Gdzie jest ten plik?

W agencji produkuje się mnóstwo plików: zdjęcia, filmy, prezentacje, tzw. story boardy, teksty, oferty i wiele innych. Często pracownik agencji czy klient chce prześledzić zmiany jakie nastąpiły w ostatnim czasie, lub wrócić do projektu sprzed kilku dni. Przy zwykłym dysku, na którym trzymane są pliki bywa to bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Problemy z tym związane świetnie rozwiązuje repozytorium.

Kto jest za to odpowiedzialny i dlaczego się spóźniamy?

Klienci agencji często żądają bardzo złożonych prac. Zatrudniani są sprzedawcy, graficy, programiści, menedżerowie, copywriterzy (ci od tworzenia sloganów reklamowych) i osoby pomagające np. wpisywać teksty do komputera. Aby wszystko sprawie, w założonym budżecie i terminie wykonać niezbędne jest stworzenie i zarządzanie projektem. W dzisiejszych czasach bez profesjonalnych narzędzi nie da się tego zrobić dobrze. A już na pewno nie za każdym razem czyli powtarzalnie. Rozwiązaniem tego problemu są programy do zarządzania projektami i ich wdrożenie w agencji.

Kto to ustalał i z kim?

Klienci agencji to często firmy wielooddziałowe czy nawet korporacje. Trzeba szybko i sprawnie panować nad tym kto jest kim w takiej organizacji, jaki jest jego telefon, eMail i adres, a przede wszystkim kto się z nim/nią ostatnio kontaktował i co ustalił. Widziałem bardzo profesjonalnie wyglądające firmy, w których tego typu informacje były przyklejone do monitora na tzw. żółtych karteczkach. Aż strach pomyśleć co się stanie jak karteczka spadnie i znajdzie się wieczorem w … odkurzaczu. Rozwiązaniem tego i innych problemów wynikających ze złego zarządzania relacjami z klientem są programy CRM.

Kto widział ten faks?

Ostatnim często marginalizowanym problemem jest zwykły faks. Kupiony w agencji wiele lat temu często dożywa dni, w których się zepsuje i wtedy … kupi się nowy. Podczas, gdy już dzisiaj nie używa się standardowych faksów, gdyż są one znacznie gorsze od “faksów elektronicznych”. Przede wszystkim zmuszają do uciążliwego drukowania, mają o wiele gorszą jakość i nie są z reguły zintegrowane z niczym czego na codzień używamy. Rozwiązaniem tych problemów jest faks komputerowy.

Jeśli Twoja/Wasza agencja przeżywa tego typu problemy warto już dzisiaj rozejrzeć się za partnerem, który je pomoże rozwiązać. Przy okazji wyboru lepiej sprawdzić jakie firma ma referencje, doświadczenie, nagrody i certyfikaty.Podobne posty:

• Jak wygodnie korzystać z faksu firmowego?
• Magiczne słowo “repozytorium”
• Nasz stary poczciwy fax - czy jeszcze ma rację bytu?
• Planowanie czasu swojego i w grupie pracowników
• Blog przyjazny dla biznesu

Na początek wyjaśnij proszę Piotrze, czym są Raporty Mailowe?
Piotr Wróblewski: Funkcjonalność Raportów Mailowych umożliwia przede wszystkim:

• generowanie raportów składających się z wielu zestawień księgowych obecnych w programie np.: zestawień miesięcznych lub rocznych, zestawień VAT-7, zbiorczych list płac, rejestrów zakupów oraz rejestrów sprzedaży,
• zamieszczanie w raporcie wybranych składników,
• edytowanie szablonów składników - w wersji EKSPERT programu KPiR,
• wysyłanie zestawień za pomocą wewnętrznego klienta email,
• tworzenie dokumentów w formacie PDF,
• dokonanie podglądu dokumentu przed wysłaniem,
• wysyłanie zbiorczych maili, bez użycia zewnętrznego narzędzia do obsługi poczty elektronicznej,
• i wiele, wiele innych opcji, które poznać można użytkując ten program.

Powiedź proszę skąd pomysł na stworzenie takiego modułu?
PW: Głównym motywem utworzenia Raportów Mailowych było umożliwienie użytkownikom naszych programów przygotowanie raportów dla własnych klientów. Ważne było, aby były one tworzone w prosty sposób, były w pełni konfigurowalne i każdy, nawet niedoświadczony użytkownik potrafił sobie z tym poradzić. Do tego chcieliśmy wykorzystać najpopularniejsze i najpowszechniej stosowane technologie, takie jak poczta email czy dokumenty PDF. W ten sposób narodził się pomysł, który po długim etapie projektowania znalazł swoją realizację w programie. Zapewniam, że to jeszcze nie wszystkie funkcjonalności, które zostały przewidziane w projekcie.

Jakie korzyści niesie ze sobą jego użytkowanie?
PW: Przede wszystkim oszczędność czasu - definiując składniki zestawienia, program sam generuje raport. W drugiej kolejności moduł jest niezwykle wygodny dla użytkownika, bowiem raz wykonany szablon można wykorzystać wielokrotnie. Elastyczność – umożliwiająca modyfikację sposobu prezentacji danych, i co ważne prostą konfigurację poprzez dodanie adresu e-mail do właściciela, zaznaczenie danych i przypisanie szablonu. Dobrą informacją dla administratorów sieci komputerowej w firmie będzie z kolei fakt, iż moduł Raporty Mailowe nie wymaga zintegrowania z żadnym zewnętrznym oprogramowaniem.

