zadań. Jeśli tego nie zrobimy projekt wpisany do systemu nie będzie odzwierciedlał tego, który toczy się w rzeczywistości i mamy “rozdwojenie jaźni”. Aby przy przesunięciu jednego zadania nie mieć dodatkowej pracy należy już przy wpisywaniu projektu powiązać zadania wprowadzając zależności. Jeśli zadanie zależy od zakończenia innego zadania to w przypadku przesunięć zadanie zależne zostanie automatycznie przesunięte do przodu. Będzie to od razu oznaczało przesunięcie w czasie całego projektu, ale operacja ta przebiegnie automatycznie nie zmuszając nas do ręcznego przesuwania dat w kolejnych zadaniach.

Musimy osiągnąć taką sytuację jak na wykresie Gantt’a poniżej, na którym zależność pomiędzy zadaniami została zaznaczona w postaci strzałek.

Aby osiągnąć taki efekt wpisując kolejne zadanie zależne od poprzedniego wchodzimy do zakładki Zależności:

Na czerwono pokazano jak należy zaznaczyć opcje (obie są domyślnie ustawione inaczej):

• Ustaw datę rozpoczęcia zadania bazującą na zależnościach
• Śledzenie zależności na włączone

Za pomocą klawisza > (niebieska ramka) przesuwamy zadania pomiędzy listą wszystkich zadań projektu a listą zadań, od których zależy wpisywane zadanie. Może być ich wiele (w przykładzie jest jedno).

Życzę, aby te opcje nie były często przydatne. Będzie to oznaczało więcej projektów zrealizowanych na czas!Podobne posty:

• Jak poprawnie zarządzać projektami?
• Komputerowe zarządzanie projektami – czym to się je?
• Wdrożenie zarządzania projektami
• Planowanie czasu swojego i w grupie pracowników
• Oprogramowanie dla agencji reklamowych

Często jednak firmy popełniają wiele błędów przy zakładaniu stron. Począwszy od wyboru niedoświadczonego partnera, poprzez nieprawidłowy dobór domeny a na niesprawdzających się w praktyce technologiach skończywszy. Najczęstszym jednak błędem, szczególnie wśród małych firm jest przeświadczenie, że raz zbudowana strona WWW nie wymaga już żadnych zmian i wystarczy na lata. Jest to o tyle dziwne, że w biznesie nic nie jest dane na wieczność i jedyną pewną sprawą jest ciągła zmiana.

Zmienia się otoczenie nawet małego sklepu warzywnego, a co dopiero firm większych i działających na bardziej dynamicznych rynkach. Poza tym szczególnie nasi rodzimi przedsiębiorcy nie widzą często potrzeby pokazywania swoich osiągnięć. Promowanie własnej firmy to ciągłe zmaganie się z rynkiem, podwyższanie jakości, walki cenowe, utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami. O tym wszystkim klienci firmy powinni móc się dowiedzieć właśnie ze strony WWW i to w różnej formie. Nie tylko w postaci tekstu i grafiki wyświetlanych po prostu na stronie. Przecież nie każdy ma tyle czasu, aby codziennie odwiedzać wszystkie strony WWW nawet najbardziej ulubionych firm. Warto skorzystać choćby z RSS czy też biuletynu (newsletter).

Jednak przeciętny przedsiębiorca nie jest przecież informatykiem. Ba, często nawet nie jest dobrym użytkownikiem komputera. On czy coraz częściej ona ma się znać na swoim biznesie, a nie na technologiach w sieci. Od tego są fachowcy. Jak wiadomo informatycy potrafią wszystko “postawić”, ale na końcu klient musi sobie z tym sam poradzić. Nie zawsze jednak wystarcza umiejętności i czasu, aby przyswoić sobie nowe zagadnienia. Rozwiązaniem jest właśnie leasing strony WWW u profesjonalnego partnera. Jak w prawdziwym leasingu przedsiębiorca troszczy się o własny biznes, a partner realizuje wszystkie czynności związane ze stroną WWW. Wszystko za niewygórowaną opłatę miesięczną.

