Cel projektu

Każdy projekt to jasno sprecyzowany cel. Jeśli nie wiemy co chcemy osiągnąć przyszłość jest mglista i niepewna. A dobry cel to cel mierzalny i osiągalny. Trzeba go poprawnie opisać. Na przykład celem wdrożenia nowej strony WWW jest zdobycie 10.000 odsłon w miesiącu przy nie wyższym niż 60% wskaźniku odrzuceń. Ten ostatni to według definicji zaczerpniętej z Google: “procent odwiedzin tylko jednej strony lub odwiedzin, podczas których osoba opuściła witrynę po zobaczeniu strony wejściowej (docelowej)”. Tak zdefiniowany cel jest biznesowo ambitny. Nie chodzi nam przecież o to, aby 10.000 dzieci weszło na naszą stronę w poszukiwaniu gier i szybko ją opuściło z dezaprobatą. My chcemy zdobywać nowych klientów i na tym zarabiać.

Dobre projekty

W biznesie nie wszystko jest jednak projektem. Jeśli już zaczniemy używać narzędzia tej klasy co dotProject szybko zauważymy chęć do wpisywania do niego wielu innych spraw, które projektami nie są. Dotyczy to zadań realizowanych periodycznie, co tydzień czy co miesiąc. To są typowe działania operacyjne a nie projekty, które z natury rzeczy są za każdym razem trochę lub zupełnie inne od poprzednich. Szybko więc nasze narzędzie do zarządzania projektami zacznie przypominać zwykły blog do opisu kto i co zrobił. A nie taki powinien być cel jego użycia. Starajmy się bardzo, aby każdy projekt miał:

• menedżera – i to takiego, który wie o co w tym chodzi i jak rozmawiać z ludźmi
• cel - aby każdy kto uczestniczy w projekcie wiedział do czego zespół dąży
• datę - biznes to działanie o określonym koszcie i czasie

Zadania

Także poszczególne zadania powinny być dobrze opisane i określone o co w nich chodzi. Realizatorów zadania może być wielu, ale odpowiedzialny tylko jeden. Najlepiej jeśli przyjmiemy zasadę, że odpowiedzialny za zadanie ma je przypisane na 100% a realizujący (pomocnicy) na mniej niż sto np. na 50 czy 20% w zależności od zaangażowania.

Należy zdecydowanie oprzeć się pokusie wpisywania do systemu dotProject list zadań na miesiąc czy kwartał dla danej osoby czy grupy osób. Od tego jest kalendarz! Zadanie to nie projekt. Jeśli coś mogą załatwić dwie osoby pracujące na co dzień biurko w biurko trzeba także przemyśleć czy praca związana z opisaniem zadań i ich wpisaniem do systemu i późniejszym zarządzaniem nie będzie czasem sztuką dla sztuki.

Powiadomienia

DotProject podobnie jak większość systemów tego typu potrafi powiadamiać o rożnych zdarzeniach. Dla niedoświadczonych jest to fantastyczne pole do nadużyć. Powiadomienia będą wysyłać przy każdym zdarzeniu i najlepiej do wszystkich a już szczególnie do kierownictwa. To duży błąd. Niedoinformowanie jest równie groźne jak nadmiar informacji. Wpisujmy w kontaktach do projektu czy zadania tylko te osoby, które naprawdę są zainteresowane projektem lub zadaniem. Szef, który zacznie otrzymywać każdy log każdego zadania w najlepszym razie będzie usuwał a w najgorszym zaznaczy te powiadomienia jako … SPAM. I kłopot gotowy.

Zadania zależne

W momencie przygotowywania projektu warto już zawczasu przewidzieć co się będzie działo w przypadku przesunięcia terminów. Dzieje się to bardzo często i warto sobie ułatwić pracę. W zasadzie to właśnie po to zarządzamy projektami aby poradzić sobie z dwoma problemami: przesunięcia w czasie i zwiększenie kosztów projektu. Jakby te dwa problemy były marginalne zarządzanie projektami nie wymagałoby pomocy IT. Jeśli zapiszemy każde zadanie projektu jako niezależne to w przypadku przesunięć w czasie mamy do wykonania całkiem sporą pracę polegającą na przesunięciu kolejnych zadań. Jeśli tego nie zrobimy projekt wpisany do systemu nie będzie odzwierciedlał tego, który toczy się w rzeczywistości i mamy “rozdwojenie jaźni”. Aby przy przesunięciu jednego zadania nie mieć dodatkowej pracy należy już przy wpisywaniu projektu powiązać zadania wprowadzając zależności. Jeśli zadanie zależy od zakończenia innego zadania to w przypadku przesunięć zadanie zależne zostanie automatycznie przesunięte do przodu. Będzie to od razu oznaczało przesunięcie w czasie całego projektu, ale operacja ta przebiegnie automatycznie nie zmuszając nas do ręcznego przesuwania dat w kolejnych zadaniach.

Musimy osiągnąć taką sytuację jak na wykresie Gantt’a poniżej, na którym zależność pomiędzy zadaniami została zaznaczona w postaci strzałek.

Aby osiągnąć taki efekt wpisując kolejne zadanie zależne od poprzedniego wchodzimy do zakładki Zależności:

Na czerwono pokazano jak należy zaznaczyć opcje (obie są domyślnie ustawione inaczej):

• Ustaw datę rozpoczęcia zadania bazującą na zależnościach
• Śledzenie zależności na włączone

Za pomocą klawisza > (niebieska ramka) przesuwamy zadania pomiędzy listą wszystkich zadań projektu a listą zadań, od których zależy wpisywane zadanie. Może być ich wiele (w przykładzie jest jedno).