Wiemy, że Twoja obecność przy odbieraniu nagrody nie była możliwa z uwagi na pełnione obowiązki, jednak powiedz proszę jak się czujesz na myśl, iż efekt Twojej pracy uzyskał miano Jakość Roku 2009 w kategorii Innowacja?
PW: Dla mnie to z pewnością duże wyróżnienie. Szczególnie, że zostało to docenione i zauważone przez Kapitułę programu Jakość Roku, a także przez użytkowników programów Varico. Takie nagrody na pewno motywują do dalszej pracy!

Przyznana przez Kapitułę nagroda jest dowodem, że stosowana w firmie strategia rozwoju nastawiona na spełnianie potrzeb klientów jest realizowana oraz doceniana na zewnątrz, przez co przynosi wymierne efekty. Przeprowadzane badania rynku pozwalają nam wsłuchiwać się w potrzeby klientów i wychodzić im naprzeciw. Przyznana przez Dziennik Gazetę Prawną wraz z Polskim Centrum Badań i Certyfikacji S.A nagroda stanowi dla nas niezwykłe wyróżnienie i staje się motywatorem do prac nad dalszym rozwojem naszych programów. – komentuje Jan Łożyński Kierownik DM Varico.Podobne posty:

• Rozwaga i rozsądek, czy przesadna oszczędność?
• Jak wybrać CRM do mojej firmy?
• Varico wspiera WOŚP
• Kwalifikowany Podpis Elektroniczny - część II
• Wywiad z Maciejem Domagalskim – Dyrektorem Regionalnego Centrum Sprzedaży Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. w Poznaniu - cz. I

Faktury VAT netto

Podstawowym dokumentem wystawianym przez przedsiębiorstwa jest faktura VAT. Ma ona jednak dwie różniące się od siebie formy: liczona z netto i z brutto. Jej pierwsza forma jest stosowana na rynku biznesowym w kontaktach firma-firma (rynek B2B). Na rynku biznesowym ceny netto (bez VAT) są o wiele częściej podawane i stosowane niż ceny brutto. Dlaczego? Gdyż zdecydowanie większość klientów to tak zwani VATowcy, którzy mają prawa do odliczenia sobie kwot VATu. Co prawda płacą oni VAT, ale ponieważ go odliczają więc interesują ich ceny netto. Przyjrzyjmy się zatem bliżej jak wyglądają obliczenia na tej fakturze i co może być przyczyną nieporozumień.

Przeliczeń dokonuje się w układzie pokazanym czerwoną strzałką: Cena jednostkowa netto * Ilość = Wartość netto. Dalej wylicza się VAT oraz wartość brutto dla każdej pozycji faktury: Wartość netto * stawka VAT = Kwota VAT i następnie Wartość netto + Kwota VAT = Wartość brutto. Do tej pory wszystko wydaje się oczywiste. Ustawodawca zawarł jednak w przepisach haczyk w postaci tzw. tabelki ze stawkami VAT. Otóż VAT z całości faktury nakazał liczyć nie jako podsumowanie kwot VAT z poszczególnych pozycji faktury co wydawałoby się oczywiste, ale w postaci podsumowania według stawek VAT. W tym celu na każdej fakturze VAT netto znajdziemy pod tabelką z towarami czy usługami zbiorcze podsumowanie według stawek VAT. Do tej tabelki trafiają sumy pozycji z faktury według stawek VAT. W przykładzie są to stawki 22, 7 i 3%. Sumowane są na fakturze VAT netto wyłącznie wartości netto. Następnie dokonuje się wyliczenia kwot podatku VAT według stawek, czyli w pierwszym wierszu tabelki: 749,99 * 0,22 = 164,9978 czyli 165,00 zł. Podaję te wartości w pełnej dokładności aby przypomnieć o tym, że wiele kwot wyliczanych na fakturze podlega zaokrągleniom. Kwota brutto jest już tylko prostą sumą: 749,99 + 165,00 = 914,99 zł. Podobnie wyliczamy pozostałe dwa wiersze dla stawek i 7 i 3%. Następnie sumuje się poszczególne wiersze wyliczając zbiorczą kwotę VAT i kwotę brutto. W przykładzie pokazuje to zielona strzałka. Podany przykład wskazuje, że licząc VAT czy też kwoty brutto jako sumę z poszczególnych pozycji faktury uzyskamy inne kwoty. Kwota VAT będąca sumą z wierszy: 13,36 + 0,02 + 0,08 + 164,97 = 178,43 zł. Jest to więc kwota o jeden grosz niższa niż wartość poprawna. Sprawdźmy teraz brutto: 204,25 + 0,13 + 2,68 + 914,85 = 1121,91 zł. I tu także jest rozbieżność o jeden grosz. W innych przykładach mogą pojawić się nawet większe rozbieżności wynikające głównie z zaokrągleń. Osoba mniej zorientowana może na tej podstawie podważać poprawność wyliczenia całej faktury VAT.