Jak taka usługa wygląda w praktyce?

Przedsiębiorca określa swoje potrzeby w zakresie wizytówki swojej firmy w sieci. Często dzieje się to po prezentacji możliwości i dyskusji w gronie fachowców. Następnie partner realizuje wszystkie niezbędne szczegóły techniczne takie jak: zakup domeny, wynajęcie serwera, założenie kont, uruchomienie i wypełnienie strony WWW treścią. Co więcej, przedstawia kilka wariantów układu i kolorystyki strony. Następnie na specjalnym spotkaniu dokonywana jest prezentacja rozwiązania i uzgadniane są ostatnie szczegóły. Po spotkaniu przedsiębiorca otrzymuje ofertę na leasing strony WWW. W ramach tego swoistego leasingu wchodzą wszystkie czynności związane ze stroną:

• utrzymanie (hosting)
• przedłużenie ważności domen (z reguły co rok)
• serwis techniczny i hotline (gorąca linia)
• dopisywanie nowych treści i umieszczanie zdjęć
• zmiana układu strony i nowe funkcje
• aktualizacja oprogramowania (chodzi głównie o bezpieczeństwo serwisu)
• wysyłka biuletynu do zapisanych klientów
• dopisanie strony do katalogów branżowych
• raportowanie i doradztwo (z reguły co kwartał)

Wszystkie czynności zgodnie z umową są skalkulowane w postaci jednej comiesięcznej opłaty, która uprawnia do wykorzystania określonej liczby godzin w miesiącu. Co więcej, po roku o ile przedsiębiorca będzie chciał swój serwis WWW “zabrać” może to zrobić za cenę trzech opłat miesięcznych. Otrzymuje wtedy wszelkie prawa do wykupionych domen oraz cały serwis WWW zgrany w postaci wypalonego krążka CDR.

Niewątpliwie innowacyjna usługa ma szereg zalet dla jej potencjalnego klienta:

• zupełny brak ryzyka na starcie, przedsiębiorca decyduje się na stronę WWW dopiero po jej obejrzeniu i poznaniu kompetencji partnera
• stała opłata miesięczna, za którą otrzymuje się pełną obsługę w modelu “all inclusive”, czyli wszystko w cenie
• możliwość zmiany dostawcy za niewysoką opłatą po roku użytkowania strony

W porównaniu ze zwykłym leasingiem zalet jest więcej. Nie ma czynszu inicjalnego oraz opłat za użytkowanie i przeglądy. Płaci się jedynie ratę leasingową i biznes kwitnie.

Masz własny biznes? Chciałbyś mieć właśnie taką jak opisywana strona WWW? Podaj nam swoje dane a odezwiemy się do Ciebie z atrakcyjną propozycją.

Podobne posty:

• Blog przyjazny dla biznesu
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.
• Spersonalizowana wysyłka SMSów do klientów
• Strona WWW dla nowo utworzonej firmy
• Jak wygodnie korzystać z faksu firmowego?

W celu zapamiętania naszych tajnych danych stosuje się specjalne programy szyfrujące. Oczywiście także one są zabezpieczone, ale tu przynajmniej obowiązuje tylko jedno hasło do skarbca. Możemy sobie ułatwić wejście do niego zapisując hasło w specjalny sposób:

1. Technika pierwsza. Zastąp litery znakami specjalnymi. Na przykład: Ma1g0sia – literę ł zastąpiła jedynka, a zamiast litery o mamy zero.