Życzę, aby te opcje nie były często przydatne. Będzie to oznaczało więcej projektów zrealizowanych na czas!Podobne posty:

• Jak poprawnie zarządzać projektami?
• Komputerowe zarządzanie projektami – czym to się je?
• Wdrożenie zarządzania projektami
• Planowanie czasu swojego i w grupie pracowników
• Oprogramowanie dla agencji reklamowych

Główne zalety MS Office 2010 to:

• kompatybilność – jest to produkt na pewno zgodny z poprzednimi wersjami,
• powszechność – większość firm używa lub używała standardów DOC i XLS,
• znajomość – większość użytkowników przynajmniej otarła się o pakiet MS Office i potrafi go użyć,
• przenośność (smartfony i WWW) – najnowszy MS Office potrafi przynajmniej w ograniczonym wymiarze działać na smartfonach oraz przez przeglądarkę. Oba sposoby przeglądu i edycji dokumentów biurowych są bardzo wygodne i nie wymagają dodatkowych licencji.

Wprowadzono oczywiście szereg drobnych ulepszeń, o których można szeroko poczytać w sieci, gdyż temat został jak zwykle nagłośniony. Co warte podkreślenia, to jeśli kupimy stary Office 2007 do końca września 2010 nową wersję 2010 otrzymamy za darmo. Na pewno starsze wersje będą nieco tańsze niż nowe i warto rozważyć taką opcję zakupu. Z wyjątkiem ceny i drobnych zabiegów związanych z aktualizacją niczym się ona nie różni od zakupu wprost wersji 2010.

Jak zwykle Microsoft przygotował również licencje dla domu na 3 użytkowników, a także dla małych firm (SOHO). Warto rozważyć zakup legalnej licencji także dla domu. Przyda się studentom czy uczniom wyższych klas liceum lub gimnazjum.

Na koniec wada: licencje są płatne i dlatego zakup powinien być przemyślany. Zawsze jest darmowa alternatywa dla biznesu w postaci pakietu OpenOffice. Jeśli jednak jest to alternatywa to ma także swoje wady. Pozostaje decyzja – co jest lepsze dla mojego biznesu. Nie zawsze to co darmowe jest opłacalne. W biznesie są jeszcze koszty utraconych korzyści, straty czasu, pensje pracowników, które trzeba wziąć pod uwagę.

Jak to mówią i piszą fachowcy TCO, czyli całkowity koszt utrzymania oprogramowania w firmie to nie tylko koszty zakupu (licencji), ale także szkoleń, instalacji, utrzymania (aktualizacji) a także serwisu.Podobne posty:

• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• Jak inteligentnie oszczędzać na kosztach oprogramowania?
• Oprogramowanie załączane do gazet
• 10 mitów o Open Source cz.1
• Open Source – czas już poznać bliżej tę nazwę!

Często jednak firmy popełniają wiele błędów przy zakładaniu stron. Począwszy od wyboru niedoświadczonego partnera, poprzez nieprawidłowy dobór domeny a na niesprawdzających się w praktyce technologiach skończywszy. Najczęstszym jednak błędem, szczególnie wśród małych firm jest przeświadczenie, że raz zbudowana strona WWW nie wymaga już żadnych zmian i wystarczy na lata. Jest to o tyle dziwne, że w biznesie nic nie jest dane na wieczność i jedyną pewną sprawą jest ciągła zmiana.

Zmienia się otoczenie nawet małego sklepu warzywnego, a co dopiero firm większych i działających na bardziej dynamicznych rynkach. Poza tym szczególnie nasi rodzimi przedsiębiorcy nie widzą często potrzeby pokazywania swoich osiągnięć. Promowanie własnej firmy to ciągłe zmaganie się z rynkiem, podwyższanie jakości, walki cenowe, utrzymywanie dobrych relacji z dostawcami. O tym wszystkim klienci firmy powinni móc się dowiedzieć właśnie ze strony WWW i to w różnej formie. Nie tylko w postaci tekstu i grafiki wyświetlanych po prostu na stronie. Przecież nie każdy ma tyle czasu, aby codziennie odwiedzać wszystkie strony WWW nawet najbardziej ulubionych firm. Warto skorzystać choćby z RSS czy też biuletynu (newsletter).

Jednak przeciętny przedsiębiorca nie jest przecież informatykiem. Ba, często nawet nie jest dobrym użytkownikiem komputera. On czy coraz częściej ona ma się znać na swoim biznesie, a nie na technologiach w sieci. Od tego są fachowcy. Jak wiadomo informatycy potrafią wszystko “postawić”, ale na końcu klient musi sobie z tym sam poradzić. Nie zawsze jednak wystarcza umiejętności i czasu, aby przyswoić sobie nowe zagadnienia. Rozwiązaniem jest właśnie leasing strony WWW u profesjonalnego partnera. Jak w prawdziwym leasingu przedsiębiorca troszczy się o własny biznes, a partner realizuje wszystkie czynności związane ze stroną WWW. Wszystko za niewygórowaną opłatę miesięczną.

Jak taka usługa wygląda w praktyce?