W jakim celu więc na fakturach podaje się VAT oraz kwotę brutto  dotyczącą poszczególnych pozycji faktury? Otóż w niektórych przypadkach księgowi nie zapisują w księgach całej faktury, a niejako rozpisują ją na fragmenty. Wtedy księgowane są poszczególne wiersze faktury lub ich sumy. Właśnie w takich przypadkach wyliczenia w wierszach są niezbędne. A przecież wystawiający fakturę nie wie co zrobi z nią księgowy odbiorcy. Stąd właśnie wyliczenia podatku VAT i kwot brutto w każdym wierszu.

Jak widać z przykładu dość zdawałoby się prostej faktury VAT netto mogą pojawić się wątpliwości odbiorców faktury co do prawidłowości jej liczenia. Warto wtedy poświęcić chwilę na edukację odbiorcy. Na pewno to się opłaci, gdyż klient przekonany o prawidłowym sposobie wystawiania faktur będzie maił do nas większe zaufanie. Przepisów prawa przecież łatwo nie zmienimy.

Faktury VAT brutto

Drugim sposobem wystawiania faktur jest liczenie ich z brutto. Skąd wzięło się zatem liczenie z brutto? Na rynku detalicznym, w sklepach czy marketach na każdej półce podane są ceny brutto. Przeciętnego konsumenta nie interesuje podatek VAT, który co prawda musi zapłacić, ale nie ma go jak i od czego odliczyć. Stąd jedynymi stosowanymi cenami są ceny brutto zawierające już w sobie podatek VAT. Przyjrzyjmy się bliżej jak wygląda typowa faktura VAT liczona z brutto

Na fakturze VAT liczonej z brutto obliczeń dokonuje się w sposób identyczny jak na paragonie fiskalnym. Przeliczenie każdego wiersza wygląda następująco: Wartość brutto = Cena jedn. brutto * Ilość. Czyli w pierwszym wierszu: 29,18 * 7 = 204,26 zł. Kwotę VAT oblicza się rachunkiem “w stu” czyli: Kwota VAT = Wartość brutto * (Procent VAT/(100 + Procent VAT)). 204,26 * (7/107) = 13,36 zł. Natomiast wartość netto jest różnicą Wartość brutto - Kwota VAT. Kolumna Cena jedn. netto ma charakter czysto informacyjny i nie bierze udziału w obliczeniach. Jest jednak bardzo przydatna wtedy, gdy przedsiębiorca kupuje towar w handlu detalicznym np. w markecie, a następnie chce porównać ceny zakupu z typową hurtownią, która stosuje ceny netto. Jednak podobnie jak na fakturze VAT netto obliczenia w wierszach są pomocnicze, znowu najważniejsza jest tabelka ze stawkami VAT umieszczona zwykle pod spodem. W tabelce obliczenia przebiegają w identyczny sposób jak w wierszach czyli: Kwota VAT = Wartość brutto * (Procent VAT/(100 t+ Procent VAT)). W naszym przykładzie widać wyraźnie różnicę pomiędzy fakturą netto i brutto. Na przykład w wierszu ze stawką 7% różnica w wartościach brutto wynosi jeden grosz. W przykładzie tak się złożyło, że wartość brutto całej faktury liczonej z netto i brutto jest identyczna, gdyż różnice w zaokrągleniach sumują się do zera, ale w ogólnym przypadku tak nie będzie. Przy niektórych kombinacjach liczb różnic nie będzie wcale, a przy innych z reguły przy większych wartościach i niecałkowitych ilościach (np. 7,145 tony) różnice te mogą być znaczne i wynosić nawet kilka czy kilkanaście złotych. Nieprawidłowe na  fakturze VAT brutto są wyliczenia, w których używa się cen jednostkowych netto lub też wylicza się kwotę VAT jako sumę kwot VAT z wierszy faktury. Zwyczajowo nie podaje się również wartości netto całej faktury. Jest to także podobieństwo do paragonów fiskalnych.

Paragony fiskalne

Jeszcze na chwilę dla porównania rzućmy okiem na typowy paragon fiskalny.

U góry mamy dwie z wielu pozycji paragonu w układzie: Ilość * cena jedn. brutto = Wartość brutto. Identycznie jak na fakturze VAT brutto. Z boku każda pozycja jest oznaczona literą (B i E). Litery te służą klasyfikacji do tabelki ze stawkami, która jest pokazana pod pozycjami. Litera A to pozycje ze stawką 22%, B 7% i E 3%. Suma paragonu to suma wartości brutto: 18,37+54,75+7,48=80,60 zł. Podatki dla poszczególnych stawek liczone są rachunkiem “w stu ” czyli na przykład dla stawki 7%: 54,75*7/107=3,58 zł. Nie jest nigdzie podawana kwota netto (bez VAT).