2. Technika druga: twórz opowieści łatwe do zapamiętania. Na przykład: UpartyOsiołekNieDałRady

3. Połącz techniki. Na przykład: DeszczPrzest@1Padać.

Jednym z bardzo udanych programów do szyfrowania naszych danych jest całkowicie darmowy także w zastosowaniach biznesowych program KeePass. Stosowany przez niego algorytm jest jednym z najsilniejszych, na jakie możemy sobie pozwolić. Dla większego bezpieczeństwa warto trzymać program wraz danymi na zewnętrznym dysku np. pendrive.Podobne posty:

• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• Strona internetowa małej firmy – jaka powinna być?
• Jakie powinno być nowoczesne oprogramowanie dla MSP?
• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Kanały RSS – do czego przydatne są w biznesie?

Gdzie jest ten plik?

W agencji produkuje się mnóstwo plików: zdjęcia, filmy, prezentacje, tzw. story boardy, teksty, oferty i wiele innych. Często pracownik agencji czy klient chce prześledzić zmiany jakie nastąpiły w ostatnim czasie, lub wrócić do projektu sprzed kilku dni. Przy zwykłym dysku, na którym trzymane są pliki bywa to bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Problemy z tym związane świetnie rozwiązuje repozytorium.

Kto jest za to odpowiedzialny i dlaczego się spóźniamy?

Klienci agencji często żądają bardzo złożonych prac. Zatrudniani są sprzedawcy, graficy, programiści, menedżerowie, copywriterzy (ci od tworzenia sloganów reklamowych) i osoby pomagające np. wpisywać teksty do komputera. Aby wszystko sprawie, w założonym budżecie i terminie wykonać niezbędne jest stworzenie i zarządzanie projektem. W dzisiejszych czasach bez profesjonalnych narzędzi nie da się tego zrobić dobrze. A już na pewno nie za każdym razem czyli powtarzalnie. Rozwiązaniem tego problemu są programy do zarządzania projektami i ich wdrożenie w agencji.

Kto to ustalał i z kim?

Klienci agencji to często firmy wielooddziałowe czy nawet korporacje. Trzeba szybko i sprawnie panować nad tym kto jest kim w takiej organizacji, jaki jest jego telefon, eMail i adres, a przede wszystkim kto się z nim/nią ostatnio kontaktował i co ustalił. Widziałem bardzo profesjonalnie wyglądające firmy, w których tego typu informacje były przyklejone do monitora na tzw. żółtych karteczkach. Aż strach pomyśleć co się stanie jak karteczka spadnie i znajdzie się wieczorem w … odkurzaczu. Rozwiązaniem tego i innych problemów wynikających ze złego zarządzania relacjami z klientem są programy CRM.

Kto widział ten faks?

Ostatnim często marginalizowanym problemem jest zwykły faks. Kupiony w agencji wiele lat temu często dożywa dni, w których się zepsuje i wtedy … kupi się nowy. Podczas, gdy już dzisiaj nie używa się standardowych faksów, gdyż są one znacznie gorsze od “faksów elektronicznych”. Przede wszystkim zmuszają do uciążliwego drukowania, mają o wiele gorszą jakość i nie są z reguły zintegrowane z niczym czego na codzień używamy. Rozwiązaniem tych problemów jest faks komputerowy.

Jeśli Twoja/Wasza agencja przeżywa tego typu problemy warto już dzisiaj rozejrzeć się za partnerem, który je pomoże rozwiązać. Przy okazji wyboru lepiej sprawdzić jakie firma ma referencje, doświadczenie, nagrody i certyfikaty.Podobne posty:

• Jak wygodnie korzystać z faksu firmowego?
• Magiczne słowo “repozytorium”
• Nasz stary poczciwy fax – czy jeszcze ma rację bytu?
• Planowanie czasu swojego i w grupie pracowników
• Blog przyjazny dla biznesu

Odpowiedz na zadane pytania jest tym bardziej skomplikowana, iż decyzja nie ogranicza się jedynie do kosztów zakupu programu, ale nierozerwalnie związana jest z finansowo – księgowym podłożem prowadzenia działalności. Producenci oprogramowania mają nadzieję, że zakup ich rozwiązań informatycznych, nie dość, że ułatwia i przyspieszy procesy księgowe i rozrachunkowe, to jeszcze zyska uznanie coraz to szerszego grona użytkowników.