Przedsiębiorca określa swoje potrzeby w zakresie wizytówki swojej firmy w sieci. Często dzieje się to po prezentacji możliwości i dyskusji w gronie fachowców. Następnie partner realizuje wszystkie niezbędne szczegóły techniczne takie jak: zakup domeny, wynajęcie serwera, założenie kont, uruchomienie i wypełnienie strony WWW treścią. Co więcej, przedstawia kilka wariantów układu i kolorystyki strony. Następnie na specjalnym spotkaniu dokonywana jest prezentacja rozwiązania i uzgadniane są ostatnie szczegóły. Po spotkaniu przedsiębiorca otrzymuje ofertę na leasing strony WWW. W ramach tego swoistego leasingu wchodzą wszystkie czynności związane ze stroną:

• utrzymanie (hosting)
• przedłużenie ważności domen (z reguły co rok)
• serwis techniczny i hotline (gorąca linia)
• dopisywanie nowych treści i umieszczanie zdjęć
• zmiana układu strony i nowe funkcje
• aktualizacja oprogramowania (chodzi głównie o bezpieczeństwo serwisu)
• wysyłka biuletynu do zapisanych klientów
• dopisanie strony do katalogów branżowych
• raportowanie i doradztwo (z reguły co kwartał)

Wszystkie czynności zgodnie z umową są skalkulowane w postaci jednej comiesięcznej opłaty, która uprawnia do wykorzystania określonej liczby godzin w miesiącu. Co więcej, po roku o ile przedsiębiorca będzie chciał swój serwis WWW “zabrać” może to zrobić za cenę trzech opłat miesięcznych. Otrzymuje wtedy wszelkie prawa do wykupionych domen oraz cały serwis WWW zgrany w postaci wypalonego krążka CDR.

Niewątpliwie innowacyjna usługa ma szereg zalet dla jej potencjalnego klienta:

• zupełny brak ryzyka na starcie, przedsiębiorca decyduje się na stronę WWW dopiero po jej obejrzeniu i poznaniu kompetencji partnera
• stała opłata miesięczna, za którą otrzymuje się pełną obsługę w modelu “all inclusive”, czyli wszystko w cenie
• możliwość zmiany dostawcy za niewysoką opłatą po roku użytkowania strony

W porównaniu ze zwykłym leasingiem zalet jest więcej. Nie ma czynszu inicjalnego oraz opłat za użytkowanie i przeglądy. Płaci się jedynie ratę leasingową i biznes kwitnie.Podobne posty:

• Blog przyjazny dla biznesu
• Strona WWW dla nowo utworzonej firmy
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.
• Jak wygodnie korzystać z faksu firmowego?
• Kanały RSS – do czego przydatne są w biznesie?

Zacznijmy od prostej transakcji polegającej na zakupie 10 szt. monitorów za 1.000 zł netto każdy i sprzedaży ich za 1.200 zł zł netto. Jak łatwo wyliczyć marża wyniesie (1.200 – 1 .000) * 10 = 2.000 zł netto (bez VAT).

W praktyce gospodarczej ten sam typ towaru kupowany jest wielokrotnie w postaci partii. Nie zawsze jednak to co sprzedajemy pochodzi z tej samej partii towaru. Często są to towary kupowane w różnych terminach i po różnych cenach. Wtedy część kosztowa tego zestawienia będzie bardziej złożona. Pokażą się poszczególne partie zakupowe towarów. Jeśli partii towarów będzie kilka, a ceny nie okażą się okrągłe jak w przykładzie, wtedy zestawienie znacznie się skomplikuje.

Warto wspomnieć, że na powyższym zestawieniu cena jednostkowa zakupu w pierwszym wierszu to uśredniona cena, tak zwana średnia cena ważona. Dokładne ceny jednostkowe zakupu podane są w wierszach poniżej – są tam rozpisane dwie partie zakupu.

Marża może być ujęta w formie wartościowej lub procentowej. Na pokazanych zestawieniach mamy podane obie te wartości. Zestawienia marży można sobie wyobrazić w różnym układzie:

• towarami, gdzie w wierszu jest zawsze jeden towar choć kupowany i sprzedawany był wielokrotnie i to różnym klientom
• klientami, w którym niezależnie od liczby sprzedawanych towarów i transakcji handlowych klient jest ujmowany raz
• według faktur, gdy marża jest liczona dla każdej faktury osobno
• według partii zakupu
• a nawet według sprzedawców niezależnie od tego czym i z kim handlują

Niestety ten nieco sielankowy obraz psują korekty i to zarówno po stronie zakupu jak i sprzedaży. Każdy ma się przecież prawo pomylić zarówno w zakresie ilości towaru jak i ceny. Często także korekty nie są wystawiane jako poprawka ewidentnej pomyłki, ale jako rezultat rozmów handlowych i w ten sposób udzielane są np. dodatkowe rabaty. Poprawna faktura korygująca nie może jak wiadomo z przepisów prawnych zwiększać ilości z faktury pierwotnej (jest to wtedy dodatkowa sprzedaż, a nie korekta), ale może zmniejszać ilość i dowolnie zmieniać cenę, zarówno w górę jak i w dół.

Marża po zwrocie towaru do dostawcy i od odbiorcy

W przypadku zwrotów towaru do dostawcy (korekta zakupu) taka operacja nie ma wpływu na marżę, gdyż towar nie uczestniczył najczęściej w sprzedaży (nie zdążyliśmy go sprzedać). Przy zwrocie od odbiorcy towar wraca do magazynu w pierwotnych cenach zakupu i taka operacja wpływa na marżę, gdyż z reguły ją obniża (przy założeniu, że ceny sprzedaży są wyższe niż ceny zakupu). Zwrócony towar może powtórnie być sprzedany i wtedy zwiększy marżę na zestawieniu.