Dokumenty magazynowe

Nie tylko jednak same różnice wyliczeń na obu rodzajach faktur sprawiają trudność odbiorcom. W wielu firmach stosuje się podwójną dokumentację: magazynową i sprzedażną. W obrocie są zatem tak zwane WZtki (wydania zewnętrzne) jak i faktury. Te pierwsze są dokumentami dla magazyniera, który wydaje towar. WZtki jednak otrzymuje także klient, aby udać się do magazynu po odbiór towaru. Oprogramowania magazynowe musi kierować się pewną logiką i spójnością. Z reguły ceny zarówno jednostkowe jak i wartości w magazynie są przechowywane w wartościach netto. Takie też ceny i wartości są drukowane na dokumentach WZ. Gorzej jeśli fakturą sprzedaży są faktury liczone z brutto. W takim właśnie przypadku dojdzie na pewno do nieuchronnych różnic pomiędzy dokumentami WZ i fakturami. Będą to jak już wcześniej wyszło nam z przykładu różnice spowodowane zaokrągleniami. Przedsiębiorcom stosującym taki sposób dokumentacji nie pozostaje nic innego jak edukować swoich klientów lub usunąć wszelkie ceny i wartości z dokumentów WZ. W takiej sytuacji klient na wydaniu z magazynu zobaczy tylko co i w jakiej ilości ma otrzymać. Resztę, czyli zarówno ceny jak i wartości zobaczy jedynie na fakturze VAT liczonej z brutto.Podobne posty:

• Varico wspiera WOŚP
• Porównanie trzech kwalifikowanych podpisów elektronicznych
• Małe jest piękne, także w biurze
• Oprogramowanie załączane do gazet
• Planowanie czasu swojego i w grupie pracowników

Oprogramowanie nie musi być płatne aby było dobre. Typowym przykładem jest pakiet OpenOffice. Czasami do gazet dołączane są pakiety limitowane np. wersje na 30 czy 90 dni programów antywirusowych czy też pakietów biurowych. To oprogramowanie jest bardzo przydatne, ale ma jedną wadę. Z dniem zakończenia licencji musimy je odinstalować lub … zakupić. Wiele razy widziałem także dołączane do gazet programy dla firm np. do wystawiania faktur, magazynów czy pakiety księgowe. Często były to pełne wersje. Czy jednak słowo “pełne” rozumiemy tak samo?

Zastanówmy się chwilę czego oczekujemy jako klient biznesowy.

Po pierwsze: profesjonalizmu i kontaktu.

Po drugie: opieki.

Po trzecie: aktualizacji.

Czy to wszystko można dostać najlepiej bezterminowo za przysłowiową złotówkę jako program dołączany do gazety? Zapewniam, że nie jest to możliwe. Koszty aktualizacji i rozwoju oprogramowania, a także utrzymania profesjonalnej kadry serwisantów są nieubłagane i nawet gdyby się bardzo starać to poniżej pewnych wartości zmniejszyć się ich nie da. Dawno minęły na szczęście czasy, w których ludzie w Polsce pracowali za jedynie 1.000 zł miesięcznie.

Na koniec warto się zastanowić ile będzie nas i firmę kosztować migracja z programu “gazetowego” do innego z lepszą opieką. Na pewno będą to setki jak nie tysiące złotych. Porównując z ceną zakupu są to przerażające wielkości.

Reasumując: do gazet najczęściej dołączane są wersje startowe (ang. trial) z limitem czasowym lub wersje pełne bez takiego limitu, ale pozbawione pakietu usług, które decydują o wartości oprogramowania. Jeśli jest inaczej trzeba koniecznie sprawdzić jakie to są warunki i czym są obwarowane. Głównie po to, aby się później niemile nie rozczarować. W przypadku programów za “złotówkę” w końcu to my sami wkładamy w nie najwięcej pracy czyli pieniędzy!Podobne posty:

• Jak inteligentnie oszczędzać na kosztach oprogramowania?
• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• Produkcja oprogramowania “własnym sumptem”
• 10 mitów o Open Source cz.1
• W MSP cenią elastyczność rozwiązań

Policjanci zajmujący się zwalczaniem przestępczości gospodarczej KWP w Poznaniu wspólnie z funkcjonariuszami KP Poznań-Grunwald zabezpieczyli w jednej z poznańskich firm 7 komputerów z nielegalnym oprogramowaniem. Według wstępnych szacunków właściciele praw autorskich ponieśli straty rzędu prawie 200 tysięcy zł. Za przestępstwo to grozi kara nawet 5 lat więzienia. Wstępna analiza przeprowadzona przez policjantów w siedzibie firmy wykazała, że żaden komputer nie posiadał legalnego programu.

W opisanej firmie właściciele wyszli z błędnego założenia, że można nie kupować niczego, począwszy od systemu operacyjnego, dalej narzędzi, programów graficznych, programów do projektowania a na bardzo specjalistycznym oprogramowaniu kończąc. Skończyło się źle i z tym trzeba się niestety liczyć, jeśli przyjmiemy takie założenie. Zdecydowanie lepiej jest założyć, że oprogramowanie trzeba kupować, ale nie każde i nie zawsze należy wybierać takie, które dużo kosztuje.