Współczesny świat biznesowy masowo odchodzi od papierkowej biurokracji, na rzecz interaktywnych rozwiązań. Chcąc być cenionym i szanowanym przedsiębiorcą ceń swój czas i wykorzystuj możliwości, jakie oferuje rynek.

Co łączy lub co powinno łączyć wszystkie oprogramowania finansowo – księgowe?
Na to pytanie odpowiedź jest prosta aczkolwiek nie wszyscy o niej wiedzą – Ustawa o Rachunkowości. Wbrew powszechnemu przekonaniu dokument ten nie reguluje jedynie zasad rachunkowości oraz trybu badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów. Systemy finansowo – księgowe, również podlegają prawnym aspektom regulującym prowadzenie rachunkowości za pomocą systemów komputerowych. Posiadanie świadomości o istnieniu tych regulacji jest ważne nie tylko dla obecnych i przyszłych użytkowników systemów finansowo-księgowych, ale również innych osób, profesjonalnie posługujących się komputerami. Ustawa o Rachunkowości w sposób jasny i pełny określa zasady i procedury, których przestrzegać musi jednostka gospodarcza wykorzystująca tego typu oprogramowanie. Określa ona również, lecz nie bezpośrednio, minimum funkcjonalności, jakie musi posiadać stosowany przez firmę system komputerowy. Dlatego tak ważne dla producenta oprogramowania finansowo – księgowego jest stosowanie się do tych regulacji, by jego program był uznany przez użytkowników i jednostki nadzoru państwowego, jak Urząd Skarbowy.

Czym zatem różnią się programy księgowe między sobą i co może nas skłonić do ich zakupu?
Na pewno szata graficzna, sposób prezentacji danych, intuicyjność obsługi a co najważniejsze dodatkowe funkcjonalności to, to co odróżnia od siebie programy. Dla przykładu przechodząc na płaszczyznę kontaktów biznesowych prowadzisz firmę 6, a czasami 7 dni w tygodniu, stąd tydzień pracy Twoich pracowników odbiega od powszechnie przyjętego 5 dniowego tygodnia pracy od poniedziałku do piątku. W takim układzie zwróć uwagę na dostępność w programie regulowanego Kalendarza Pracy. Takie rozwiązanie pozwala w łatwy sposób określić tygodniowy rozkład pracy dla całej firmy, jak i poszczególnych grup roboczych.

Dla właścicieli firm, prezesów, kierowników na pewno przydatną opcją będą Raporty mailowe. Do tej pory, jeśli rozliczało nas biuro rachunkowe posiadające ok 50 firm, to na rozliczenie płac, poświęcało ono około 2 dni, w tym na sporządzenie w arkuszu kalkulacyjnym i wysłanie osobom zainteresowanym zestawień finansowych. Takie zestawienia mają z założenia zapewnić kierownikom oraz pracownikom najwyższego szczebla wgląd w przychody i wydatki firmy, celem wypracowania solidnego zysku rocznego i ograniczenia kosztów. Wykorzystując funkcjonalność modułu Raporty Mailowe, możliwe jest:

• generowanie raportów składających się z wielu zestawień księgowych obecnych w programie np.: zestawień miesięcznych lub rocznych, zestawień VAT-7, zbiorczych list płac, rejestrów zakupów oraz rejestrów sprzedaży,
• wysyłanie zestawień za pomocą wewnętrznego klienta email,
• wysyłanie zbiorczych maili, bez użycia zewnętrznego narzędzia do obsługi poczty elektronicznej.