Marża po korekcie zakupu

Korekta zakupu ma wpływ na marżę w przypadku, gdy towar korygowany po stronie zakupu został już sprzedany. Jeśli towar nie uczestniczył w sprzedaży nie ma to znaczenia czy został np. zwrócony do dostawcy czy też zmieniła się jego cena zakupu. Jednak jeśli partia towaru, który został skorygowany uczestniczyła w sprzedaży to korekta ceny ma wpływ na wysokość marży. I to nawet wówczas, gdy cena zakupu jest korygowana wiele dni później niż nastąpiła sprzedaż. Zestawienie marży jest sporządzane zawsze za określony czas. W tym odcinku czasu mogą wystąpić:

• sprzedaż
• korekta zakupu
• sprzedaż i korekta zakupu jednocześnie

Pierwszy przypadek już opisałem wyżej. W ostatnim przypadku można policzyć marżę uwzględniając już cenę towaru po korekcie. Jednak jeśli w zakresie dat zestawienia marży wystąpi jedynie sama korekta zakupu, a sprzedaż miała miejsce przed początkiem zestawienia korektę zakupu trzeba uwzględnić w specyficzny sposób. Koryguje ona wtedy niejako marżę w przeszłości.

Marża po korekcie sprzedaży

W zależności od kierunku zmian ceny na fakturze korygującej zmienia się marża. Jednak korekta sprzedaży też jest oddalona w czasie od momentu wystawienia pierwotnej faktury. Na zestawieniu obie te operacje nie muszą razem wystąpić. Możliwe są znowu trzy warianty:

• sprzedaż
• korekta sprzedaży
• jednocześnie sprzedaż i korekta sprzedaży

Pierwsza sytuacja jest typowa. W ostatnim przypadku marżę wyliczamy uwzględniając cenę sprzedaży już po korekcie. W przypadku wystąpienia samej korekty sprzedaży mamy z kolei do czynienia ze zmianą marży dla sprzedaży, która miała miejsce przed początkiem zestawienia.

Jednoczesne korekty sprzedaży i zakupu

Najtrudniejsza sytuacja występuje wtedy, gdy towar będący przedmiotem sprzedaży podlegał korekcie zarówno po stronie zakupu jak i sprzedaży. W takim przypadku mamy niejako kombinację poprzednich wariantów. W okresie sporządzania zestawienia marży mogą wystąpić:

• sprzedaż
• korekta zakupu
• korekta sprzedaży
• sprzedaż i korekta zakupu
• sprzedaż i korekta sprzedaży
• sprzedaż i obie korekty zakupu i sprzedaży

Ostatni przypadek musi uwzględniać cenę zakupu towaru po korekcie zakupu, a cenę sprzedaży po korekcie sprzedaży. Poprzednie sytuacje omówiłem już wcześniej.

Z pozoru prosty przypadek wyliczenia marży sprzedaży w codziennej praktyce handlowej rozrasta się do całkiem skomplikowanych rozważań i musi brać zatem pod uwagę wiele wariantów. Niezależnie jednak od stopnia skomplikowania zagadnienia i liczby korekt po obu stronach, w końcowym rozrachunku życzę jak najwyższych marż sprzedaży.Podobne posty:

• Przeliczenia na fakturach VAT
• Porównanie trzech kwalifikowanych podpisów elektronicznych
• Reklama w Internecie to nie tylko strona WWW!
• Dla kogo jest Microsoft Office 2010 i kiedy warto go kupić?
• Dzięki IT kryzys nam niestraszny?

W celu zapamiętania naszych tajnych danych stosuje się specjalne programy szyfrujące. Oczywiście także one są zabezpieczone, ale tu przynajmniej obowiązuje tylko jedno hasło do skarbca. Możemy sobie ułatwić wejście do niego zapisując hasło w specjalny sposób:

1. Technika pierwsza. Zastąp litery znakami specjalnymi. Na przykład: Ma1g0sia – literę ł zastąpiła jedynka, a zamiast litery o mamy zero.

2. Technika druga: twórz opowieści łatwe do zapamiętania. Na przykład: UpartyOsiołekNieDałRady

3. Połącz techniki. Na przykład: DeszczPrzest@1Padać.

Jednym z bardzo udanych programów do szyfrowania naszych danych jest całkowicie darmowy także w zastosowaniach biznesowych program KeePass. Stosowany przez niego algorytm jest jednym z najsilniejszych, na jakie możemy sobie pozwolić. Dla większego bezpieczeństwa warto trzymać program wraz danymi na zewnętrznym dysku np. pendrive.Podobne posty:

• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• Strona internetowa małej firmy – jaka powinna być?
• Jakie powinno być nowoczesne oprogramowanie dla MSP?
• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Kanały RSS – do czego przydatne są w biznesie?