Zacznijmy od systemu operacyjnego. Każdy komputer musi mieć jakiś system, bo bez niego nie da się na nim pracować. Nie zawsze jednak musi to być system, za który trzeba zapłacić. Można wybrać system operacyjny Linux, którego wiele wersji nie obliguje nas do ponoszenia opłat licencyjnych. Oczywiście każdy właściciel firmy musi sam sobie odpowiedzieć na pytanie czy Linux będzie odpowiednim systemem operacyjnym. Prawdopodobnie ze względu na liczne przyzwyczajenia użytkowników będzie jednak zmuszony wybrać system Windows (XP, Vista lub 7) na stanowiskach roboczych. Na komputerze będącym serwerem firmy już prawdopodobnie będzie inaczej. Zawsze warto w takim przypadku zasięgnąć porady, gdyż oszczędności na zakupie licencji mogą być naprawdę spore.

Często jednak kupujemy komputer już z licencją na system Windows i wtedy możemy od razu przejść do tematu zakupu następnych licencji na oprogramowanie.

Pierwszą potrzebą w firmach jest pakiet biurowy, czyli edytor tekstu, arkusz i czasami pakiet do prezentacji oraz baza danych. Wybór jest w zasadzie prosty: płatny pakiet MS Office albo bezpłatny Open Office.

Następnie myślimy o programach do obsługi Internetu, przeglądarce i poczcie elektronicznej. Pakiety internetowe są w zasadzie bezpłatne i producent nie ma tu znaczenia. W ramach systemu Windows mamy mało już popularne w Polsce Internet Explorer czy Outlook Express, a od Fundacji Mozilla dostaniemy przeglądarkę Firefox, czy program do obsługi poczty Thunderbird.

Oprócz narzędzi specjalistycznych na przykład do księgowości, sprzedaży, obróbki grafiki czy projektowania warto rozważyć zakup licencji na pakiety ochrony naszych komputerów, a głównie programy antywirusowe. Są dostępne co prawda rozwiązania darmowe, ale najlepiej sprawdza się system podwójnej ochrony: pakiet płatny + darmowy jednocześnie. Ponieważ ze względów technicznych trudne lub wręcz niemożliwe jest posiadanie dwóch pakietów antywirusowych zaleca się aby program antywirusowy pochodził od jednego producenta a pakiet do ochrony przed złośliwym czy szpiegującym oprogramowaniem (tzw. spyware) od drugiego. W roli tego drugiego pakietu całkiem dobrze sprawdza się darmowy SpyBot.

Jak widać w wielu sytuacjach można świadomie podjąć decyzje o wyborze oprogramowania i nie narażać się na bardzo przykre konsekwencje. Opisana historia ma jednak drugie dno:

Zabezpieczone komputery zostaną jednak przekazane do analizy biegłym informatykom, którzy dokładnie określą ilość oraz rodzaj wykorzystywanych programów komputerowych, których użytkowanie zależne jest od posiadanej licencji.

Wszystkie komputery z tej firmy zostały zabrane i zabezpieczone w policyjnym laboratorium. Oznacza to nie tylko to, że aktualnie nie można pracować (nowe komputery można przecież kupić), ale nie ma także bieżących danych i często skomplikowanych konfiguracji. Opisana firma może przez wiele tygodni nie pracować właściwie, o ile w ogóle przetrwa. Jedno jest jednak pewne - będzie musiała zmierzyć się z zapłatą olbrzymiej kary, zaległych opłat licencyjnych i obsługi prawnej.

A mogło być inaczej …Podobne posty:

• Oprogramowanie załączane do gazet
• Jak i czym zastąpić w biurze Microsoft Office?
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 1.
• Czym jest Bezpłatny Start w świecie oprogramowania?
• W MSP cenią elastyczność rozwiązań

Zarząd Varico chcąc włączyć się w tak szczytną akcję podjął decyzję o wystawieniu swoich programów na aukcji WOŚ. Całkowity dochód z ich sprzedaży przeznaczony zostanie na pomoc dzieciom z chorobami onkologicznymi. Dlatego już od dziś możesz wziąć udział w licytacji trzech programów finansowo-księgowe. Na aukcji znajdziecie Państwo programy o łącznej wartości przekraczającej 5 000 zł/brutto, które bez wątpienia usprawnią działanie Państwa firmy. W licytacji biorą udział:

• KPiR+RP Ekspert od 149,90 zł brutto,
• KsH+RP Biuro od 149,90 zł brutto,
• OBSP Ekspert od 99 zł brutto.

Grajmy wspólnie do końca świata i o jeden dzień dłużej!

Się ma!

Podobne posty:

• Wywiad z Maciejem Domagalskim – Dyrektorem Regionalnego Centrum Sprzedaży Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. w Poznaniu - cz. II
• Raporty Mailowe Jakością Roku 2009
• Zaksięguj szablonowego księgowego
• Rozwaga i rozsądek, czy przesadna oszczędność?
• Wywiad z Maciejem Domagalskim – Dyrektorem Regionalnego Centrum Sprzedaży Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. w Poznaniu - cz. I

Szablony księgowania są mechanizmem pośrednio wspomagającym pracę biur rachunkowych i bezsprzecznie usprawniającym obowiązki osób księgujących. Wprowadzanie szablonów do programów, przez producentów oprogramowania finansowo-księgowego ma na celu pełne zautomatyzowanie powtarzających się poleceń księgowania. Korzystanie z owej funkcji w programie wymiernie podnosi efektywność operacji księgowania, ale co ważne poprawia komfort pracy pracowników. Szablony służą bowiem do zaprojektowania indywidualnego sposobu księgowania dokumentów, na potrzeby operacji księgowych wyróżniających dane przedsiębiorstwo. Jednym z polskich producentów oprogramowania dla sektora MSP, wykorzystującym szablony księgowe w swych produktach jest firma Varico®.