A co z usługami pogwarancyjnymi, czy jesteśmy skazani za nie płacić?
Do takich usług zalicza się przeważnie serwis telefoniczny, interaktywne filmy instruktażowe, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ), czy przesyłanie archiwów programu do ekspertyzy specjalistów. Dostęp do tych form pomocy nie musi być skarbonką bez dna. Ich celem jest stworzenie bazy nieograniczonej pomocy w obsłudze programu, z której będą korzystali obecni i przyszli użytkownicy.

Rozwaga i rozsądek, przy wyborze i zakupie programu nie może ograniczać się jedynie do przesadnej oszczędność. Korzystaj z możliwości pobierania Bezpłatnych Startów® czy wersji demo dostępnych na stronie producenta. Pozwól sobie na niezobowiązujące poznanie programu i wybranie wersji dogodnej dla Ciebie i Twojej firmy. Nie ograniczaj się jedynie do opisów programów działaj aktywnie i sprawdź, jakie możliwości daje rynek oprogramowania dla firm.

www.varico.com

Podobne posty:

• Raporty Mailowe Jakością Roku 2009
• Zaksięguj szablonowego księgowego
• Varico wspiera WOŚP
• Połączyła ich jakość
• Oprogramowanie załączane do gazet

Wszystko dziecinnie proste i niesamowicie wygodne. Akurat moja wersja jest angielska stąd takie właśnie napisy.

Nadanie faksu ogranicza się do wyboru pliku i numeru (albo kontrahenta z listy). Mogę nadawać pliki w formacie PDF, TIFF i zwykłe teksty. W tym przypadku bardzo użyteczny będzie eksport do formatu PDF dostępny w pakiecie OpenOffice. A jak już przyjdzie do mnie faks to wygląda on mniej więcej tak:

Jeśli chcę podejrzeć faks klikam po prostu na miniaturze z lewej strony. Z dostępnych opcji jest także obracanie stron (bardzo przydatne!), wysyłka eMailem faksu jako PDF, import w postaci PDF a nawet odpowiedź na faks.

Czy ktoś jeszcze chce używać czegoś innego do faksowania?Podobne posty:

• Nasz stary poczciwy fax – czy jeszcze ma rację bytu?
• Dlaczego warto używać przeglądarki FireFox w biznesie?
• Oprogramowanie dla agencji reklamowych
• Magiczne słowo “repozytorium”
• Oprogramowanie załączane do gazet

Optymalna funkcjonalność CRM

W opinii Varico konieczne jest określenie obszarów funkcjonalności, które mają krytyczne znaczenie dla firmy. W zależności od branży, w której działa przedsiębiorstwo szczegółowe funkcje mogą się różnić – naszym zdaniem ich “trzon”  powinien być stały:

• Szczegółowość bazy klientów – czy rozwiązanie umożliwia dodawanie bardziej szczegółowych danych w bazie? Czy poza standardowymi danymi adresowymi można w prosty sposób przechowywać i przeglądać informacje o kolejnych zakupach klienta. Dobrym przykładem może być CRM w stacji obsługi pojazdów – do danych klienta przypisany jest jego samochód oraz dokonane naprawy itp.,
• Różnicowanie dostępu do danych w zależności od użytkownika, tzn. kierownicy mają większe możliwości działania niż zwykły pracownik, mogą zlecać zadania podwładnym, generować szczegółowe raporty, itd.
• Skuteczne zabezpieczenia podczas logowania do systemu, np. za pomocą klucza SSL, który jest również stosowany w bankach internetowych,
• Integracja z firmową pocztą elektroniczną – każdy mail otrzymany lub wysłany jest automatycznie zapisywany w CRM,
• Ocena skuteczności pracy sprzedawców, przez analizę tzw. lejka sprzedaży, (ilość wykonanych kontaktów / przygotowanych ofert / zamkniętych sprzedaży)
• Planowanie i przegląd zadań pracowników przez kierownika, generowanie raportów zawierających informacje o działaniach pracowników, np. liczba wykonanych rozmów telefonicznych
• Eksport i import danych do popularnych formatów – aplikacje biurowe i coraz popularniejszy XML,
• Praca przez Internet, również za pośrednictwem rozwiązań mobilnych np. wersja dla telefonów komórkowych,
• Wymiana danych z oprogramowaniem do obsługi sprzedaży / zarządzania magazynem,
• Modyfikacje i rozszerzenia funkcjonalności – warto uniezależnić się od dostawcy CRM, by wszelkie zmiany i dodatkowe opcje w programie były wykonywane szybko oraz na konkurencyjnych warunkach finansowych,