Połączyła ich Jakość
W I kwartale 2010 roku na gali podsumowującej IV edycję konkursu Jakość Roku 2009 organizowanym przez Biznes Raport i Dziennik Gazeta Prawna, tytuł Jakość Roku przyznano między innymi firmie G-Data (25-letniemu liderowi w zakresie bezpieczeństwa sieciowego, oraz producentowi rozwiązań antywirusowych), jak również firmie Varico (ponad 20-letniemu producentowi oprogramowania finansowo-księgowego dla firm z sektora MSP). Dzień ten stał się też ugruntowaniem przekonania, iż podjęta z początkiem roku decyzja o współpracy między obiema prestiżowymi firmami w zakresie promowania bezpieczeństwa danych firmowych okazała się trafem w dziesiątkę. Wielokrotnie nagradzana technologia podwójnego skanowania stosowana w autorskich programach firmy G-Data pozwala chronić komputery naszych Klientów. Zauważalny jest także, na rynku zabezpieczeń przed zagrożeniami pochodzącymi z Internetu ogromny postęp, który skłonił naszą firmę do podjęcia rozmów i nawiązanie współpracy z firmą G-Datą. W końcu informatyczne bezpieczeństwo naszych Klientów i nich danych stawiamy na pierwszym miejscu – komentuje Jan Łożyński Kierownik Działu Marketingu Varico.

To nie fikcja – to fakty
Wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Trend Micro w 2008 roku na 1600 użytkownikach komputerów korporacyjnych nasuwają interesujące wnioski. Otóż ponad połowa użytkowników (we wszystkich krajach), którzy padli ofiarą oprogramowania szpiegującego lub phishingu (wyłudzania danych osobowych) uważa, że dział informatyczny firmy mógł zapobiec tym przypadkom.

Problem ten dotyczy również polskich firm
Komentuje Zbigniew Engiel z laboratorium informatyki śledczej Mediarecovery. Jak informują specjaliści niniejszej firmy próby ingerencji z zewnątrz w sieci komputerowe to codzienność polskich firm. Aż 71% ankietowanych specjalistów bezpieczeństwa IT potwierdziło, że takie incydenty miały miejsce w podmiotach w których pracują. Statystyki te potwierdzają tym samym, że problem nie jest wydumany i każda firma lub instytucja może paść jego ofiarą. Pamiętajmy zatem nie warto oszczędzać na bezpieczeństwie powierzonych informacji, zwłaszcza finansowych, jego brak może przynieść droższe skutki.Podobne posty:

• Czy składanie PIT-37 bez ePodpisu jest bezpieczne i wygodne?
• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Poprawa obsługi klienta receptą na kryzys gospodarczy?
• Varico wspiera WOŚP
• Jak w bezpieczny sposób przechowywać tajne loginy i hasła?

Gdzie jest ten plik?

W agencji produkuje się mnóstwo plików: zdjęcia, filmy, prezentacje, tzw. story boardy, teksty, oferty i wiele innych. Często pracownik agencji czy klient chce prześledzić zmiany jakie nastąpiły w ostatnim czasie, lub wrócić do projektu sprzed kilku dni. Przy zwykłym dysku, na którym trzymane są pliki bywa to bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Problemy z tym związane świetnie rozwiązuje repozytorium.

Kto jest za to odpowiedzialny i dlaczego się spóźniamy?

Klienci agencji często żądają bardzo złożonych prac. Zatrudniani są sprzedawcy, graficy, programiści, menedżerowie, copywriterzy (ci od tworzenia sloganów reklamowych) i osoby pomagające np. wpisywać teksty do komputera. Aby wszystko sprawie, w założonym budżecie i terminie wykonać niezbędne jest stworzenie i zarządzanie projektem. W dzisiejszych czasach bez profesjonalnych narzędzi nie da się tego zrobić dobrze. A już na pewno nie za każdym razem czyli powtarzalnie. Rozwiązaniem tego problemu są programy do zarządzania projektami i ich wdrożenie w agencji.

Kto to ustalał i z kim?

Klienci agencji to często firmy wielooddziałowe czy nawet korporacje. Trzeba szybko i sprawnie panować nad tym kto jest kim w takiej organizacji, jaki jest jego telefon, eMail i adres, a przede wszystkim kto się z nim/nią ostatnio kontaktował i co ustalił. Widziałem bardzo profesjonalnie wyglądające firmy, w których tego typu informacje były przyklejone do monitora na tzw. żółtych karteczkach. Aż strach pomyśleć co się stanie jak karteczka spadnie i znajdzie się wieczorem w … odkurzaczu. Rozwiązaniem tego i innych problemów wynikających ze złego zarządzania relacjami z klientem są programy CRM.

Kto widział ten faks?

Ostatnim często marginalizowanym problemem jest zwykły faks. Kupiony w agencji wiele lat temu często dożywa dni, w których się zepsuje i wtedy … kupi się nowy. Podczas, gdy już dzisiaj nie używa się standardowych faksów, gdyż są one znacznie gorsze od “faksów elektronicznych”. Przede wszystkim zmuszają do uciążliwego drukowania, mają o wiele gorszą jakość i nie są z reguły zintegrowane z niczym czego na codzień używamy. Rozwiązaniem tych problemów jest faks komputerowy.