Korzyści z księgowania przez szablony są oczywiste, bowiem:

• księgowanie może być nawet trzykrotnie szybsze, dzięki możliwości zaksięgowania dużej ilość dokumentów w bardzo krótkim czasie,
• nie trzeba posiadać specjalistycznej wiedzy z zakresu księgowania, aby móc pracować z wykorzystaniem szablonów,
• istnieje możliwość automatycznego księgowania dokumentów sprzedaży, zakupu i dokumentów magazynowych wprowadzonych do programu sprzedażowego przy zastosowaniu szablonów importowych,
• prawdopodobieństwo pomyłek jest bliskie zeru, przez zastosowanie mechanizmów sprawdzania poprawności księgowania.

Jeśli zatem do tej pory, jako księgowy nie wiedziałeś o istnieniu takiej funkcji lub nie korzystałeś z niej w codziennej pracy, to na pewno warto teraz przeznaczyć choćby 10 min na jej rozpoznanie w Bezpłatnym Starcie® programu KsH®.

Czas to pieniądz, wiedza jak księgować z szablonem księgowania bezcenna, podniesienie efektywności pracy gwarantowane.

Podobne posty:

• Jakie powinno być nowoczesne oprogramowanie dla MSP?
• Raporty Mailowe Jakością Roku 2009
• Czym jest Bezpłatny Start w świecie oprogramowania?
• Rozwaga i rozsądek, czy przesadna oszczędność?
• W MSP cenią elastyczność rozwiązań

Mrozy niszczą dane? Jak to możliwe?

Drastyczne wahania temperatury połączone z wilgocią zgromadzoną w zakamarkach sprzętu komputerowego, to w zimie najczęstszy powód „wyczyszczenia” informacji z dysku.

Trochę fizyki nigdy nie zaszkodzi. Osoby, które używają okularów, przyzwyczaiły się do ich gwałtownego parowania po wejściu z zewnątrz do ciepłego pomieszczenia. Taki sam proces zachodzi w sprzęcie komputerowym, który transportujemy z domu do pracy. Gwałtowne wahania temperatury wywołują kondensację pary wodnej, co może spowodować zwarcie i utratę danych.

Jeśli chodzi o sprzęt to cierpliwość przede wszystkim

Intensywność procesu skraplania pary zależy od temperatury wychłodzonego urządzenia, im jest ona niższa, tym dłużej należy czekać na jego ogrzanie i wysuszenie. Właśnie oczekiwanie jest najlepszym sposobem na bezpieczne uruchomienie komputera. Nie należy sztucznie przyspieszać procesu ogrzewania. Grzejnik może ogrzać zewnętrzną część komputera, lecz nie poradzi sobie z jego wnętrzem.

Jak bronić sprzęt komputerowy przed mrozami?

Na rynku jest szeroki wybór toreb i plecaków przeznaczonych do transportu notebooków w zimie, które w pomogą utrzymać temperaturę pokojową w krótkim czasu np. podczas spaceru z do biura. W przypadku, gdy sprzęt będzie poddany działaniu mrozu dłuższy czas np. w samochodzie, nawet najlepsza torba nie pomoże. Przed uruchomieniem należy poczekać przynajmniej kilkadziesiąt minut, do osiągnięcia temperatury zbliżonej do pokojowej przez komputer.

Co w przypadku awarii sprzętu komputerowego?

Według specjalistów zajmujących się odzyskiwaniem danych, obecne temperatury kilkukrotnie zwiększają ryzyko utraty danych. W przypadku takiego nieszczęśliwego zdarzenia należy wstrzymać się z próbami samodzielnego odzyskania danych. Nieumiejętne działania mogą uniemożliwić odczytanie plików przez profesjonalistów - najlepiej od razu do nich zadzwonić.

Podobne posty:

• Archiwizacja w małej i średniej firmie
• Jak trwale zabezpieczyć cenne dane z naszego notebooka?
• Małe jest piękne, także w biurze
• Jak skutecznie kasować niepotrzebne ale wrażliwe dane?
• Czy składanie PIT-37 bez ePodpisu jest bezpieczne i wygodne?

Demo
Demo, zwane też wersją demonstracyjną zwykle dotyczy komercyjnego programu. W przeważającej mierze wersja ta charakteryzuje się ograniczoną funkcjonalnością w stosunku do pełnej wersji programu. Bywa jednak, iż stanowi pełną wersję programu o ograniczonej czasowo możliwości korzystania z niego.