Warto też zwrócić uwagę czy system CRM został zaprojektowany jako rozwiązanie uniwersalne, czy został przygotowany specjalnie dla określonej branży. Oprogramowanie tworzone dla profesjonalistów zawierają rozwiązania, których źródłem jest wieloletnie doświadczenie i dobre praktyki obowiązujące w branży.

Ich wadą jest zwykle wyższa cena, dlatego jeśli firma potrzebuje indywidualnych rozwiązań, warto jest rozważyć modyfikację programu na licencji Open Source, bezpośrednio do potrzeb firmy.

W ostatnim wpisie naszego cyklu dotyczącego wdrożeń dokonamy przeglądu dostępnych rozwiązań CRM na licencji Open Source.Podobne posty:

• Wdożenia CRM nie lubią pośpiechu
• Jak poprawnie zarządzać projektami?
• Wdrożenie CRM – kto nad tym zapanuje?
• Praktyka korzystania z dotProject jako narzędzia do zarządzania projektami
• Pomyśl, zanim wybierzesz CRM dla swojej firmy

Dobry CRM nie zagwarantuje udanego wdrożenia

Funkcjonalność produktu i jego cena nie powinny być jedynym kryterium wyboru oprogramowania CRM. Ze względu na długą “żywotność” tego typu systemów przedsiębiorstwo wiążę się z dostawcą CRM na kilka najbliższych lat. W większości przypadków będzie on odpowiadał za utrzymanie sprawności systemu, dokonywał uaktualnień i świadczył pomoc techniczną. We wstępnym etapie wdrożenia przedstawiciel dostawcy CRM będzie również pomagał w przygotowaniu zmian w organizacji pracy i modelowaniu na nowo procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Czym się kierować wybierając firmę wdrażającą CRM?

Wdrożenie CRM wymaga dopuszczenia do sekretów firmy zewnętrznych specjalistów. Z tych powodów warto bliżej przyjrzeć się potencjalnemu dostawcy i zwrócić uwagę na:

• referencje – ile systemów CRM wdrożył i w jakich firmach, niezwykle przydatne może być spotkanie z użytkownikami końcowymi i rozmowa o przebiegu i bezpośrednich korzyściach ze wdrożenia,
• pozycja na rynku – jak długo produkt jest dostępny na rynku, jakie są jego perspektywy rozwoju, jak często ukazują się aktualizacje itp.,
• nagrody i certyfikaty – czy w firmie działa System Zarządzania Jakością zgodny z normami ISO, czy przedsiębiorstwo lub jego produkty posiadają nagrody branżowe,
• uczestnictwo w programach partnerskich takich gigantów na rynku oprogramowania jak Microsoft czy Oracle,
• wykorzystanie w praktyce – czy dostawca CRM sam wykorzystuje swoje rozwiązania?

A co w przypadku, gdy chcę zaoszczędzić?

Łagodniejsze podejście można zastosować w przypadku wdrożenia systemu CRM na licencji Open Source, który jest instalowany przez niewielką, często zaprzyjaźnioną firmę. Zwykle współpraca ogranicza się do instalacji oprogramowania, krótkiego szkolenia oraz administracji systemu CRM. Takie firmy są bezkonkurencyjne z finansowego punktu widzenia, lecz ich wiedza zwykle jest ograniczona do zagadnień technicznych. W przypadku problemów organizacyjnych, związanych np. ze zmianą procedur ich doświadczenie może okazać się niewystarczające. Z drugiej strony wdrożenie CRM w MSP nie zawsze wiąże się z koniecznością wywołania “rewolucji” w sposobie organizacji pracy w firmie.