Jeśli Twoja/Wasza agencja przeżywa tego typu problemy warto już dzisiaj rozejrzeć się za partnerem, który je pomoże rozwiązać. Przy okazji wyboru lepiej sprawdzić jakie firma ma referencje, doświadczenie, nagrody i certyfikaty.Podobne posty:

• Jak wygodnie korzystać z faksu firmowego?
• Magiczne słowo “repozytorium”
• Nasz stary poczciwy fax – czy jeszcze ma rację bytu?
• Planowanie czasu swojego i w grupie pracowników
• Blog przyjazny dla biznesu

Na początek wyjaśnij proszę Piotrze, czym są Raporty Mailowe?
Piotr Wróblewski: Funkcjonalność Raportów Mailowych umożliwia przede wszystkim:

• generowanie raportów składających się z wielu zestawień księgowych obecnych w programie np.: zestawień miesięcznych lub rocznych, zestawień VAT-7, zbiorczych list płac, rejestrów zakupów oraz rejestrów sprzedaży,
• zamieszczanie w raporcie wybranych składników,
• edytowanie szablonów składników – w wersji EKSPERT programu KPiR,
• wysyłanie zestawień za pomocą wewnętrznego klienta email,
• tworzenie dokumentów w formacie PDF,
• dokonanie podglądu dokumentu przed wysłaniem,
• wysyłanie zbiorczych maili, bez użycia zewnętrznego narzędzia do obsługi poczty elektronicznej,
• i wiele, wiele innych opcji, które poznać można użytkując ten program.

Powiedź proszę skąd pomysł na stworzenie takiego modułu?
PW: Głównym motywem utworzenia Raportów Mailowych było umożliwienie użytkownikom naszych programów przygotowanie raportów dla własnych klientów. Ważne było, aby były one tworzone w prosty sposób, były w pełni konfigurowalne i każdy, nawet niedoświadczony użytkownik potrafił sobie z tym poradzić. Do tego chcieliśmy wykorzystać najpopularniejsze i najpowszechniej stosowane technologie, takie jak poczta email czy dokumenty PDF. W ten sposób narodził się pomysł, który po długim etapie projektowania znalazł swoją realizację w programie. Zapewniam, że to jeszcze nie wszystkie funkcjonalności, które zostały przewidziane w projekcie.

Jakie korzyści niesie ze sobą jego użytkowanie?
PW: Przede wszystkim oszczędność czasu – definiując składniki zestawienia, program sam generuje raport. W drugiej kolejności moduł jest niezwykle wygodny dla użytkownika, bowiem raz wykonany szablon można wykorzystać wielokrotnie. Elastyczność – umożliwiająca modyfikację sposobu prezentacji danych, i co ważne prostą konfigurację poprzez dodanie adresu e-mail do właściciela, zaznaczenie danych i przypisanie szablonu. Dobrą informacją dla administratorów sieci komputerowej w firmie będzie z kolei fakt, iż moduł Raporty Mailowe nie wymaga zintegrowania z żadnym zewnętrznym oprogramowaniem.

Wiemy, że Twoja obecność przy odbieraniu nagrody nie była możliwa z uwagi na pełnione obowiązki, jednak powiedz proszę jak się czujesz na myśl, iż efekt Twojej pracy uzyskał miano Jakość Roku 2009 w kategorii Innowacja?
PW: Dla mnie to z pewnością duże wyróżnienie. Szczególnie, że zostało to docenione i zauważone przez Kapitułę programu Jakość Roku, a także przez użytkowników programów Varico. Takie nagrody na pewno motywują do dalszej pracy!

Przyznana przez Kapitułę nagroda jest dowodem, że stosowana w firmie strategia rozwoju nastawiona na spełnianie potrzeb klientów jest realizowana oraz doceniana na zewnątrz, przez co przynosi wymierne efekty. Przeprowadzane badania rynku pozwalają nam wsłuchiwać się w potrzeby klientów i wychodzić im naprzeciw. Przyznana przez Dziennik Gazetę Prawną wraz z Polskim Centrum Badań i Certyfikacji S.A nagroda stanowi dla nas niezwykłe wyróżnienie i staje się motywatorem do prac nad dalszym rozwojem naszych programów. – komentuje Jan Łożyński Kierownik DM Varico.Podobne posty:

• Rozwaga i rozsądek, czy przesadna oszczędność?
• Jak wybrać CRM do mojej firmy?
• Varico wspiera WOŚP
• Połączyła ich jakość
• Kwalifikowany Podpis Elektroniczny – część II

Faktury VAT netto

Podstawowym dokumentem wystawianym przez przedsiębiorstwa jest faktura VAT. Ma ona jednak dwie różniące się od siebie formy: liczona z netto i z brutto. Jej pierwsza forma jest stosowana na rynku biznesowym w kontaktach firma-firma (rynek B2B). Na rynku biznesowym ceny netto (bez VAT) są o wiele częściej podawane i stosowane niż ceny brutto. Dlaczego? Gdyż zdecydowanie większość klientów to tak zwani VATowcy, którzy mają prawa do odliczenia sobie kwot VATu. Co prawda płacą oni VAT, ale ponieważ go odliczają więc interesują ich ceny netto. Przyjrzyjmy się zatem bliżej jak wyglądają obliczenia na tej fakturze i co może być przyczyną nieporozumień.