Trial
Trial, zwana także wersją próbną to licencjonowana w pełni funkcjonalna wersja oprogramowania nakładająca ograniczenia czasowe na pracę programu. Zwykle wersje trial są dostępne dla użytkownika od 7 do 90 dni, choć zdarzają się przypadki wprowadzania ilościowej, w odniesieniu do liczby uruchomień, blokady programu. Wprowadzenie jednak jakiegokolwiek ograniczenia ilościowego czy czasowego nie wpływa na jego funkcjonalność. Programy na tej licencji stanową pełną wersją programu i dają użytkownikowi możliwość poznania i sprawdzenia wszystkich dostępnych w oprogramowaniu funkcji, jednak po wykorzystaniu limitu czasu lub ilości uruchomień program odmawia działania. Jedynym rozwiązaniem na przywrócenie funkcjonowania oprogramowania jest wówczas wykupienie pełnej licencji na program.

Shareware
Shareware to rodzaj licencji na program, który jest rozpowszechniany bez opłat, ale z pewnymi ograniczeniami lub do jego użytkowania wymagane jest wniesienie niewielkich opłat. Czasami po okresie próbnym (wersja trial) lub po określonej liczbie uruchomień (limit uruchomień) za taki program trzeba płacić lub zrezygnować z korzystania z niego. Oprogramowanie z założenia jest rozpowszechniany w celu zapoznania się użytkownika z programem, i odpowiedzi na pytanie czy warto nabyć pełna legalną wersję.

Freeware
Freeware to tzw darmowe oprogramowanie. Ten rodzaj licencji umożliwia nieodpłatne rozprowadzanie aplikacji bez ujawniania kodu źródłowego, przez co modyfikacje programu na potrzeby własne jest niemożliwe. Programy na licencji freeware można jednak nieodpłatnie wykorzystywać na potrzeby własne, jednak zabrania się czerpania korzyści finansowych z ich dystrybucji przez osoby trzecie.

Jeśli zatem dla przykładu jesteś księgowym, pracujesz w biurze rachunkowym, samodzielnie prowadzisz księgowość lub zajmujesz się obsługą magazynu pobierz wersję Bezpłatny Start (w skrócie BS). Programy te stanowią sprawdzone rozwiązania informatyczne ułatwiające prowadzenie firmy i są połączeniem wspomnianych już wersji trial i shareware. Wybranym przez producenta kanałem dystrybucji jest Internet stąd programy te można pobrać z firmowej strony www.varico.com oraz z pokrewnych wortali oferujących oprogramowania. Bezpłatny Start® co istotne stanowi w pełni funkcjonalną wersję programu Varico, która pozwala zapoznanie się ze wszystkimi oferowanymi przez producenta funkcjami, przez okres 30 dni lub 60 uruchomień. Po tym czasie działanie programu nie zostanie ograniczone, a jedynie spowolnione.

Podsumowując, niezależnie od tego, w jakiej wersji udostępnione są programy cel producenta jest jeden dotrzeć do potencjalnego użytkownika oprogramowania, z którym może się zapoznać, sprawdzić, przetestować, a w konsekwencji podjąć decyzję o zakupie. Dlatego nie należy mieć obaw przez sprawdzaniem użyteczności programów przez wprowadzeniem go w swojej firmie. Ocena funkcjonalności rozumianej, jako stopień spełnienia wymagań w odniesieniu do funkcji realizacji stawianych przed nim celów stanowi klucz do podejmowania decyzji. Być może okaże się, że prowadzenie magazynu, rozliczanie kosztów firmy, czy prowadzenie kartotek pracowników z programem nie jest takie trudne jakby się wydawało.Podobne posty:

• W MSP cenią elastyczność rozwiązań
• Rozwaga i rozsądek, czy przesadna oszczędność?
• Oprogramowanie załączane do gazet
• Jak inteligentnie oszczędzać na kosztach oprogramowania?
• Magiczne słowo “repozytorium”

Elastyczność doboru narzędzi i systemów operacyjnych

Zawsze ważnym aspektem są koszty wdrożenia oprogramowania. Często cena rozwiązań informatycznych jest barierą nie do przebycia dla mniej zamożnych firm, zwłaszcza że wdrożenie czasem wiąże się z głębszymi zmianami w infrastrukturze informatycznej firmy (np. zakupem systemu zarządzania bazą danych lub innych koniecznych programów). Są jednak sposoby, by koszty obniżyć. Na rynku jest bowiem wiele narzędzi na licencjach umożliwiających (po spełnieniu określonych warunków) ich bezpłatne użytkowanie i wykorzystanie (np. licencje GNU GPL). Można stosować darmowe systemy zarządzania bazą danych, systemy operacyjne, pakiety biurowe i inne narzędzia informatyczne.

Oprogramowanie użytkowe powinno więc umożliwiać ich wykorzystanie, w wyniku czego nie byłyby konieczne dodatkowe koszty związane z koniecznością zakupu drogich narzędzi czy systemów operacyjnych. Z drugiej strony bywa tak, że firmy posiadają już wdrożone jakieś systemy (np. bazy danych), często bardzo kosztowne, więc oczywiste jest, że powinna być możliwość ich wykorzystania. Program powinien być tak napisany, by być elastycznym w wyborze darmowych lub płatnych rozwiązań koniecznych do jego działania w możliwie najszerszym zakresie. Elastyczność jest wymagana zarówno po stronie użytkownika, który może dysponować innym systemem operacyjnym, jak i po stronie serwera (komputera centralnego). W szczególności coraz częściej jest wymagany dostęp do systemów wewnętrznych z komputerów typu Palmtop.