To już koniec?

Jeszcze nie wdrożenie sytemu CRM wymaga odpowiedzi na kilka pytań – jakiego CRM potrzebuje moja firma?Podobne posty:

• Pomyśl, zanim wybierzesz CRM dla swojej firmy
• Wdrożenie repozytorium u klienta
• Wdrożenie zarządzania projektami
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.
• Wdożenia CRM nie lubią pośpiechu

Młoda krew szybko wre…

… co często jest przyczyną nieudanych wdrożeń rozwiązań CRM. Powszechne jest przekonanie, że pierwszym krokiem kierownictwa powinien być wybór konkretnego oprogramowania CRM. Naszym zdaniem takie podejście jest błędne.

Przed rozpoczęciem wdrożenia konieczne jest poznanie ogólną funkcjonalności rozwiązań CRM i sposobów ich wykorzystania. W tym celu warto jest zapoznać się z case study (studium przypadku) z instalacji w podobnych firmach. Jeszcze lepiej, gdy można skontaktować się z użytkownikami CRM, wbrew pozorom jest ich całkiem sporo.

CRM – nowa jakość pracy?

Często po prezentacji systemu CRM, kierownictwo firmy chce od razu wykorzystać wszystkie dostępne funkcje i porzucić dotychczasowe rozwiązania informatyczne. Takie rozumowanie ma wiele zalet w przypadku, gdy firma potrzebuje podstawowych funkcji np. wyłącznie wystawianie faktur.

Użytkownicy, korzystający ze zaawansowanych opcji, niedostępnych w typowym CRM mogą potraktować nowy system jako “protezę”, która, zamiast ułatwiać, dodatkowo utrudnia im pracę. Podobny problemy może powodować tzw. „podwójny zapis”, polegający na jednoczesnym dokumentowaniu sprzedaży w dwóch niepowiązanych programach.

Dlatego warto rozważyć chociaż częściową integrację obecnie wykorzystywanych programów z nowym systemem CRM. Jest to rozwiązanie droższe i bardziej pracochłonne, jednak oferuje o wiele więcej korzyści. Cześć polskich CRM umożliwia natychmiastową integrację z najpopularniejszymi na rynku programami do prowadzenia księgowości, czy obsługi sprzedaży. Niektóre rozwiązania pozwalają na integrację ze sklepami internetowymi – spływające zamówienia są momentalnie wprowadzane do CRM.

Wszystko, co najważniejsze

Wdrożenie CRM to znaczna inwestycja, która musi się zwrócić w określonym czasie. Kierownictwo firmy wraz z użytkownikami końcowymi powinno stworzyć szczegółową „mapę” zawierającą kluczowe funkcje CRM. Dlatego niekiedy warto ograniczyć oczekiwaną funkcjonalność, by wpasować się w budżet. Właściwy dobór obszarów wdrożenia np. wyłącznie dział serwisu i sprzedaży, pozwolą na praktycznie gwarantowany zwrot z inwestycji.

Mówiąc o potrzebach, nie sposób przemilczeć kwestii kosztów. Analizując ofertę dostawców systemów CRM, można zauważyć, że w pewnym momencie cena rozwiązania rośnie dużo szybciej, niż oferowana przez nie funkcjonalność.

I co dalej?

Kolejna część naszych rozważań dotyczyć będzie kryteriów wyboru firmy, która dokona fizycznej instalacji CRM.Podobne posty:

• Jak wybrać CRM do mojej firmy?
• Pomyśl, zanim wybierzesz CRM dla swojej firmy
• Wdrożenie CRM – kto nad tym zapanuje?
• Jak inteligentnie oszczędzać na kosztach oprogramowania?
• Wdrażanie systemów otwartych obejmujących kilkudziesięciu użytkowników