Przeliczeń dokonuje się w układzie pokazanym czerwoną strzałką: Cena jednostkowa netto * Ilość = Wartość netto. Dalej wylicza się VAT oraz wartość brutto dla każdej pozycji faktury: Wartość netto * stawka VAT = Kwota VAT i następnie Wartość netto + Kwota VAT = Wartość brutto. Do tej pory wszystko wydaje się oczywiste. Ustawodawca zawarł jednak w przepisach haczyk w postaci tzw. tabelki ze stawkami VAT. Otóż VAT z całości faktury nakazał liczyć nie jako podsumowanie kwot VAT z poszczególnych pozycji faktury co wydawałoby się oczywiste, ale w postaci podsumowania według stawek VAT. W tym celu na każdej fakturze VAT netto znajdziemy pod tabelką z towarami czy usługami zbiorcze podsumowanie według stawek VAT. Do tej tabelki trafiają sumy pozycji z faktury według stawek VAT. W przykładzie są to stawki 22, 7 i 3%. Sumowane są na fakturze VAT netto wyłącznie wartości netto. Następnie dokonuje się wyliczenia kwot podatku VAT według stawek, czyli w pierwszym wierszu tabelki: 749,99 * 0,22 = 164,9978 czyli 165,00 zł. Podaję te wartości w pełnej dokładności aby przypomnieć o tym, że wiele kwot wyliczanych na fakturze podlega zaokrągleniom. Kwota brutto jest już tylko prostą sumą: 749,99 + 165,00 = 914,99 zł. Podobnie wyliczamy pozostałe dwa wiersze dla stawek i 7 i 3%. Następnie sumuje się poszczególne wiersze wyliczając zbiorczą kwotę VAT i kwotę brutto. W przykładzie pokazuje to zielona strzałka. Podany przykład wskazuje, że licząc VAT czy też kwoty brutto jako sumę z poszczególnych pozycji faktury uzyskamy inne kwoty. Kwota VAT będąca sumą z wierszy: 13,36 + 0,02 + 0,08 + 164,97 = 178,43 zł. Jest to więc kwota o jeden grosz niższa niż wartość poprawna. Sprawdźmy teraz brutto: 204,25 + 0,13 + 2,68 + 914,85 = 1121,91 zł. I tu także jest rozbieżność o jeden grosz. W innych przykładach mogą pojawić się nawet większe rozbieżności wynikające głównie z zaokrągleń. Osoba mniej zorientowana może na tej podstawie podważać poprawność wyliczenia całej faktury VAT.

W jakim celu więc na fakturach podaje się VAT oraz kwotę brutto  dotyczącą poszczególnych pozycji faktury? Otóż w niektórych przypadkach księgowi nie zapisują w księgach całej faktury, a niejako rozpisują ją na fragmenty. Wtedy księgowane są poszczególne wiersze faktury lub ich sumy. Właśnie w takich przypadkach wyliczenia w wierszach są niezbędne. A przecież wystawiający fakturę nie wie co zrobi z nią księgowy odbiorcy. Stąd właśnie wyliczenia podatku VAT i kwot brutto w każdym wierszu.

Jak widać z przykładu dość zdawałoby się prostej faktury VAT netto mogą pojawić się wątpliwości odbiorców faktury co do prawidłowości jej liczenia. Warto wtedy poświęcić chwilę na edukację odbiorcy. Na pewno to się opłaci, gdyż klient przekonany o prawidłowym sposobie wystawiania faktur będzie maił do nas większe zaufanie. Przepisów prawa przecież łatwo nie zmienimy.

Faktury VAT brutto

Drugim sposobem wystawiania faktur jest liczenie ich z brutto. Skąd wzięło się zatem liczenie z brutto? Na rynku detalicznym, w sklepach czy marketach na każdej półce podane są ceny brutto. Przeciętnego konsumenta nie interesuje podatek VAT, który co prawda musi zapłacić, ale nie ma go jak i od czego odliczyć. Stąd jedynymi stosowanymi cenami są ceny brutto zawierające już w sobie podatek VAT. Przyjrzyjmy się bliżej jak wygląda typowa faktura VAT liczona z brutto

Na fakturze VAT liczonej z brutto obliczeń dokonuje się w sposób identyczny jak na paragonie fiskalnym. Przeliczenie każdego wiersza wygląda następująco: Wartość brutto = Cena jedn. brutto * Ilość. Czyli w pierwszym wierszu: 29,18 * 7 = 204,26 zł. Kwotę VAT oblicza się rachunkiem “w stu” czyli: Kwota VAT = Wartość brutto * (Procent VAT/(100 + Procent VAT)). 204,26 * (7/107) = 13,36 zł. Natomiast wartość netto jest różnicą Wartość brutto – Kwota VAT. Kolumna Cena jedn. netto ma charakter czysto informacyjny i nie bierze udziału w obliczeniach. Jest jednak bardzo przydatna wtedy, gdy przedsiębiorca kupuje towar w handlu detalicznym np. w markecie, a następnie chce porównać ceny zakupu z typową hurtownią, która stosuje ceny netto. Jednak podobnie jak na fakturze VAT netto obliczenia w wierszach są pomocnicze, znowu najważniejsza jest tabelka ze stawkami VAT umieszczona zwykle pod spodem. W tabelce obliczenia przebiegają w identyczny sposób jak w wierszach czyli: Kwota VAT = Wartość brutto * (Procent VAT/(100 t+ Procent VAT)). W naszym przykładzie widać wyraźnie różnicę pomiędzy fakturą netto i brutto. Na przykład w wierszu ze stawką 7% różnica w wartościach brutto wynosi jeden grosz. W przykładzie tak się złożyło, że wartość brutto całej faktury liczonej z netto i brutto jest identyczna, gdyż różnice w zaokrągleniach sumują się do zera, ale w ogólnym przypadku tak nie będzie. Przy niektórych kombinacjach liczb różnic nie będzie wcale, a przy innych z reguły przy większych wartościach i niecałkowitych ilościach (np. 7,145 tony) różnice te mogą być znaczne i wynosić nawet kilka czy kilkanaście złotych. Nieprawidłowe na  fakturze VAT brutto są wyliczenia, w których używa się cen jednostkowych netto lub też wylicza się kwotę VAT jako sumę kwot VAT z wierszy faktury. Zwyczajowo nie podaje się również wartości netto całej faktury. Jest to także podobieństwo do paragonów fiskalnych.