Wielojęzyczność

Dla firm mających oddziały zagraniczne lub obcojęzycznych pracowników czy klientów firmy ważną sprawą jest wielojęzyczność programu. Powinna być możliwość całkowitej obsługi programu w różnych językach, w tym przeglądu i wprowadzania danych oraz ich analizy.

Łatwość zmian w interfejsie

Każda firma zatrudnia ludzi o pewnych wyrobionych już przyzwyczajeniach. Na to nakładają się dodatkowo różnice kulturowe, które powodują na przykład, że ten sam kolor jest inaczej postrzegany w różnych krajach. Przykładem jest kolor biały, który jest neutralny w Polsce a jest kolorem żałoby w Indiach. Wszystko to prowadzi do wniosku, że klient powinien mieć możliwość łatwej a co za tym idzie taniej zmiany wyglądu, układu i kolorystyki całego programu. Zmiana taka nie powinna być zablokowana przez producenta i “zaszyta” na stałe w programie. Wiele programów produkowanych obecnie tego nie umożliwia, gdyż niezbędna do zmiany wyglądu jest modyfikacja kodu źródłowego programu. Kod ten jednak nie jest dostarczany klientowi. Zmiana wyglądu programu może się wiązać z koniecznością wykonania usług przez fachowców, ważne jest jednak, aby była ona w pełni możliwa do wykonania bez udziału producenta programu.

Powyższe cechy w połączeniu z dbałością o ogólną funkcjonalność programu sprawiają, że jest on atrakcyjny dla zastowań biznesowych. Przykładem mogą być tu produkty Varico^® z rodziny INFInet System. Jest to grupa programów wspomagających szeroko rozumiane zarządzanie nowoczesną małą i średnią firmą. Należą do niej między innymi:

• INFInet CRM (zarządzanie kontaktami z klientami – CRM)

Są to programy internetowe, co sprawia, że rozwiązany zostaje problem dostępu do danych przez wielu użytkowników z różnych miejsc na świecie. Jednocześnie każdy z tych programów jest dostępny praktycznie na każdym systemie operacyjnym pracującym u użytkownika (Windows, Linux, Unix, Macintosh, Windows CE). Każdy uprawniony użytkownik ma dostęp do danych z dowolnego stanowiska komputerowego poprzez Internet. Może je przeglądać, zmieniać, dodawać, wykonywać raporty i analizy (oczywiście o ile pozwalają mu na to nadane mu uprawnienia). Cała rodzina programów tworzona jest w oparciu o zasadę “open source”. Oznacza to, że dostarczany jest klientowi pełny i odpowiednio przygotowany kod źródłowy programu.

Programy Varico^® z rodziny INFInet System nie są uzależnione od żadnego systemu bazy danych i nie wymuszają zakupu innych płatnych narzędzi. Standardowo wykorzystywane są w nim otwarte i darmowe rozwiązania (np. system zarządzania bazą danych PostgreSQL, system operacyjny LINUX oraz serwer stron WWW Apache na serwerze). Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wykorzystać istniejącą w firmie klienta strukturę informatyczną z systemem Windows 2003 i bazą danych Oracle.

Program instalowany jest tylko na jednym komputerze (serwerze), a jego bieżące użytkowanie odbywa się przez przeglądarkę stron WWW, co sprawia, że nie jest konieczna jego instalacja na każdym stanowisku pracy. Programy Varico^® przystosowane są do obsługi wielu języków. Jest to tzw. “wielojęzyczność jednoczesna”. Oznacza to, że jest tylko jedna wersja programu zainstalowana na serwerze, a użytkownik widzi taką wersję językową, jaka wynika z ustawień jego przeglądarki stron WWW. Jeśli użytkownik ma ustawiony język przeglądarki jako “angielski” to widzi “angielską” wersję programu. Całość tłumaczenia może być dokonana samodzielnie przez firmę bez konieczności ingerencji programistycznej. Sprowadza się to tylko do przetłumaczenia na dowolny język odpowiedników zestawu słów, które są dostępne w jednym pliku programu. W ten sam sposób można zmieniać nazewnictwo wszystkich opcji programu według indywidualnych potrzeb klienta. W podobnie prosty sposób może być modyfikowana szata graficzna programu bez konieczności zatrudniania programistów.

Wybór dobrego oprogramowania wspomagającego zarządzanie nowoczesną firmą nie jest sprawą prostą. Często kierujemy się w nim tylko ogólną funkcjonalnością programu zapominając o innych ważnych aspektach. Trzeba mieć świadomość, że cechą wyróżniającą dobry program jest jego elastyczność, a jej pominięcie bywa często przyczyną kłopotów w przyszłości. Inwestycje w najprostszy nawet program to w biznesie często inwestycje wieloletnie.Podobne posty:

• Jakie powinno być nowoczesne oprogramowanie dla MSP?
• Produkcja oprogramowania “własnym sumptem”
• Open Source - czas już poznać bliżej tę nazwę!
• Jak inteligentnie oszczędzać na kosztach oprogramowania?
• ISO bez papierologii? Czy to możliwe? CZ 2.