Paragony fiskalne

Jeszcze na chwilę dla porównania rzućmy okiem na typowy paragon fiskalny.

U góry mamy dwie z wielu pozycji paragonu w układzie: Ilość * cena jedn. brutto = Wartość brutto. Identycznie jak na fakturze VAT brutto. Z boku każda pozycja jest oznaczona literą (B i E). Litery te służą klasyfikacji do tabelki ze stawkami, która jest pokazana pod pozycjami. Litera A to pozycje ze stawką 22%, B 7% i E 3%. Suma paragonu to suma wartości brutto: 18,37+54,75+7,48=80,60 zł. Podatki dla poszczególnych stawek liczone są rachunkiem “w stu ” czyli na przykład dla stawki 7%: 54,75*7/107=3,58 zł. Nie jest nigdzie podawana kwota netto (bez VAT).

Dokumenty magazynowe

Nie tylko jednak same różnice wyliczeń na obu rodzajach faktur sprawiają trudność odbiorcom. W wielu firmach stosuje się podwójną dokumentację: magazynową i sprzedażną. W obrocie są zatem tak zwane WZtki (wydania zewnętrzne) jak i faktury. Te pierwsze są dokumentami dla magazyniera, który wydaje towar. WZtki jednak otrzymuje także klient, aby udać się do magazynu po odbiór towaru. Oprogramowania magazynowe musi kierować się pewną logiką i spójnością. Z reguły ceny zarówno jednostkowe jak i wartości w magazynie są przechowywane w wartościach netto. Takie też ceny i wartości są drukowane na dokumentach WZ. Gorzej jeśli fakturą sprzedaży są faktury liczone z brutto. W takim właśnie przypadku dojdzie na pewno do nieuchronnych różnic pomiędzy dokumentami WZ i fakturami. Będą to jak już wcześniej wyszło nam z przykładu różnice spowodowane zaokrągleniami. Przedsiębiorcom stosującym taki sposób dokumentacji nie pozostaje nic innego jak edukować swoich klientów lub usunąć wszelkie ceny i wartości z dokumentów WZ. W takiej sytuacji klient na wydaniu z magazynu zobaczy tylko co i w jakiej ilości ma otrzymać. Resztę, czyli zarówno ceny jak i wartości zobaczy jedynie na fakturze VAT liczonej z brutto.Podobne posty:

• Marża w handlu – czy to takie proste?
• Varico wspiera WOŚP
• Porównanie trzech kwalifikowanych podpisów elektronicznych
• Planowanie czasu swojego i w grupie pracowników
• Małe jest piękne, także w biurze

Oprogramowanie nie musi być płatne aby było dobre. Typowym przykładem jest pakiet OpenOffice. Czasami do gazet dołączane są pakiety limitowane np. wersje na 30 czy 90 dni programów antywirusowych czy też pakietów biurowych. To oprogramowanie jest bardzo przydatne, ale ma jedną wadę. Z dniem zakończenia licencji musimy je odinstalować lub … zakupić. Wiele razy widziałem także dołączane do gazet programy dla firm np. do wystawiania faktur, magazynów czy pakiety księgowe. Często były to pełne wersje. Czy jednak słowo “pełne” rozumiemy tak samo?

Zastanówmy się chwilę czego oczekujemy jako klient biznesowy.

Po pierwsze: profesjonalizmu i kontaktu.

Po drugie: opieki.

Po trzecie: aktualizacji.

Czy to wszystko można dostać najlepiej bezterminowo za przysłowiową złotówkę jako program dołączany do gazety? Zapewniam, że nie jest to możliwe. Koszty aktualizacji i rozwoju oprogramowania, a także utrzymania profesjonalnej kadry serwisantów są nieubłagane i nawet gdyby się bardzo starać to poniżej pewnych wartości zmniejszyć się ich nie da. Dawno minęły na szczęście czasy, w których ludzie w Polsce pracowali za jedynie 1.000 zł miesięcznie.

Na koniec warto się zastanowić ile będzie nas i firmę kosztować migracja z programu “gazetowego” do innego z lepszą opieką. Na pewno będą to setki jak nie tysiące złotych. Porównując z ceną zakupu są to przerażające wielkości.

Reasumując: do gazet najczęściej dołączane są wersje startowe (ang. trial) z limitem czasowym lub wersje pełne bez takiego limitu, ale pozbawione pakietu usług, które decydują o wartości oprogramowania. Jeśli jest inaczej trzeba koniecznie sprawdzić jakie to są warunki i czym są obwarowane. Głównie po to, aby się później niemile nie rozczarować. W przypadku programów za “złotówkę” w końcu to my sami wkładamy w nie najwięcej pracy czyli pieniędzy!Podobne posty:

• Dla kogo jest Microsoft Office 2010 i kiedy warto go kupić?
• Jak inteligentnie oszczędzać na kosztach oprogramowania?
• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• 10 mitów o Open Source cz.1
• Produkcja oprogramowania “własnym sumptem”